小型公司没有 IT 部门或合规团队，但仍需要为 AI 工具制定几条书面规则。这份清单可以作为一页的政策。请根据您的职业、客户以及适用规则进行调整。
任何人使用 AI 工具之前
- 选择工具。 记录公司允许使用哪些 AI 工具。其他所有工具都不得用于客户工作。
- 选择套餐。 个人账户和商业账户的运作方式不同。决定哪些账户可以接受。请参阅 数据设置的含义.
- 设置选项。 在提供相关选项的地方关闭训练，并确保所有人使用相同设置。
- 查找内置 AI。 电子邮件客户端、文字处理软件和会议工具现在都带有 AI 功能。决定是否启用这些功能。
- 告知客户。 在委托书或条款中说明您如何使用 AI 工具。若适用规则要求某些用途必须获得同意，请先取得同意。
- 指定负责人。 由一人负责回答问题并保持政策更新。
处理每项任务时
- 这项任务真的需要客户信息吗？ 模板、说明和结构通常不会。
- 只发送相关段落，不要发送整个文件。 只取任务所需的内容。
- 替换所有可识别个人身份的详细信息。 个人、公司、地址、电话号码、电子邮件地址、账户号码、身份证件号码和出生日期。同一个人每次都使用相同的占位符。请参阅 需要删除哪些信息的清单 了解要查找的内容。
- 检查文件名 以及任何隐藏内容：批注、修订记录、隐藏工作表和文档属性。
- 检查图片和扫描件。 图片中的文字也是文字。请参阅 扫描件和屏幕截图中的个人数据.
- 阅读安全版本。 如果事项风险较高，还应由另一人阅读。
- 每次对话只处理一位客户。 绝不要在同一聊天中混合不同客户的信息。
- 不要粘贴用于关联占位符与真实姓名的对应表 。
收到回答之后
- 在自己的电脑上还原姓名。 请参阅 往返处理流程.
- 核实内容。 AI 可能出错：捏造引文、数字错误，或把事实归到错误的人身上。专业人士应阅读结果并对其负责。
- 不要对涉及客户工作的聊天 点击“赞”或“踩”。
- 将工作成果 保存在客户档案中，而不是 AI 工具的历史记录里。
- 不再需要聊天时， 如果工具支持，请删除聊天。
- 事项结束时删除对应表 以及所有工作副本。
小型公司最容易在哪些环节出错
- 员工因为个人 AI 账户已在手机上，就使用该账户。
- 出于好意添加附件：明明只需一个段落，却把整份 PDF 都上传了。
- 没有阅读，就把 AI 的回答粘贴进发给客户的电子邮件。
- 对应表放在会同步到云端助手的共享文件夹中。
- 事项结束时，没人记得删除工作文件。
这些问题大多源于习惯，而非技术。按照上述流程加上每项工作开始时的一次提醒，就能加以改进。
保留简单记录
简单记录即可：日期、事项、工具、概括性地记录发送了什么（不要记录内容本身），以及由谁审核。如果客户或监管机构询问您如何处理 AI，可以根据记录作答。ClientSafe 会自行记录文档匿名化的时间以及各类信息被替换的数量，但不记录个人数据本身，并且可以导出为 CSV 报告。
出现问题时
- 准确记录发送了什么、何时发送、发给哪个工具以及使用哪个账户。
- 删除对话，并检查账户的数据设置。
- 当天告知公司负责人。
- 检查您的规则或合同是否要求告知客户或监管机构，以及必须多快告知。有些规则和合同规定了期限。
- 调整流程，避免再次发生。
不要等到确认问题严重后才采取行动。意识到问题时，期限可能已经开始计算。
可供起草政策的一段话
Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.
将这段内容粘贴到员工手册中，修改不适用的表述，并补充您自己的同意和数据保留规则。
员工与习惯
- 在团队会议上花十分钟，胜过写一份没人看的文件。展示一个真实的处理前后示例。
- 让安全做法成为最简单的做法。如果员工必须手动替换二十分钟，他们就会跳过这一步。
- 每年审查政策两次。工具和条款会发生变化。
常见问题
这是一套合规计划吗？
不是。这是一套习惯。您的专业规则、合同和法律决定您必须履行哪些要求。
两人规模的公司也需要全部照做吗？
“处理每项任务时”的清单无论公司规模大小都很重要。其余内容可以写成共享便笺中的一段话。
我们可以直接禁止使用 AI 吗？
可以，但员工可能还是会使用个人账户。与禁令相比，清晰且可行的流程更有可能得到遵守。
ClientSafe 可以帮助完成“替换”和“还原”步骤。它会在您的电脑上用一致的占位符替换可识别身份的详细信息，并显示检测结果供您检查，随后在回答中还原姓名。
一般信息，不构成法律建议。请根据适用于您的规则进行调整。