لا تملك الشركة الصغيرة قسمًا لتقنية المعلومات أو فريقًا للامتثال. ومع ذلك، فهي تحتاج إلى بعض القواعد المكتوبة لاستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي. تناسب هذه القائمة المرجعية صفحة واحدة من السياسة. عدّلها لتلائم مهنتك وعملاءك والقواعد السارية عليك.
قبل أن يستخدم أي شخص أداة ذكاء اصطناعي
- اختر الأدوات. دوّن أدوات الذكاء الاصطناعي التي تسمح بها الشركة. وكل ما عداها غير مسموح به في أعمال العملاء.
- اختر الخطط. تختلف طريقة عمل الحسابات الشخصية وحسابات الأعمال. قرر أيّها مقبول. راجع ما تعنيه إعدادات البيانات.
- اضبط الإعدادات. أوقف التدريب حيثما توفر هذا الخيار، واجعل الإعداد موحدًا للجميع.
- اعثر على أدوات الذكاء الاصطناعي المضمنة. تتضمن الآن أدوات البريد الإلكتروني ومعالجات النصوص وأدوات الاجتماعات ميزات للذكاء الاصطناعي. قرر ما إذا كانت مفعّلة.
- أخبر العملاء. وضّح في خطاب التعاقد أو الشروط كيفية استخدامك لأدوات الذكاء الاصطناعي. واحصل على الموافقة حيثما تشترط قواعدك ذلك لبعض الاستخدامات.
- عيّن مسؤولًا. يتولى شخص واحد الإجابة عن الأسئلة وإبقاء السياسة محدّثة.
لكل مهمة
- هل تتطلب المهمة معلومات العميل أصلًا؟ غالبًا لا تحتاج القوالب والشروحات والهياكل إلى ذلك.
- أرسل المقطع، لا الملف. لا ترسل إلا ما تتطلبه المهمة.
- استبدل كل التفاصيل التي تكشف الهوية. الأشخاص، والشركات، والعناوين، وأرقام الهواتف، وعناوين البريد الإلكتروني، وأرقام الحسابات، وأرقام الهوية، وتواريخ الميلاد. استخدم العنصر النائب نفسه للشخص نفسه في كل مرة. وتعرض قائمة التحقق لما يجب إزالته ما ينبغي البحث عنه.
- تحقق من اسم الملف وأي محتوى مخفي: التعليقات، والتغييرات المتعقبة، والأوراق المخفية، وخصائص المستند.
- تحقق من الصور والنسخ الممسوحة ضوئيًا. النص داخل الصور يظل نصًا. راجع البيانات الشخصية في الصور الممسوحة ضوئيًا ولقطات الشاشة.
- اقرأ النسخة الآمنة. ليقرأها شخص آخر أيضًا إذا كانت المسألة عالية المخاطر.
- عميل واحد لكل محادثة. لا تخلط بين العملاء في محادثة واحدة مطلقًا.
- لا تلصق المفتاح الذي يربط العناصر النائبة بالأسماء الحقيقية.
بعد ورود الإجابة
- أعد الأسماء إلى النص على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. راجع سير العمل ذهابًا وإيابًا.
- تحقق من المحتوى. قد يخطئ الذكاء الاصطناعي: فقد يختلق مراجع، أو يعطي أرقامًا خاطئة، أو ينسب حقيقة إلى الشخص الخطأ. يراجع المختص النتيجة ويتحمل مسؤوليتها.
- لا تستخدم زرّي الإعجاب أو عدم الإعجاب في محادثة تناولت عملًا لأحد العملاء.
- احفظ ناتج العمل في ملف العميل، لا في سجل أداة الذكاء الاصطناعي.
- احذف المحادثة عندما لا تعود بحاجة إليها، إذا كانت الأداة تتيح ذلك.
- احذف المفتاح عند إغلاق الملف، مع أي نسخ عمل أخرى.
المزالق المعتادة لدى الشركات الصغيرة
- يستخدم الموظفون حسابًا شخصيًا للذكاء الاصطناعي لأنه موجود بالفعل على هواتفهم.
- مرفق أُضيف بحسن نية: يُحمّل ملف PDF كاملًا بينما كان مقطع واحد كافيًا.
- تُلصق إجابة الذكاء الاصطناعي في رسالة بريد إلكتروني إلى العميل من دون قراءتها.
- يوجد المفتاح في مجلد مشترك تتم مزامنته مع مساعد سحابي.
- لا يتذكر أحد حذف العمل عند إغلاق الملف.
معظم هذه الأمور عادات، لا مشكلات تقنية. عالجها باتباع الإجراءات أعلاه وتذكير واحد في بداية كل ملف.
احتفظ بسجل بسيط
يكفي سجل موجز: التاريخ، والملف، والأداة، ووصف عام لما أُرسل (لا المحتوى نفسه)، واسم من راجعه. إذا سأل عميل أو جهة تنظيمية عن كيفية تعاملك مع الذكاء الاصطناعي، فستجد الإجابة في السجل. يحتفظ ClientSafe بسجل نشاطه الخاص، يتضمن توقيت إخفاء هوية المستندات وعدد العناصر المستبدلة من كل نوع، من دون البيانات الشخصية نفسها، ويمكن تصديره في تقرير بصيغة CSV.
إذا حدث خطأ ما
- دوّن بدقة ما أُرسل، ومتى، وإلى أي أداة، ومن أي حساب.
- احذف المحادثة وتحقق من إعدادات بيانات الحساب.
- أخبر مسؤول الشركة في اليوم نفسه.
- تحقق مما إذا كانت قواعدك أو عقودك تفرض إبلاغ العميل أو جهة تنظيمية، وعن المهلة المتاحة. فبعضها يفرض ذلك ضمن مواعيد محددة.
- غيّر الإجراء كي لا يتكرر الأمر.
لا تنتظر إلى أن تتأكد من خطورة الأمر. فقد تبدأ المهل بمجرد علمك بالمشكلة.
نموذج سياسة من فقرة واحدة للبدء
Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.
أدرجها في دليل الموظفين، وعدّل ما لا يناسبك من الصياغة، وأضف قواعدك الخاصة بالموافقة والاحتفاظ.
الموظفون والعادات
- عشر دقائق في اجتماع الفريق أفضل من مستند لا يقرأه أحد. اعرض مثالًا حقيقيًا قبل التعديل وبعده.
- اجعل الطريقة الآمنة هي الأسهل. فإذا اضطر الموظفون إلى قضاء عشرين دقيقة في الاستبدال اليدوي، فسيتخطونه.
- راجع السياسة مرتين سنويًا. فالأدوات والشروط تتغير.
الأسئلة الشائعة
هل يُعد هذا برنامج امتثال؟
لا. إنها مجموعة من العادات. فقواعد مهنتك وعقودك والقانون هي التي تحدد ما هو مطلوب منك.
هل نحتاج إلى كل ذلك إذا كان عدد العاملين في الشركة اثنين؟
قائمة «لكل مهمة» مهمة مهما كان حجم الشركة. ويمكن اختصار الباقي في فقرة ضمن ملاحظة مشتركة.
هل يمكننا حظر الذكاء الاصطناعي ببساطة؟
يمكنكم ذلك، لكن قد يستخدم الموظفون حسابات شخصية رغم الحظر. ومن المرجح أن يُتبع إجراء واضح وقابل للتطبيق أكثر من حظر.
ClientSafe يساعد في خطوتَي «الاستبدال» و«الإعادة». فهو يستبدل التفاصيل التي تكشف الهوية بعناصر نائبة متسقة على جهاز الكمبيوتر، ويعرض ما عثر عليه لمراجعته، ثم يعيد الأسماء إلى الإجابة.
معلومات عامة وليست مشورة قانونية. عدّلها وفقًا للقواعد السارية عليك.