소규모 회사에는 IT 부서나 규정 준수팀이 없습니다. 그래도 AI 도구에 관한 몇 가지 서면 규칙은 필요합니다. 이 체크리스트는 한 페이지짜리 정책으로 사용할 수 있습니다. 귀하의 직종, 고객, 적용되는 규정에 맞게 조정하세요.

상자에 체크 표시가 있는 체크리스트가 끼워진 클립보드와 옆에 놓인 남색 폴더.

누군가 AI 도구를 사용하기 전에

  • 도구를 선택하세요. 회사에서 허용하는 AI 도구를 기록하세요. 그 외의 도구는 고객 업무에 사용할 수 없습니다.
  • 요금제를 선택하세요. 개인 계정과 비즈니스 계정은 작동 방식이 다릅니다. 어떤 계정을 허용할지 결정하세요. 다음을 참조하세요. 데이터 설정의 의미.
  • 설정을 지정하세요. 해당 옵션이 있으면 학습을 끄고, 모든 직원이 동일하게 설정하도록 하세요.
  • 내장된 AI를 확인하세요. 이제 이메일, 워드 프로세서, 회의 도구에도 AI 기능이 들어 있습니다. 사용할지 여부를 결정하세요.
  • 고객에게 알리세요. 위임 계약서나 약관에 AI 도구를 어떻게 사용하는지 명시하세요. 특정 용도에 대해 귀하에게 적용되는 규정상 동의가 필요하다면 동의를 받으세요.
  • 책임자를 지정하세요. 한 사람이 질문에 답하고 정책을 최신 상태로 유지합니다.

각 업무를 처리할 때

  • 이 업무에 고객 정보가 정말 필요한가요? 서식, 설명 및 구성에는 고객 정보가 필요 없는 경우가 많습니다.
  • 파일 전체가 아니라 필요한 부분만 보내세요. 업무에 필요한 내용만 가져오세요.
  • 식별 가능한 모든 정보를 바꾸세요. 사람, 회사, 주소, 전화번호, 이메일 주소, 계좌번호, 신분증 번호 및 생년월일. 같은 사람에게는 매번 같은 자리표시자를 사용하세요. 다음 삭제할 정보 체크리스트 에서 확인할 항목을 살펴보세요.
  • 파일 이름을 확인하고 댓글, 변경 내용 추적, 숨겨진 시트, 문서 속성 등 숨겨진 내용도 확인하세요.
  • 이미지와 스캔본을 확인하세요. 사진 안의 텍스트도 텍스트입니다. 다음을 참조하세요. 스캔 자료와 스크린샷의 개인 데이터.
  • 안전 처리된 사본을 읽어보세요. 위험도가 높은 사안은 다른 사람도 함께 읽어보게 하세요.
  • 대화 하나당 고객 한 명만 다루세요. 한 채팅에서 여러 고객의 정보를 섞지 마세요.
  • 자리표시자와 실제 이름을 연결하는 키를 붙여넣지 마세요. 자리표시자를 실제 이름과 연결하는

답변을 받은 후

  • 자신의 컴퓨터에서 실제 이름을 복원하세요. 다음을 참조하세요. 원본과 처리본을 오가는 작업 절차.
  • 내용을 검증하세요. AI는 틀릴 수 있습니다. 존재하지 않는 인용문을 만들어내거나, 수치를 틀리거나, 사실을 잘못된 사람과 연결할 수 있습니다. 전문가가 결과를 읽고 그 결과에 책임을 져야 합니다.
  • 고객 업무에 관련된 채팅에는 좋아요 또는 싫어요를 누르지 마세요.
  • 산출물은 AI 도구의 기록이 아니라 고객 파일에 저장하세요. 클라이언트 파일에 있고 AI 도구의 기록에는 없는
  • 더 이상 필요하지 않을 때 채팅을 삭제하세요. 도구에서 삭제를 허용하는 경우 삭제하세요.
  • 사건이 종료되면 키를 삭제하세요. 함께 작업용 사본도 삭제하세요.

소규모 회사에서 흔히 놓치는 점

  • 직원이 이미 휴대전화에 설치된 개인 AI 계정을 사용합니다.
  • 선의로 첨부했지만, 한 단락이면 충분했는데 PDF 전체를 업로드합니다.
  • AI 답변을 읽지 않고 고객 이메일에 붙여넣습니다.
  • 키가 클라우드 비서와 동기화되는 공유 폴더에 놓여 있습니다.
  • 사건이 끝났을 때 작업물을 삭제해야 한다는 사실을 아무도 기억하지 못합니다.

이러한 문제의 대부분은 기술이 아니라 습관에서 비롯됩니다. 위의 절차와 각 사안 시작 시 한 번씩 알림을 보내 해결하세요.

간단한 기록을 남기세요

간단한 기록이면 충분합니다. 날짜, 사안, 도구, 일반적인 의미에서 전송한 내용(콘텐츠 자체는 기록하지 않음), 검토한 사람을 적으세요. 고객이나 규제기관이 AI 처리 방식에 관해 문의하면 기록을 바탕으로 답할 수 있습니다. ClientSafe는 개인정보 자체를 저장하지 않고 문서 익명 처리 시점과 유형별 대체 항목 수를 자체 활동 기록에 남기며, 이를 CSV 보고서로 내보낼 수 있습니다.

문제가 발생하면

  1. 무엇을 언제 어떤 도구에 어떤 계정으로 보냈는지 정확히 기록하세요.
  2. 대화를 삭제하고 계정의 데이터 설정을 확인하세요.
  3. 당일에 회사 책임자에게 알리세요.
  4. 귀하에게 적용되는 규정이나 계약에 고객 또는 규제기관에 알릴 의무가 있는지, 있다면 얼마나 빨리 알려야 하는지 확인하세요. 기한이 정해진 경우도 있습니다.
  5. 같은 일이 다시 발생하지 않도록 절차를 바꾸세요.

문제가 심각한지 확실해질 때까지 기다리지 마세요. 문제를 인지한 시점부터 기한이 시작될 수 있습니다.

시작점으로 사용할 한 단락짜리 정책

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

직원 안내서에 붙여넣고, 맞지 않는 표현을 수정한 다음 동의 및 보존에 관한 자체 규칙을 추가하세요.

직원과 습관

  • 아무도 읽지 않는 문서보다 팀 회의에서 10분 동안 설명하는 편이 낫습니다. 실제 사례 하나를 보여주고 변경 전후를 비교하세요.
  • 안전한 방법을 가장 쉽게 따를 수 있도록 하세요. 직원에게 20분 동안 수동으로 내용을 바꾸라고 하면 건너뛸 것입니다.
  • 정책을 1년에 두 번 검토하세요. 도구와 약관은 바뀝니다.

자주 묻는 질문

이것은 규정 준수 프로그램인가요?

아니요. 습관을 정리한 것입니다. 귀하에게 필요한 사항은 직업상 규정, 계약 및 법률에 따라 결정됩니다.

직원이 두 명인 회사에도 이 내용이 전부 필요한가요?

“각 업무를 처리할 때”의 목록은 규모와 관계없이 중요합니다. 나머지는 공유 메모에 한 단락으로 적어도 됩니다.

AI 사용을 전면 금지하면 안 되나요?

그렇게 할 수는 있지만 직원들이 어쨌든 개인 계정을 사용할 수 있습니다. 명확하고 실천 가능한 절차가 금지보다 잘 지켜질 가능성이 높습니다.

ClientSafe “바꾸기”와 “복원하기” 단계를 돕습니다. PC에서 식별 정보를 일관된 자리표시자로 바꾸고 검토할 수 있도록 탐지 항목을 보여준 다음, 답변에 이름을 다시 넣습니다.

일반 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 귀하에게 적용되는 규정에 맞게 조정하세요.