Firma kecil tidak memiliki departemen TI atau tim kepatuhan. Namun, firma tetap memerlukan beberapa aturan tertulis untuk perangkat AI. Daftar periksa ini cukup dimuat dalam satu halaman kebijakan. Sesuaikan dengan profesi, klien, dan aturan yang berlaku bagi Anda.

Papan jalan dengan daftar periksa berupa kotak-kotak, beberapa dicentang, di samping map biru tua.

Sebelum siapa pun menggunakan perangkat AI

  • Pilih perangkatnya. Tuliskan perangkat AI mana yang diizinkan oleh firma. Semua perangkat lainnya tidak boleh digunakan untuk pekerjaan klien.
  • Pilih paketnya. Akun pribadi dan akun bisnis memiliki cara kerja yang berbeda. Tentukan mana yang dapat diterima. Lihat arti pengaturan data.
  • Atur pengaturannya. Nonaktifkan pelatihan jika tersedia, dan samakan pengaturannya untuk semua orang.
  • Temukan AI bawaan. Email, pengolah kata, dan perangkat rapat kini dilengkapi fitur AI. Tentukan apakah fitur tersebut diaktifkan.
  • Beri tahu klien. Jelaskan dalam surat penugasan atau ketentuan bagaimana Anda menggunakan perangkat AI. Jika aturan Anda mewajibkan persetujuan untuk penggunaan tertentu, mintalah persetujuan tersebut.
  • Tunjuk penanggung jawab. Satu orang bertugas menjawab pertanyaan dan menjaga agar kebijakan tetap mutakhir.

Untuk setiap tugas

  • Apakah tugas ini benar-benar memerlukan informasi klien? Templat, penjelasan, dan struktur sering kali tidak memerlukannya.
  • Kirimkan bagian teksnya, bukan filenya. Ambil hanya yang dibutuhkan untuk tugas.
  • Ganti setiap detail yang dapat mengidentifikasi seseorang. Orang, perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, nomor akun, nomor identitas, dan tanggal lahir. Gunakan placeholder yang sama untuk orang yang sama setiap kali. Daftar periksa tentang hal-hal yang perlu dihapus mencantumkan hal-hal yang perlu diperiksa.
  • Periksa nama file dan konten tersembunyi lainnya: komentar, perubahan terlacak, lembar tersembunyi, properti dokumen.
  • Periksa gambar dan hasil pindai. Teks di dalam gambar tetaplah teks. Lihat data pribadi dalam hasil pindai dan cuplikan layar.
  • Baca versi yang aman. Untuk perkara berisiko tinggi, minta orang lain membacanya juga.
  • Satu klien untuk setiap percakapan. Jangan pernah mencampur klien dalam satu obrolan.
  • Jangan tempelkan kunci yang menghubungkan placeholder dengan nama sebenarnya.

Setelah jawaban diterima

  • Pulihkan nama di komputer Anda sendiri. Lihat alur kerja bolak-balik.
  • Verifikasi kontennya. AI bisa saja salah: mengarang kutipan, memberikan angka yang keliru, atau mengaitkan fakta dengan orang yang salah. Profesional harus membaca dan bertanggung jawab atas hasilnya.
  • Jangan gunakan tombol jempol ke atas atau ke bawah pada obrolan yang berkaitan dengan pekerjaan klien.
  • Simpan hasil pekerjaan di berkas klien, bukan dalam riwayat perangkat AI.
  • Hapus obrolan saat tidak lagi dibutuhkan, jika perangkat tersebut menyediakan opsi itu.
  • Hapus kuncinya saat perkara ditutup, beserta salinan kerja lainnya.

Kesalahan yang sering terjadi di firma kecil

  • Staf menggunakan akun AI pribadi karena sudah ada di ponsel mereka.
  • Lampiran yang diberikan dengan niat baik: seluruh PDF dimasukkan padahal satu paragraf saja sudah cukup.
  • Jawaban AI ditempelkan ke email klien tanpa dibaca terlebih dahulu.
  • Kunci tersimpan di folder bersama yang disinkronkan dengan asisten cloud.
  • Tidak ada yang ingat untuk menghapus hasil pekerjaan saat perkara ditutup.

Sebagian besar masalah ini berkaitan dengan kebiasaan, bukan teknologi. Atasi dengan rutinitas di atas dan satu pengingat di awal setiap perkara.

Simpan catatan sederhana

Log singkat sudah cukup: tanggal, perkara, perangkat, gambaran umum tentang apa yang dikirim (bukan kontennya), dan siapa yang meninjaunya. Jika klien atau regulator bertanya tentang cara Anda menangani AI, Anda dapat menjawab berdasarkan log tersebut. ClientSafe menyimpan log aktivitasnya sendiri tentang kapan dokumen dianonimkan dan berapa banyak item dari setiap jenis yang diganti, tanpa menyimpan data pribadi itu sendiri, dan log tersebut dapat diekspor sebagai laporan CSV.

Jika terjadi masalah

  1. Catat dengan tepat apa yang dikirim, kapan, ke perangkat mana, dan dari akun mana.
  2. Hapus percakapan dan periksa pengaturan data akun.
  3. Beri tahu penanggung jawab firma pada hari yang sama.
  4. Periksa apakah aturan atau kontrak Anda mewajibkan pemberitahuan kepada klien atau regulator, serta seberapa cepat pemberitahuan harus disampaikan. Beberapa aturan mewajibkannya dengan tenggat waktu tertentu.
  5. Ubah rutinitas agar hal itu tidak terulang.

Jangan menunggu sampai Anda yakin masalahnya serius. Tenggat waktu dapat mulai dihitung sejak Anda mengetahui masalah tersebut.

Contoh kebijakan satu paragraf sebagai titik awal

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

Tempelkan ini ke buku panduan staf, ubah kata-kata yang tidak sesuai, dan tambahkan aturan Anda sendiri tentang persetujuan dan retensi.

Staf dan kebiasaan

  • Sepuluh menit dalam rapat tim lebih baik daripada dokumen yang tidak dibaca siapa pun. Tunjukkan satu contoh nyata sebelum dan sesudah.
  • Jadikan cara yang aman sebagai cara yang mudah. Jika staf harus mengganti semuanya secara manual selama dua puluh menit, mereka akan melewatkannya.
  • Tinjau kebijakan dua kali setahun. Perangkat dan ketentuan dapat berubah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah ini program kepatuhan?

Tidak. Ini adalah serangkaian kebiasaan. Aturan profesi, kontrak, dan hukum menentukan kewajiban Anda.

Apakah kami perlu melakukan semuanya jika firma hanya beranggotakan dua orang?

Daftar "untuk setiap tugas" penting untuk firma dengan ukuran berapa pun. Sisanya dapat dijadikan satu paragraf dalam catatan bersama.

Bisakah kami melarang penggunaan AI saja?

Bisa, tetapi staf mungkin tetap menggunakan akun pribadi. Rutinitas yang jelas dan praktis lebih mungkin dipatuhi daripada larangan.

ClientSafe membantu pada langkah "mengganti" dan "memulihkan". Aplikasi ini mengganti detail pengenal dengan placeholder yang konsisten di PC Anda dan menampilkan temuannya untuk ditinjau, lalu memasukkan kembali nama ke dalam jawaban.

Informasi umum, bukan nasihat hukum. Sesuaikan dengan aturan yang berlaku bagi Anda.