Una empresa pequeña no tiene un departamento de TI ni un equipo de cumplimiento normativo. Aun así, necesita unas cuantas reglas escritas para las herramientas de IA. Esta lista de verificación cabe en una sola página de una política. Adáptala a tu profesión, tus clientes y las normas que te correspondan.
Antes de que alguien use una herramienta de IA
- Elige las herramientas. Anota qué herramientas de IA autoriza la empresa. Todo lo demás queda prohibido para el trabajo con clientes.
- Elige los planes. Las cuentas personales y empresariales funcionan de manera diferente. Decide cuáles son aceptables. Consulta qué significa la configuración de datos.
- Configura los ajustes. Desactiva el entrenamiento cuando exista esa opción y aplica la misma configuración a todo el mundo.
- Busca las funciones de IA integradas. El correo electrónico, los procesadores de texto y las herramientas de reuniones ya incluyen funciones de IA. Decide si estarán activadas.
- Informa a los clientes. Explica en la carta de contratación o en las condiciones cómo utilizas las herramientas de IA. Cuando tus normas exijan consentimiento para ciertos usos, solicítalo.
- Nombra a una persona responsable. Una persona responde a las preguntas y mantiene actualizada la política.
Para cada tarea
- ¿La tarea necesita realmente información del cliente? A menudo no hace falta para las plantillas, las explicaciones ni la estructura.
- Envía el fragmento, no el archivo. Incluye solo lo que necesite la tarea.
- Sustituye todos los datos identificativos. Personas, empresas, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, números de cuenta, números de identificación y fechas de nacimiento. Usa el mismo marcador de posición para la misma persona cada vez. La lista de verificación de lo que hay que eliminar indica qué debes buscar.
- Comprueba el nombre del archivo y cualquier contenido oculto: comentarios, cambios registrados, hojas ocultas y propiedades del documento.
- Comprueba las imágenes y los documentos escaneados. El texto dentro de las imágenes también es texto. Consulta datos personales en escaneos y capturas de pantalla.
- Lee la versión segura. Si el asunto es de alto riesgo, otra persona también debe leerla.
- Un cliente por conversación. Nunca mezcles clientes en un chat.
- No pegues la clave que vincula los marcadores de posición con los nombres reales.
Cuando recibas la respuesta
- Vuelve a poner los nombres en tu propio ordenador. Consulta el flujo de trabajo de ida y vuelta.
- Verifica el contenido. La IA puede equivocarse: inventar citas, dar cifras erróneas o atribuir un hecho a la persona equivocada. Un profesional debe leer el resultado y asumir la responsabilidad por él.
- No uses los botones de pulgar hacia arriba o hacia abajo en un chat relacionado con el trabajo de un cliente.
- Guarda el producto del trabajo en el expediente del cliente, no en el historial de la herramienta de IA.
- Elimina el chat cuando ya no lo necesites, si la herramienta te lo permite.
- Elimina la clave cuando se cierre el asunto, junto con todas las copias de trabajo.
Dónde suelen equivocarse las empresas pequeñas
- El personal usa una cuenta personal de IA porque ya la tiene en el teléfono.
- Un adjunto enviado con buena intención: se sube el PDF completo cuando bastaba con un párrafo.
- La respuesta de la IA se pega en un correo electrónico para el cliente sin leerla.
- La clave queda en una carpeta compartida que se sincroniza con un asistente en la nube.
- Nadie se acuerda de eliminar el trabajo cuando se cierra el asunto.
La mayoría de estos problemas tienen que ver con hábitos, no con tecnología. Soluciónalos con la rutina anterior y un recordatorio al comienzo de cada asunto.
Lleva un registro sencillo
Basta con un registro breve: fecha, asunto, herramienta, qué se envió en términos generales (no el contenido) y quién lo revisó. Si un cliente o una autoridad reguladora pregunta cómo gestionas el uso de la IA, podrás responder consultando el registro. ClientSafe mantiene su propio registro de actividad, en el que indica cuándo se anonimizaron documentos y cuántos elementos de cada tipo se sustituyeron, sin guardar los datos personales, y permite exportarlo como informe CSV.
Si algo sale mal
- Anota exactamente qué se envió, cuándo, a qué herramienta y desde qué cuenta.
- Elimina la conversación y comprueba la configuración de datos de la cuenta.
- Informa a la persona responsable de la empresa ese mismo día.
- Comprueba si tus normas o contratos exigen informar al cliente o a una autoridad reguladora y con qué rapidez. Algunos lo exigen y establecen plazos.
- Cambia la rutina para que no vuelva a ocurrir.
No esperes a tener la certeza de que es grave. Los plazos pueden empezar a contar cuando tienes conocimiento del problema.
Un párrafo de política como punto de partida
Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.
Pégalo en el manual del personal, cambia lo que no encaje y añade tus propias normas sobre consentimiento y conservación.
Personal y hábitos
- Diez minutos en una reunión de equipo valen más que un documento que nadie lee. Muestra un ejemplo real del antes y el después.
- Haz que la forma segura sea también la más fácil. Si el personal tiene que pasar veinte minutos sustituyendo datos manualmente, se saltará ese paso.
- Revisa la política dos veces al año. Las herramientas y las condiciones cambian.
Preguntas frecuentes
¿Esto es un programa de cumplimiento normativo?
No. Es un conjunto de hábitos. Tus normas profesionales, tus contratos y la ley determinan lo que se te exige.
¿Necesitamos todo esto si somos solo dos?
La lista de «para cada tarea» importa sea cual sea el tamaño de la empresa. El resto puede resumirse en un párrafo en una nota compartida.
¿Podemos simplemente prohibir la IA?
Puedes hacerlo, pero el personal quizá use cuentas personales de todos modos. Es más probable que se siga una rutina clara y práctica que una prohibición.
ClientSafe ayuda con los pasos de «sustituir» y «restaurar». Sustituye en tu PC los datos identificativos por marcadores de posición coherentes y te muestra lo que ha encontrado para que lo revises; después, vuelve a poner los nombres en la respuesta.
Información general, no asesoramiento jurídico. Adáptala a las normas que te correspondan.