Una piccola azienda non ha un reparto IT né un team di conformità. Ha comunque bisogno di alcune regole scritte per gli strumenti di IA. Questa lista di controllo sta in una pagina di una policy. Adattala alla tua professione, ai tuoi clienti e alle regole che ti riguardano.
Prima che qualcuno usi uno strumento di IA
- Scegli gli strumenti. Metti per iscritto quali strumenti di IA sono autorizzati dall’azienda. Tutti gli altri sono vietati per il lavoro con i clienti.
- Scegli i piani. Gli account personali e quelli aziendali funzionano diversamente. Decidi quali sono accettabili. Vedi che cosa comportano le impostazioni dei dati.
- Imposta le opzioni. Disattiva l’addestramento dove è disponibile l’opzione e applica la stessa impostazione a tutti.
- Individua l’IA integrata. Le email, i programmi di videoscrittura e gli strumenti per le riunioni includono ormai funzioni di IA. Decidi se attivarle.
- Informa i clienti. Spiega nella lettera d’incarico o nelle condizioni come usi gli strumenti di IA. Se le tue regole richiedono il consenso per determinati usi, ottienilo.
- Designa un responsabile. Una persona risponde alle domande e mantiene aggiornata la policy.
Per ogni attività
- L’attività richiede davvero informazioni sul cliente? Spesso, modelli, spiegazioni e strutture non ne hanno bisogno.
- Invia il passaggio, non il file. Includi solo ciò che serve per l’attività.
- Sostituisci ogni dato identificativo. Persone, aziende, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email, numeri di conto, numeri identificativi e date di nascita. Usa sempre lo stesso segnaposto per la stessa persona. La lista di controllo dei dati da rimuovere indica che cosa cercare.
- Controlla il nome del file e tutti i contenuti nascosti: commenti, revisioni tracciate, fogli nascosti, proprietà del documento.
- Controlla immagini e scansioni. Il testo nelle immagini è comunque testo. Vedi dati personali in scansioni e screenshot.
- Leggi la versione sicura. Se la questione è ad alto rischio, falla leggere anche a un’altra persona.
- Un solo cliente per conversazione. Non mescolare mai clienti in una chat.
- Non incollare la chiave che collega i segnaposto ai nomi reali.
Dopo aver ricevuto la risposta
- Ripristina i nomi sul tuo computer. Vedi flusso di lavoro di andata e ritorno.
- Verifica il contenuto. L’IA può sbagliare: citazioni inventate, cifre errate, fatti attribuiti alla persona sbagliata. Un professionista legge il risultato e se ne assume la responsabilità.
- Non usare i pulsanti con il pollice in su o in giù su una chat che riguarda il lavoro con i clienti.
- Salva il risultato del lavoro nel fascicolo del cliente, non nella cronologia dello strumento di IA.
- Elimina la chat quando non ti serve più, se lo strumento lo consente.
- Elimina la chiave alla chiusura della pratica, insieme a tutte le copie di lavoro.
Dove le piccole aziende tendono a sbagliare
- Il personale usa un account personale di IA perché è già sul telefono.
- Un allegato inviato con le migliori intenzioni: viene caricato l’intero PDF quando bastava un paragrafo.
- La risposta dell’IA viene incollata in un’email al cliente senza essere letta.
- La chiave è in una cartella condivisa sincronizzata con un assistente cloud.
- Nessuno si ricorda di eliminare il materiale di lavoro alla chiusura della pratica.
La maggior parte di questi problemi dipende dalle abitudini, non dalla tecnologia. Correggili seguendo la procedura qui sopra e con un promemoria all’inizio di ogni pratica.
Tieni un registro semplice
Basta un breve registro: data, pratica, strumento, descrizione generale di ciò che è stato inviato (non il contenuto) e chi lo ha esaminato. Se un cliente o un’autorità di controllo chiede come gestisci l’IA, puoi rispondere consultando il registro. ClientSafe tiene un proprio registro delle attività che indica quando i documenti sono stati anonimizzati e quanti elementi di ciascun tipo sono stati sostituiti, senza contenere i dati personali; è possibile esportarlo come rapporto CSV.
Se qualcosa va storto
- Annota con precisione che cosa è stato inviato, quando, a quale strumento e da quale account.
- Elimina la conversazione e controlla le impostazioni dei dati dell’account.
- Informa il responsabile dell’azienda lo stesso giorno.
- Controlla se le tue regole o i tuoi contratti impongono di avvisare il cliente o un’autorità di controllo e con quale tempistica. Alcuni lo richiedono entro termini specifici.
- Modifica la procedura per evitare che succeda di nuovo.
Non aspettare di avere la certezza che il problema sia grave. I termini possono iniziare a decorrere dal momento in cui ne vieni a conoscenza.
Un paragrafo di policy da cui partire
Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.
Inseriscilo nel manuale del personale, modifica le parti che non si adattano e aggiungi le tue regole sul consenso e sulla conservazione.
Personale e abitudini
- Dieci minuti a una riunione di squadra valgono più di un documento che nessuno legge. Mostra un esempio concreto del prima e del dopo.
- Rendi semplice seguire la procedura sicura. Se il personale deve sostituire manualmente i dati per venti minuti, finirà per saltare il passaggio.
- Rivedi la policy due volte l’anno. Gli strumenti e le condizioni cambiano.
Domande frequenti
È un programma di conformità?
No. È un insieme di abitudini. Sono le regole professionali, i contratti e la legge a determinare i tuoi obblighi.
Ci serve tutto questo per un’azienda di due persone?
La lista «Per ogni attività» è importante a prescindere dalle dimensioni. Il resto può stare in un paragrafo di una nota condivisa.
Possiamo semplicemente vietare l’IA?
Puoi farlo, ma il personale potrebbe comunque usare account personali. È più probabile che venga seguita una procedura chiara e praticabile che un divieto.
ClientSafe aiuta nei passaggi di «sostituzione» e «ripristino». Sostituisce i dati identificativi con segnaposto coerenti sul tuo PC e ti mostra ciò che ha individuato affinché tu possa controllarlo, poi ripristina i nomi nella risposta.
Informazioni di carattere generale, non consulenza legale. Adattale alle regole che ti riguardano.