Ett litet företag har kanske varken en IT-avdelning eller ett regelefterlevnadsteam. Det behöver ändå några skriftliga regler för AI-verktyg. Den här checklistan ryms på en sida i en policy. Anpassa den till ditt yrke, dina klienter och de regler som gäller för dig.
Innan någon använder ett AI-verktyg
- Välj verktygen. Skriv ner vilka AI-verktyg företaget tillåter. Alla andra verktyg är inte tillåtna för klientarbete.
- Välj abonnemangen. Personliga konton och företagskonton fungerar olika. Bestäm vilka som är godtagbara. Se vad datainställningarna innebär.
- Ställ in inställningarna. Stäng av träning där det går att välja, och använd samma inställning för alla.
- Hitta de inbyggda AI-funktionerna. E-posttjänster, ordbehandlare och mötesverktyg har numera AI-funktioner. Bestäm om de ska vara aktiverade.
- Informera klienterna. Beskriv i uppdragsbrevet eller villkoren hur ni använder AI-verktyg. Om reglerna kräver samtycke till vissa användningar ska ni inhämta det.
- Utse en ansvarig. En person besvarar frågor och håller policyn uppdaterad.
För varje uppgift
- Behöver uppgiften verkligen klientinformation? Mallar, förklaringar och struktur kräver ofta inte det.
- Skicka utdraget, inte filen. Ta bara med det som behövs för uppgiften.
- Ersätt alla identifierande uppgifter. Personer, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser, kontonummer, ID-nummer och födelsedatum. Använd samma platshållare för samma person varje gång. Checklistan över vad som ska tas bort anger vad du ska leta efter.
- Kontrollera filnamnet och eventuellt dolt innehåll: kommentarer, spårade ändringar, dolda kalkylblad och dokumentegenskaper.
- Kontrollera bilder och skanningar. Text i bilder är också text. Se personuppgifter i skanningar och skärmbilder.
- Läs den säkra versionen. Låt ytterligare en person läsa den när ärendet innebär hög risk.
- En klient per konversation. Blanda aldrig klienter i en chatt.
- Klistra inte in nyckeln som kopplar platshållarna till de riktiga namnen.
När svaret kommer tillbaka
- Återställ namnen på din egen dator. Se arbetsflödet tur och retur.
- Kontrollera innehållet. AI:n kan ha fel: påhittade hänvisningar, felaktiga siffror eller ett faktum som kopplas till fel person. En yrkesperson läser igenom resultatet och tar ansvar för det.
- Använd inte tummen upp eller ner på en chatt som berört klientarbete.
- Spara arbetsresultatet i klientakten, inte i AI-verktygets historik.
- Radera chatten när du inte längre behöver den, om verktyget tillåter det.
- Radera nyckeln när ärendet avslutas, tillsammans med eventuella arbetskopior.
Vanliga misstag i små företag
- Personal använder ett personligt AI-konto eftersom det redan finns i telefonen.
- En välmenad bilaga: hela PDF-filen laddas upp när ett enda stycke hade räckt.
- AI:ns svar klistras in i ett klientmejl utan att någon läser det.
- Nyckeln ligger i en delad mapp som synkroniseras med en molnbaserad assistent.
- Ingen kommer ihåg att radera arbetsmaterialet när ärendet avslutas.
De flesta av problemen handlar om vanor, inte teknik. Åtgärda dem med rutinen ovan och en påminnelse i början av varje ärende.
För en enkel logg
En kort logg räcker: datum, ärende, verktyg, vad som skickades i allmänna ordalag (inte innehållet) och vem som granskade det. Om en klient eller tillsynsmyndighet frågar hur ni hanterar AI kan ni svara med hjälp av loggen. ClientSafe för sin egen aktivitetslogg över när dokument avidentifierades och hur många objekt av varje typ som ersattes, utan att spara själva personuppgifterna. Loggen kan exporteras som en CSV-rapport.
Om något går fel
- Anteckna exakt vad som skickades, när, till vilket verktyg och från vilket konto.
- Radera konversationen och kontrollera kontots datainställningar.
- Informera företagets ansvariga samma dag.
- Kontrollera om era regler eller avtal kräver att ni informerar klienten eller en tillsynsmyndighet och hur snabbt det måste ske. Vissa regler kräver det inom en angiven tidsfrist.
- Ändra rutinen så att det inte händer igen.
Vänta inte tills du är säker på att det är allvarligt. Tidsfrister kan börja löpa när du får kännedom om problemet.
Ett policyförslag att börja med
Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.
Klistra in texten i personalhandboken, ändra det som inte passar och lägg till era egna regler om samtycke och lagring.
Personal och rutiner
- Tio minuter på ett teammöte slår ett dokument som ingen läser. Visa ett verkligt exempel på före och efter.
- Gör det säkra arbetssättet till det enkla arbetssättet. Om personalen måste lägga tjugo minuter på manuell ersättning kommer de att hoppa över den.
- Gå igenom policyn två gånger om året. Verktyg och villkor ändras.
Vanliga frågor
Är det här ett program för regelefterlevnad?
Nej. Det är en uppsättning vanor. Dina yrkesregler, avtal och lagen avgör vad du måste göra.
Behöver vi allt det här om vi bara är två på företaget?
Listan ”För varje uppgift” är viktig oavsett företagets storlek. Resten kan sammanfattas i ett stycke i en delad anteckning.
Kan vi helt enkelt förbjuda AI?
Det kan ni, men personalen kanske ändå använder personliga konton. En tydlig och genomförbar rutin är lättare att följa än ett förbud.
ClientSafe hjälper till med stegen ”ersätt” och ”återställ”. Verktyget ersätter identifierande uppgifter med konsekventa platshållare på din PC och visar vad det hittade så att du kan granska det. Därefter lägger det tillbaka namnen i svaret.
Allmän information, inte juridisk rådgivning. Anpassa den till de regler som gäller för dig.