Μια μικρή εταιρεία δεν διαθέτει τμήμα πληροφορικής ή ομάδα συμμόρφωσης. Χρειάζεται, ωστόσο, μερικούς γραπτούς κανόνες για τα εργαλεία AI. Αυτή η λίστα ελέγχου χωράει σε μία σελίδα πολιτικής. Προσαρμόστε την στο επάγγελμά σας, στους πελάτες σας και στους κανόνες που ισχύουν για εσάς.

Ένα πρόχειρο με λίστα ελέγχου και κουτάκια, μερικά από τα οποία είναι σημειωμένα, δίπλα σε μπλε φάκελο.

Πριν χρησιμοποιήσει κάποιος ένα εργαλείο AI

  • Επιλέξτε τα εργαλεία. Καταγράψτε ποια εργαλεία AI επιτρέπει η εταιρεία. Κανένα άλλο δεν επιτρέπεται για εργασία με πελάτες.
  • Επιλέξτε τα προγράμματα. Οι προσωπικοί και οι επιχειρηματικοί λογαριασμοί λειτουργούν διαφορετικά. Αποφασίστε ποιοι είναι αποδεκτοί. Δείτε τι σημαίνουν οι ρυθμίσεις δεδομένων.
  • Ορίστε τις ρυθμίσεις. Απενεργοποιήστε την εκπαίδευση όπου υπάρχει αυτή η επιλογή και εφαρμόστε την ίδια ρύθμιση για όλους.
  • Εντοπίστε την ενσωματωμένη AI. Τα προγράμματα email, οι επεξεργαστές κειμένου και τα εργαλεία συσκέψεων διαθέτουν πλέον λειτουργίες AI. Αποφασίστε αν θα είναι ενεργοποιημένες.
  • Ενημερώστε τους πελάτες. Αναφέρετε στη συμφωνία συνεργασίας ή στους όρους πώς χρησιμοποιείτε εργαλεία AI. Όπου οι κανόνες σας απαιτούν συγκατάθεση για ορισμένες χρήσεις, λάβετε την.
  • Ορίστε έναν υπεύθυνο. Ένα άτομο απαντά σε ερωτήσεις και φροντίζει να είναι ενημερωμένη η πολιτική.

Για κάθε εργασία

  • Χρειάζεται καθόλου η εργασία πληροφορίες πελατών; Συχνά, τα πρότυπα, οι επεξηγήσεις και η δομή δεν τις χρειάζονται.
  • Στείλτε το απόσπασμα, όχι το αρχείο. Πάρτε μόνο ό,τι χρειάζεται για την εργασία.
  • Αντικαταστήστε κάθε στοιχείο που μπορεί να οδηγήσει στην ταυτοποίηση. Άτομα, εταιρείες, διευθύνσεις, αριθμοί τηλεφώνου, διευθύνσεις email, αριθμοί λογαριασμών, αριθμοί ταυτότητας και ημερομηνίες γέννησης. Χρησιμοποιείτε το ίδιο προσωρινό όνομα για το ίδιο άτομο κάθε φορά. Η λίστα ελέγχου για όσα πρέπει να αφαιρεθούν αναφέρει τι πρέπει να αναζητήσετε.
  • Ελέγξτε το όνομα του αρχείου και τυχόν κρυφό περιεχόμενο: σχόλια, παρακολουθούμενες αλλαγές, κρυφά φύλλα, ιδιότητες εγγράφου.
  • Ελέγξτε εικόνες και σαρώσεις. Το κείμενο μέσα στις εικόνες είναι κείμενο. Δείτε προσωπικά δεδομένα σε σαρώσεις και στιγμιότυπα οθόνης.
  • Διαβάστε την ασφαλή έκδοση. Σε υποθέσεις υψηλού κινδύνου, διαβάζει το κείμενο και άλλο ένα άτομο.
  • Ένας πελάτης ανά συνομιλία. Μην αναμειγνύετε ποτέ πελάτες σε μια συνομιλία.
  • Μην επικολλάτε το κλειδί που συνδέει τα προσωρινά ονόματα με τα πραγματικά.

Αφού λάβετε την απάντηση

  • Επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα στον δικό σας υπολογιστή. Δείτε διαδικασία πήγαινε-έλα.
  • Επαληθεύστε το περιεχόμενο. Η AI μπορεί να κάνει λάθος: να επινοήσει παραπομπές, να δώσει λανθασμένα αριθμητικά στοιχεία ή να αποδώσει ένα γεγονός σε λάθος άτομο. Ένας επαγγελματίας διαβάζει το αποτέλεσμα και αναλαμβάνει την ευθύνη γι' αυτό.
  • Μη χρησιμοποιείτε την επιλογή αντίχειρα προς τα πάνω ή προς τα κάτω σε συνομιλία που αφορούσε εργασία πελάτη.
  • Αποθηκεύστε το παραδοτέο στον φάκελο του πελάτη και όχι στο ιστορικό του εργαλείου AI.
  • Διαγράψτε τη συνομιλία όταν δεν τη χρειάζεστε πλέον, αν το εργαλείο σάς το επιτρέπει.
  • Διαγράψτε το κλειδί όταν κλείσει η υπόθεση, μαζί με τυχόν αντίγραφα εργασίας.

Πού συνήθως κάνουν λάθη οι μικρές εταιρείες

  • Το προσωπικό χρησιμοποιεί προσωπικό λογαριασμό AI επειδή υπάρχει ήδη στο τηλέφωνό του.
  • Ένα καλοπροαίρετο συνημμένο: ανεβαίνει ολόκληρο το PDF ενώ αρκούσε μία παράγραφος.
  • Η απάντηση της AI επικολλάται σε email προς πελάτη χωρίς να έχει διαβαστεί.
  • Το κλειδί βρίσκεται σε κοινόχρηστο φάκελο που συγχρονίζεται με έναν βοηθό νέφους.
  • Κανείς δεν θυμάται να διαγράψει το υλικό της εργασίας όταν κλείνει η υπόθεση.

Τα περισσότερα από αυτά είναι συνήθειες, όχι τεχνολογικά ζητήματα. Διορθώστε τα εφαρμόζοντας την παραπάνω ρουτίνα και υπενθυμίζοντάς την στην αρχή κάθε υπόθεσης.

Κρατήστε ένα απλό αρχείο καταγραφής

Αρκεί ένα σύντομο αρχείο καταγραφής: ημερομηνία, υπόθεση, εργαλείο, τι στάλθηκε σε γενικές γραμμές (όχι το περιεχόμενο), ποιος το έλεγξε. Αν ένας πελάτης ή μια ρυθμιστική αρχή ρωτήσει πώς χειρίζεστε την AI, απαντάτε με βάση το αρχείο. Το ClientSafe διατηρεί το δικό του αρχείο δραστηριοτήτων, στο οποίο καταγράφεται πότε ανωνυμοποιήθηκαν έγγραφα και πόσα στοιχεία κάθε τύπου αντικαταστάθηκαν, χωρίς τα ίδια τα προσωπικά δεδομένα, και μπορεί να εξαχθεί ως αναφορά CSV.

Αν κάτι πάει στραβά

  1. Καταγράψτε ακριβώς τι στάλθηκε, πότε, σε ποιο εργαλείο και από ποιον λογαριασμό.
  2. Διαγράψτε τη συνομιλία και ελέγξτε τις ρυθμίσεις δεδομένων του λογαριασμού.
  3. Ενημερώστε τον υπεύθυνο της εταιρείας την ίδια ημέρα.
  4. Ελέγξτε αν οι κανόνες ή οι συμβάσεις σας απαιτούν να ενημερώσετε τον πελάτη ή μια ρυθμιστική αρχή και πόσο γρήγορα. Ορισμένοι το απαιτούν και θέτουν προθεσμίες.
  5. Αλλάξτε τη ρουτίνα ώστε να μην ξανασυμβεί.

Μην περιμένετε να βεβαιωθείτε ότι το περιστατικό είναι σοβαρό. Οι προθεσμίες μπορεί να αρχίσουν να μετρούν από τη στιγμή που αντιληφθείτε το πρόβλημα.

Μια πολιτική μίας παραγράφου για να ξεκινήσετε

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

Επικολλήστε το στο εγχειρίδιο προσωπικού, αλλάξτε όσα δεν ταιριάζουν και προσθέστε τους δικούς σας κανόνες για τη συγκατάθεση και τη διατήρηση.

Προσωπικό και συνήθειες

  • Δέκα λεπτά σε μια ομαδική συνάντηση είναι προτιμότερα από ένα έγγραφο που κανείς δεν διαβάζει. Δείξτε ένα πραγματικό παράδειγμα πριν και μετά.
  • Κάντε τον ασφαλή τρόπο και τον εύκολο τρόπο. Αν το προσωπικό πρέπει να κάνει είκοσι λεπτά χειροκίνητων αντικαταστάσεων, θα τις παραλείψει.
  • Επανεξετάζετε την πολιτική δύο φορές τον χρόνο. Τα εργαλεία και οι όροι αλλάζουν.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι αυτό πρόγραμμα συμμόρφωσης;

Όχι. Είναι ένα σύνολο συνηθειών. Οι επαγγελματικοί σας κανόνες, οι συμβάσεις σας και ο νόμος καθορίζουν τι απαιτείται από εσάς.

Χρειαζόμαστε όλα αυτά σε μια εταιρεία δύο ατόμων;

Η λίστα «για κάθε εργασία» έχει σημασία σε κάθε μέγεθος. Τα υπόλοιπα μπορούν να συνοψιστούν σε μία παράγραφο σε μια κοινόχρηστη σημείωση.

Μπορούμε απλώς να απαγορεύσουμε την AI;

Μπορείτε, αλλά το προσωπικό ενδέχεται να χρησιμοποιεί προσωπικούς λογαριασμούς ούτως ή άλλως. Είναι πιθανότερο να τηρείται μια σαφής και εφαρμόσιμη ρουτίνα απ' ό,τι μια απαγόρευση.

ClientSafe βοηθά με τα βήματα «αντικατάσταση» και «επαναφορά». Αντικαθιστά τα στοιχεία ταυτοποίησης με συνεπή προσωρινά ονόματα στον υπολογιστή σας και σας δείχνει τι εντόπισε για να το ελέγξετε, έπειτα προσθέτει ξανά τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση.

Γενικές πληροφορίες, όχι νομική συμβουλή. Προσαρμόστε τες στους κανόνες που ισχύουν για εσάς.