小規模事務所にはIT部門やコンプライアンスチームがありません。それでも、AIツールについていくつかのルールを文書化する必要があります。このチェックリストは、ポリシー1ページに収まる内容です。自分の職業、依頼者、適用される規則に合わせて調整してください。

濃紺のフォルダーの横に置かれたクリップボード。チェックリストのいくつかの項目にチェックが付いている。

誰かがAIツールを使う前に

  • ツールを選ぶ。 事務所で使用を許可するAIツールを書き出します。それ以外は、依頼者の業務には使用できません。
  • プランを選ぶ。 個人アカウントとビジネスアカウントでは動作が異なります。どのプランを利用可能とするか決めましょう。 データ設定の意味を確認してください.
  • 設定する。 選択肢がある場合はトレーニングをオフにし、全員の設定を統一します。
  • 組み込みのAI機能を確認する。 メール、ワープロソフト、会議ツールには、現在AI機能が搭載されています。それらを有効にするかどうか決めましょう。
  • 依頼者に伝える。 委任契約書または利用条件に、AIツールの使用方法を記載します。規則上、特定の用途に同意が必要な場合は、同意を得てください。
  • 責任者を決める。 質問への対応とポリシーの最新状態の維持を、一人の担当者に任せます。

タスクごとに

  • そのタスクに依頼者の情報は本当に必要ですか？ テンプレート、説明、構成を作るだけなら、必要ないことがよくあります。
  • ファイル全体ではなく、必要な箇所だけ送る。 タスクに必要な情報だけを取り出す。
  • 個人を特定できる情報をすべて置き換える。 人名、会社名、住所、電話番号、メールアドレス、口座番号、ID番号、生年月日。同じ人には毎回同じプレースホルダーを使います。その 削除する項目のチェックリスト には、確認すべき項目が記載されています。
  • ファイル名を確認する とともに、コメント、変更履歴、非表示のシート、ドキュメントのプロパティなど、隠れたコンテンツも確認します。
  • 画像とスキャンを確認する。 画像内の文字もテキストです。 スキャン画像やスクリーンショットに含まれる個人データ.
  • 安全なバージョンを読む リスクが高い案件では、別の人にも読んでもらいます。
  • 会話ごとにクライアントは1人だけにする。 チャットで複数のクライアントを混在させないでください。
  • プレースホルダーと実名を対応づけるキーを 貼り付けないでください。

回答が返ってきた後

  • 名前の復元は自分のコンピューターで行います。 こちらを参照 往復作業のワークフロー.
  • 内容を確認する AIは間違えることがあります。存在しない引用を作る、数値を誤る、事実を別の人に結びつける、といったことが起こり得ます。専門家が結果を読み、責任を負います。
  • クライアントの業務に関わるチャットでは 高評価や低評価のボタンを押さないでください。
  • 成果物は AIツールの履歴ではなく、クライアントのファイルに保存します。
  • 不要になったらチャットを削除する （ツールで削除できる場合）。
  • 案件が終了したら、作業用コピーとともにキーも 削除します。

小規模事務所でよくある見落とし

  • スタッフが、すでにスマートフォンに入っている個人用AIアカウントを使ってしまう。
  • 善意からの添付：段落ひとつで十分なのに、PDF全体をアップロードしてしまう。
  • AIの回答を読まずにクライアントへのメールに貼り付ける。
  • キーが、クラウドアシスタントと同期する共有フォルダーに置かれている。
  • 案件終了時に作業データを削除するのを、誰も覚えていない。

こうした問題の多くはテクノロジーではなく習慣によるものです。上記の手順と、案件開始時のリマインダーで改善しましょう。

簡単な記録を残す

簡単な記録で十分です。日付、案件、ツール、一般的な表現での送信内容（内容そのものは記録しない）、確認者を記録します。クライアントや規制当局からAIの取り扱いについて尋ねられたら、この記録に基づいて回答できます。ClientSafeは、個人データそのものを記録せずに、文書を匿名化した日時と、種類ごとに置き換えた項目数を独自のアクティビティログに記録します。このログはCSVレポートとしてエクスポートできます。

問題が起きた場合

  1. 何を、いつ、どのツールに、どのアカウントから送ったかを正確に記録する。
  2. 会話を削除し、アカウントのデータ設定を確認する。
  3. その日のうちに事務所の責任者に伝える。
  4. 規則や契約により、クライアントや規制当局への通知が必要か、また通知期限があるかを確認します。期限付きの通知を求める規則もあります。
  5. 同じことが再発しないよう、手順を変更する。

重大な問題だと確信できるまで待たないでください。問題を認識した時点で期限のカウントが始まる場合があります。

まずはこの一段落のポリシーから

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

スタッフハンドブックに貼り付け、合わない表現を変更し、同意と保存期間に関する独自の規則を追加してください。

スタッフと習慣

  • 誰も読まない文書を作るより、チーム会議で10分説明するほうが効果的です。実際の例をひとつ、変更前と変更後で示してください。
  • 安全な方法を、最も簡単な方法にしましょう。スタッフが手作業で置き換えるのに20分かかるなら、手順を省略してしまいます。
  • 方針は年に2回見直しましょう。ツールや利用規約は変わります。

よくある質問

これはコンプライアンス・プログラムですか？

いいえ。これは一連の習慣です。何が義務付けられているかは、専門職の規則、契約、法律によって決まります。

2人だけの事務所でも、すべて必要ですか？

「作業ごと」のリストは、規模を問わず重要です。それ以外は共有メモに1段落書いておけばよいでしょう。

AIを全面的に禁止すればよいですか？

禁止することはできますが、スタッフが個人アカウントを使う可能性はあります。明確で実行可能な手順のほうが、禁止より守られやすいでしょう。

ClientSafe は、「置き換え」と「復元」の手順を支援します。PC上で識別情報を一貫したプレースホルダーに置き換え、見つかった項目を確認できるよう表示し、その後、回答内の名前を元に戻します。

一般的な情報であり、法律上の助言ではありません。ご自身に適用される規則に合わせて調整してください。