Bij een online redactie- of anonimiseringstool moet u het bestand uploaden dat u probeert te beschermen. Dat kan voor sommige documenten prima zijn en voor andere niet. Dit is wat er met het bestand gebeurt, wat u moet vragen en waarin een lokale tool verschilt.
Wat er gebeurt wanneer u een bestand uploadt
- Het bestand gaat via internet naar de servers van de aanbieder.
- Een server verwerkt het bestand. Vaak gaat het via aanvullende diensten: opslag, wachtrijen, een verwerkingsprovider, een logsysteem.
- Het resultaat wordt naar u teruggestuurd. Of en wanneer het origineel en het resultaat daarna worden verwijderd, wordt bepaald door het beleid van de aanbieder.
- Kopieën kunnen gedurende een bepaalde tijd achterblijven in back-ups, logs, foutmeldingen en ondersteuningstools.
Niets hiervan is ongebruikelijk of sinister. Zo werken webdiensten. Maar het betekent wel dat het bestand, voordat het wordt beschermd, volledig en met alle namen erin is verstuurd naar een bedrijf waar u misschien weinig over weet.
Twee tussenstappen in plaats van één
Als u een AI-tool vragen over het document wilt stellen, voegt een online anonimiseerder een extra tussenstap toe. Uw bestand gaat eerst naar de anonimiseerder en daarna gaat de opgeschoonde tekst naar de AI. Als u het origineel niet in de AI zou plakken, vraag uzelf dan af waarom het wel aanvaardbaar zou zijn om het te uploaden naar een derde partij die alleen belooft het op te schonen. De anonimiseerder kan uitstekende voorwaarden hebben. Toch heeft die het origineel ontvangen.
Vragen die u aan elke online aanbieder moet stellen
- Waar wordt het bestand verwerkt en opgeslagen, en in welk land?
- Hoelang wordt het bewaard, inclusief back-ups en logs, en kunt u het zelf verwijderen?
- Wie heeft toegang: medewerkers, opdrachtnemers, subverwerkers? Is de lijst openbaar?
- Wordt het gebruikt om een model te trainen of te verbeteren, van de aanbieder of van een partner?
- Is er een verwerkersovereenkomst die u kunt ondertekenen als uw regels dat vereisen?
- Wat gebeurt er bij een datalek, en hoe snel wordt u daarvan op de hoogte gebracht?
- Wat staat er in de logs? Bestandsnamen, tekst, IP-adressen?
- Wat wordt er in het account bewaard? Een geschiedenis van elk bestand dat u hebt geüpload, is op zichzelf al een registratie.
Als de antwoorden vaag of afwezig zijn, dan is dat uw antwoord.
Wat ‘lokaal’ betekent en hoe u dat kunt testen
Een lokale tool doet het werk op uw eigen computer. Het bestand wordt van uw schijf gelezen en het resultaat blijft daarop staan. De eenvoudigste test is praktisch: verbreek de internetverbinding en gebruik de tool. Als die werkt, vindt de verwerking plaats op uw machine. Als de tool stopt, wordt er iets verstuurd.
Kijk ook naar wat de aanbieder zegt over netwerkgebruik. ClientSafe doet bijvoorbeeld geen netwerkverzoeken, behalve voor Microsoft Store-licenties, en verzamelt geen telemetrie. Vraag elke aanbieder om een even duidelijke verklaring.
Lokaal betekent niet dat u onzorgvuldig kunt zijn. Controleer wat de tool op uw schijf opslaat, hoe die gegevens worden beschermd en hoe u ze verwijdert. In ClientSafe wordt de tabel die tijdelijke aanduidingen aan echte namen koppelt, versleuteld op uw pc bewaard totdat u de zaak verwijdert.
Naast elkaar
| Vraag | Online tool | Lokale tool |
|---|---|---|
| Verlaat het origineel uw computer? | Ja, volledig | Nee |
| Wie kan het nog meer verwerken? | De aanbieder en diens dienstverleners | Niemand anders |
| Waarop vertrouwt u? | Op hun beleid en hun woord | Op wat u op uw eigen machine kunt controleren |
| Werkt de app offline? | Nee | Dat zou moeten |
| Moet u het resultaat nog steeds controleren? | Ja | Ja |
Wanneer online gebruik prima is
Online tools zijn een redelijke keuze voor documenten met weinig risico: een openbaar rapport, uw eigen concept of een sjabloon. Ze zijn ook eenvoudiger in te stellen. De vraag is niet of online tools slecht zijn. De vraag is of dit specifieke bestand uw machine mag verlaten.
Gratis uploadtools
Een gratis tool die u vraagt een cliëntbestand te uploaden, verdient extra aandacht. Vraag hoe de aanbieder eraan verdient. Als het antwoord onduidelijk is en het beleid maar één alinea lang is, behandel de upload dan alsof u het bestand naar een vreemde stuurt. Een betaalde of gratis tool met een duidelijk beleid, een vermelde bewaartermijn en een manier om uw bestanden te verwijderen, is iets anders. Wat u ook kiest, noteer waarom u die keuze hebt gemaakt, voor het geval een cliënt ernaar vraagt.
Redactie en veilige kopieën zijn verschillende taken
Redactie levert een document op dat u aan iemand anders kunt geven, bijvoorbeeld aan een rechtbank of een wederpartij, waarbij de gevoelige delen voorgoed zijn verwijderd. Een veilige kopie voor AI is een tekstversie waarin identiteiten zijn vervangen door tijdelijke aanduidingen, voor eigen gebruik. Tools zijn ontworpen voor het ene of het andere doel. ClientSafe maakt veilige kopieën voor AI-tools. Het is niet bedoeld om documenten te redigeren die u aan een andere partij of een rechtbank verstrekt. Zie tijdelijke aanduidingen tegenover zwarte balken.
Veelgestelde vragen
Is het voldoende als een aanbieder zegt dat bestanden meteen worden verwijderd?
Dat is een goed teken. Vraag ook naar back-ups, logs en subverwerkers, en bewaar het antwoord schriftelijk.
Is een desktopapp altijd lokaal?
Nee. Sommige desktopapps sturen bestanden naar een server voor verwerking. Test de app terwijl de netwerkverbinding uitgeschakeld is.
Moet u een lokale tool nog steeds controleren?
Ja. Geen enkele tool detecteert alles perfect. Een lokale tool betekent dat het bestand uw pc niet verlaat. Het betekent niet dat alles is gevonden.
ClientSafe werkt op uw pc en laat zien wat er is gevonden, zodat u dit kunt corrigeren voordat u kopieert. Het oorspronkelijke bestand wordt niet gewijzigd; de veilige kopie is wat naar de AI-tool gaat.