온라인 민감정보 삭제 처리 또는 익명화 도구를 사용하려면 보호하려는 파일을 업로드해야 합니다. 일부 문서에는 괜찮을 수 있지만, 다른 문서에는 적절하지 않을 수 있습니다. 파일을 업로드하면 어떤 일이 일어나는지, 무엇을 확인해야 하는지, 로컬 도구는 어떻게 다른지 알아보세요.
파일을 업로드하면 어떤 일이 일어날까요
- 파일은 인터넷을 통해 업체 서버로 전송됩니다.
- 서버에서 파일을 처리합니다. 파일은 저장소, 대기열, 처리 업체, 로그 시스템 등 추가 서비스를 거치는 경우가 많습니다.
- 결과가 사용자에게 돌아옵니다. 그 후 원본과 결과를 삭제하는지, 언제 삭제하는지는 업체의 정책에 달려 있습니다.
- 백업, 로그, 오류 보고서 및 지원 도구에 사본이 일정 기간 남아 있을 수 있습니다.
이 중 어느 것도 특이하거나 악의적인 일은 아닙니다. 웹 서비스가 작동하는 방식입니다. 하지만 파일이 보호되기 전에 파일 전체와 그 안의 모든 이름이 사용자가 잘 알지 못할 수도 있는 회사로 전송된다는 뜻입니다.
한 번이 아니라 두 번 거치는 과정
문서에 관해 AI 도구에 질문하려는 경우, 온라인 익명화 도구를 거치면 한 단계를 더 거치게 됩니다. 파일은 먼저 익명화 도구로 전송된 뒤 정리된 텍스트가 AI로 전달됩니다. 원본을 AI에 붙여 넣지 않으려는 이유가 있다면, 정리해 주겠다고 약속하는 제3자에게 업로드하는 것은 왜 괜찮은지 자문해 보세요. 익명화 도구의 약관이 훌륭할 수는 있습니다. 그래도 그 도구는 원본을 받았습니다.
온라인 업체에 물어볼 질문
- 파일은 어디에서 처리되고 저장되며, 어느 국가에 있나요?
- 파일은 얼마나 오래 보관되나요, 백업과 로그를 포함해 얼마나 보관되며, 사용자가 직접 삭제할 수 있나요?
- 누가 접근할 수 있나요: 직원, 계약업체, 하위 처리업체도 포함되나요? 목록이 공개되어 있나요?
- 파일이 어떤 모델이든 학습하거나 개선하는 데 사용되나요, 업체 자체 모델이든 파트너사의 모델이든 해당되나요?
- 데이터 처리 계약을 체결할 수 있나요 규정상 필요하다면 서명할 수 있나요?
- 침해 사고가 발생하면 어떻게 되나요, 얼마나 빨리 통지받을 수 있나요?
- 로그에는 무엇이 포함되나요? 파일 이름, 텍스트, IP 주소도 포함되나요?
- 계정에는 무엇이 보관되나요? 업로드한 모든 파일의 기록 자체도 하나의 기록입니다.
답변이 모호하거나 아예 없다면, 그것이 곧 답입니다.
“로컬”의 의미와 확인 방법
로컬 도구는 사용자의 컴퓨터에서 작업을 처리합니다. 파일은 디스크에서 읽고 결과도 디스크에 남습니다. 가장 간단한 확인 방법은 직접 해보는 것입니다. 인터넷 연결을 끊고 도구를 사용해 보세요. 작동한다면 처리가 사용자 컴퓨터에서 이루어지는 것입니다. 작동을 멈춘다면 무언가가 전송되고 있는 것입니다.
네트워크 사용에 관한 공급업체의 설명도 확인하세요. 예를 들어 ClientSafe는 Microsoft Store 라이선싱을 제외하면 네트워크 요청을 하지 않으며 텔레메트리도 없습니다. 어떤 공급업체에든 이처럼 명확하게 설명해 달라고 요청하세요.
로컬 도구라고 해서 부주의하게 사용해도 되는 것은 아닙니다. 도구가 디스크에 무엇을 저장하는지, 어떻게 보호하는지, 어떻게 삭제하는지 확인하세요. ClientSafe에서는 플레이스홀더와 실제 이름을 연결하는 표가 사용자가 사례를 삭제할 때까지 PC에 암호화되어 저장됩니다.
나란히 비교
| 질문 | 온라인 도구 | 로컬 도구 |
|---|---|---|
| 원본이 사용자 컴퓨터를 떠나나요? | 예, 전체가 전송됩니다 | 아니요 |
| 누가 파일을 처리할 수 있나요? | 공급업체와 그 공급업체의 서비스 제공업체 | 다른 사람은 없습니다 |
| 무엇을 신뢰해야 하나요? | 공급업체의 정책과 약속 | 사용자 컴퓨터에서 직접 확인할 수 있는 것 |
| 오프라인에서도 작동하나요? | 아니요 | 검토해야 합니다 |
| 결과를 그래도 검토해야 하나요? | 예 | 예 |
온라인 도구를 사용해도 괜찮은 경우
위험성이 낮은 문서에는 온라인 도구를 사용하는 것이 합리적입니다. 예를 들면 공개 보고서, 본인이 작성한 초안, 서식 등이 있습니다. 온라인 도구는 설정하기도 더 쉽습니다. 온라인 도구가 나쁜지 여부가 핵심은 아닙니다. 이 특정 파일이 사용자 컴퓨터를 떠나도 되는지가 핵심입니다.
무료 업로드 도구
고객 파일을 업로드하라고 요구하는 무료 도구라면 각별히 주의를 기울여야 합니다. 어떻게 운영 비용을 충당하는지 물어보세요. 답이 명확하지 않고 정책이 한 문단에 불과하다면, 업로드는 파일을 낯선 사람에게 보내는 것처럼 여기세요. 정책이 명확하고 보관 기간을 명시하며 파일을 삭제할 방법을 제공하는 유료 또는 무료 도구는 다릅니다. 무엇을 선택하든 고객이 물어볼 경우를 대비해 선택 이유를 기록해 두세요.
정보 가리기와 안전한 사본 만들기는 서로 다른 작업입니다
민감정보 삭제 처리는 법원이나 거래 상대방 등 다른 사람에게 전달할 수 있도록 민감한 부분을 영구적으로 제거한 문서를 만듭니다. AI용 안전 사본은 사용자가 직접 쓰기 위해 신원을 플레이스홀더로 바꾼 텍스트 버전입니다. 도구는 둘 중 하나의 작업을 위해 만들어집니다. ClientSafe는 AI 도구용 안전 사본을 만듭니다. 다른 당사자나 법원에 보낼 문서의 민감정보를 삭제 처리하는 용도가 아닙니다. 다음을 참조하세요. 자리표시자와 검은 막대의 차이.
자주 묻는 질문
공급업체가 파일을 즉시 삭제한다고 하면 그것으로 충분한가요?
좋은 신호입니다. 백업, 로그, 하위 처리업체에 대해서도 물어보고 답변을 서면으로 보관하세요.
데스크톱 앱은 항상 로컬에서 작동하나요?
아닙니다. 일부 데스크톱 앱은 파일을 서버로 보내 처리합니다. 네트워크를 끄고 확인해 보세요.
로컬 도구도 검토해야 하나요?
예. 어떤 도구든 감지가 완벽하지 않습니다. 로컬 도구란 파일이 PC를 떠나지 않는다는 뜻입니다. 모든 항목이 감지되었다는 뜻은 아닙니다.
ClientSafe PC에서 실행되며 발견한 내용을 보여주므로 복사하기 전에 수정할 수 있습니다. 원본 파일은 변경되지 않고, AI 도구에 전달되는 것은 안전 사본입니다.