ローカルの墨消しツールとオンラインツール：ファイルをアップロードすると何が起きるか

オンラインの墨消しツールや匿名化ツールでは、保護しようとしているファイルのアップロードが求められます。文書によっては問題ありませんが、別の文書では適切ではないことがあります。ファイルに何が起こるのか、何を確認すべきか、ローカルツールとは何が違うのかを説明します。

ファイルをアップロードすると何が起きるか

1. ファイルはインターネット経由で事業者のサーバーに送られます。
2. サーバーがファイルを処理します。多くの場合、保存先、処理待ちキュー、処理事業者、ログシステムなど、さらに別のサービスを経由します。
3. 処理結果があなたに返されます。原本と結果がその後削除されるか、いつ削除されるかは、事業者のポリシーによって決まります。
4. バックアップ、ログ、エラーレポート、サポート用ツールには、一定期間コピーが残る場合があります。

これらは珍しいことでも、不審なことでもありません。ウェブサービスの仕組みです。ただし、ファイルが保護される前に、氏名をすべて含んだ完全な状態で、あなたがほとんど知らないかもしれない企業に送られることを意味します。

1回ではなく2回、外部に渡る

目的がAIツールに文書について尋ねることなら、オンラインの匿名化ツールを使うと、外部に渡る回数が増えます。ファイルはまず匿名化ツールに送られ、その後、処理済みのテキストがAIに送られます。原本をAIに貼り付けるのをためらうなら、クリーニングすると約束するだけの第三者にアップロードしてもよいのか、自問してください。匿名化ツールの利用規約が非常に優れたものかもしれません。それでも、原本を受け取ることに変わりはありません。

オンライン事業者に確認すること

• ファイルはどこで処理・保存され、どの国に置かれますか？
• どのくらいの期間保存されますか 。バックアップやログも含めて、あなた自身で削除できますか？
• 誰がアクセスできますか？ 職員、請負業者、再委託先などです。アクセスできる人の一覧は公開されていますか？
• いずれかのモデルの学習や改善に使われますか？ 自社のモデルですか、それとも提携先のモデルですか？
• データ処理契約を締結できますか？ 規則上必要な場合に署名できる契約ですか？
• 情報漏えいが起きた場合はどうなりますか？ どれくらい早く通知されますか？
• ログには何が記録されますか？ ファイル名、テキスト、IPアドレスなどですか？
• アカウントには何が保存されますか？ アップロードしたすべてのファイルの履歴も、それ自体が記録になります。

回答が曖昧だったり、見つからなかったりするなら、それが答えです。

「ローカル」とは何か、確認する方法

ローカルツールは、あなた自身のコンピューター上で作業します。ファイルはディスクから読み込まれ、処理結果もその中に保存されます。最も簡単な確認方法は、実際に試すことです。インターネットを切断してツールを使ってください。動作すれば、処理はあなたのマシン上で行われています。止まるなら、何かが送信されています。

ネットワークの利用について、事業者の説明も確認してください。たとえばClientSafeはMicrosoft Storeのライセンス確認を除き、ネットワークリクエストを行わず、テレメトリもありません。どの事業者にも、同じくらい明確な説明を求めてください。

ローカルだからといって、扱いに注意しなくてよいわけではありません。ツールがディスク上に何を保存するのか、どう保護するのか、どう削除するのかを確認してください。ClientSafeでは、プレースホルダーと実際の氏名を対応させる表が暗号化され、案件を削除するまでPC上に保存されます。

比較

オンラインで問題ない場合

公開レポート、自分の草案、ひな型など、リスクの低い文書にはオンラインツールが妥当な選択肢です。設定も簡単です。問題は、オンラインツールが悪いかどうかではありません。この特定のファイルを自分のマシンから出してよいかどうかです。

無料のアップロードツール

顧客のファイルのアップロードを求める無料ツールには、特に注意を払う必要があります。何によって運営費をまかなっているのか尋ねてください。回答が明確でなく、ポリシーも一段落しかないなら、見知らぬ相手にファイルを送るのと同じだと考えてください。明確なポリシー、明記された保存期間、ファイルを削除する方法があるなら、有料・無料を問わず、話は別です。どのツールを選んでも、顧客から尋ねられたときに備え、選んだ理由を記録しておきましょう。

墨消しと安全なコピー作成は別の作業

墨消しでは、裁判所や相手方などに渡すため、機密部分を完全に削除した文書を作成します。AI向けの安全なコピーは、自分で使うために、本人を特定できる情報をプレースホルダーに置き換えたテキスト版です。ツールはどちらか一方の用途向けに作られています。ClientSafeはAIツール向けの安全なコピーを作成します。他者や裁判所に提出する文書の墨消しには使いません。詳しくは プレースホルダーと黒塗りの違い.

よくある質問

事業者がファイルを即時に削除すると言っていれば、それで十分ですか？

それは良い兆候です。バックアップ、ログ、再委託先についても尋ね、回答を書面で保管してください。

デスクトップアプリなら必ずローカルで処理されますか？

いいえ。デスクトップアプリの中には、処理のためにファイルをサーバーへ送るものもあります。ネットワークを切断して試してください。

ローカルツールでも確認は必要ですか？

はい。どのツールでも検出は完全ではありません。ローカルツールとは、ファイルがPCから出ないという意味です。すべての情報が見つかったという意味ではありません。

ClientSafe はPC上で動作し、検出した内容を表示するため、コピーする前に修正できます。原本ファイルは変更されず、AIツールに送るのは安全なコピーです。