Uma ferramenta online de remoção de informações ou anonimização pede que você envie o arquivo que está tentando proteger. Isso pode ser adequado para alguns documentos e inadequado para outros. Veja o que acontece com o arquivo, o que perguntar e em que uma ferramenta local é diferente.
O que acontece quando você envia um arquivo
- O arquivo viaja pela internet até os servidores do fornecedor.
- Um servidor o processa. Muitas vezes, ele passa por outros serviços: armazenamento, filas, um provedor de processamento, um sistema de registros.
- O resultado volta para você. A política do fornecedor determina se e quando o original e o resultado são excluídos.
- Cópias podem permanecer em backups, registros, relatórios de erros e ferramentas de suporte por algum tempo.
Nada disso é incomum ou suspeito. É assim que os serviços web funcionam. Mas isso significa que, antes de ser protegido, o arquivo foi enviado na íntegra, com todos os nomes, a uma empresa sobre a qual talvez você saiba pouco.
Dois percursos em vez de um
Se o objetivo é perguntar sobre o documento a uma ferramenta de IA, um anonimizador online acrescenta mais uma etapa. Seu arquivo vai primeiro para o anonimizador e, depois, o texto limpo vai para a IA. Se você não colaria o original na IA, pergunte-se por que seria aceitável enviá-lo a terceiros que apenas prometem limpá-lo. O anonimizador pode ter excelentes termos. Ainda assim, recebeu o original.
Perguntas a fazer a qualquer fornecedor online
- Onde o arquivo é processado e armazenado, e em que país?
- Por quanto tempo ele é mantido, incluindo backups e registros, e você pode excluí-lo por conta própria?
- Quem pode acessá-lo: funcionários, prestadores de serviços, subprocessadores? A lista é publicada?
- Ele é usado para treinar ou aprimorar algum modelo, do fornecedor ou de um parceiro?
- Existe um contrato de tratamento de dados que você possa assinar, caso suas regras exijam um?
- O que acontece em caso de violação, e com que rapidez você seria informado?
- O que os registros contêm? Nomes de arquivos, textos, endereços IP?
- O que a conta armazena? Um histórico de todos os arquivos enviados é, por si só, um registro.
Se as respostas forem vagas ou inexistentes, essa é a resposta.
O que significa “local” e como testar
Uma ferramenta local faz o trabalho no seu próprio computador. O arquivo é lido do seu disco e o resultado permanece nele. O teste mais simples é prático: desconecte-se da internet e use a ferramenta. Se funcionar, o processamento ocorre na sua máquina. Se parar, algo está sendo enviado.
Consulte também o que o fornecedor diz sobre o uso da rede. O ClientSafe, por exemplo, não faz solicitações de rede, exceto para o licenciamento do Microsoft Store, e não tem telemetria. Peça a qualquer fornecedor uma declaração igualmente clara.
Local não significa descuidado. Confira o que a ferramenta armazena no seu disco, como protege esses dados e como excluí-los. No ClientSafe, a tabela que relaciona os marcadores aos nomes reais fica armazenada de forma criptografada no seu PC até você excluir o caso.
Lado a lado
| Pergunta | Ferramenta online | Ferramenta local |
|---|---|---|
| O original sai do seu computador? | Sim, na íntegra | Não |
| Quem mais pode manipulá-lo? | O fornecedor e seus prestadores de serviços | Ninguém mais |
| Em que você confia? | Na política e na palavra deles | No que você pode verificar na sua própria máquina |
| Funciona sem ligação à Internet? | Não | Deveria |
| Você ainda precisa revisar o resultado? | Sim | Sim |
Quando usar uma ferramenta online é aceitável
Ferramentas online são uma opção razoável para documentos de baixo risco: um relatório público, seu próprio rascunho, um modelo. Também são mais fáceis de configurar. A questão não é se as ferramentas online são ruins. É se este arquivo específico deve sair da sua máquina.
Ferramentas gratuitas para envio de arquivos
Uma ferramenta gratuita que pede que você envie um arquivo de cliente merece atenção redobrada. Pergunte como ela se sustenta. Se a resposta não for clara e a política tiver apenas um parágrafo, trate o envio como se estivesse mandando o arquivo a um desconhecido. Uma ferramenta paga ou gratuita com uma política clara, um prazo de retenção declarado e uma forma de excluir seus arquivos é outra coisa. Seja qual for sua escolha, anote por que a escolheu, caso um cliente pergunte.
Redação e criação de versões seguras são tarefas diferentes
A remoção de informações gera um documento que você pode entregar a outra pessoa, como um tribunal ou a parte contrária, com as partes confidenciais removidas de forma permanente. Uma versão segura para IA é uma versão em texto na qual as identidades são substituídas por marcadores, para uso próprio. As ferramentas são feitas para uma função ou outra. O ClientSafe cria versões seguras para ferramentas de IA. Ele não serve para remover informações de documentos que você envia a outra parte ou a um tribunal. Consulte marcadores em comparação com barras pretas.
Perguntas frequentes
Se um fornecedor diz que os arquivos são excluídos imediatamente, isso é suficiente?
É um bom sinal. Pergunte também sobre backups, registros e subprocessadores, e guarde a resposta por escrito.
Um aplicativo para computador é sempre local?
Não. Alguns aplicativos para computador enviam os arquivos a um servidor para processamento. Faça o teste com a rede desligada.
Uma ferramenta local ainda exige revisão?
Sim. Nenhuma ferramenta detecta tudo com perfeição. Uma ferramenta local significa que o arquivo não sai do seu PC. Não significa que tudo tenha sido encontrado.
ClientSafe funciona no seu PC e mostra o que encontrou para que você possa corrigir antes de copiar. O arquivo original não é alterado, e a versão segura é o que vai para a ferramenta de IA.