Ett onlineredigerings- eller anonymiseringsverktyg ber dig ladda upp filen du försöker skydda. Det kan vara lämpligt för vissa dokument och olämpligt för andra. Här går vi igenom vad som händer med filen, vad du bör fråga och hur ett lokalt verktyg skiljer sig.
Vad händer när du laddar upp en fil?
- Filen skickas via internet till leverantörens servrar.
- En server bearbetar den. Ofta passerar den genom fler tjänster: lagring, köer, en bearbetningsleverantör och ett loggningssystem.
- Resultatet skickas tillbaka till dig. Om och när originalet och resultatet raderas avgörs av leverantörens policy.
- Kopior kan finnas kvar i säkerhetskopior, loggar, felrapporter och supportverktyg under en tid.
Inget av detta är ovanligt eller illvilligt. Så fungerar webbtjänster. Men det innebär att filen, innan den skyddas, har skickats i sin helhet och med alla namn i den till ett företag som du kanske vet väldigt lite om.
Två överföringar i stället för en
Om målet är att fråga ett AI-verktyg om dokumentet innebär en onlineanonymisering ytterligare ett led. Filen skickas först till anonymiseringstjänsten och därefter går den rensade texten till AI:n. Om du inte skulle klistra in originalet i AI:n bör du fråga dig varför det är acceptabelt att ladda upp det till en tredje part som bara lovar att rensa det. Anonymiseringstjänsten kan ha utmärkta villkor. Den har ändå fått originalet.
Frågor att ställa till alla onlineleverantörer
- Var bearbetas och lagras filen, och i vilket land?
- Hur länge sparas den, inklusive i säkerhetskopior och loggar, och kan du själv radera den?
- Vem kan få tillgång till den: personal, uppdragstagare, underleverantörer? Är listan offentlig?
- Används den för att träna eller förbättra någon modell, deras egen eller en partners?
- Finns det ett personuppgiftsbiträdesavtal som du kan underteckna om dina regler kräver det?
- Vad händer vid ett dataintrång, och hur snabbt skulle du få veta det?
- Vad innehåller loggarna? Filnamn, text, IP-adresser?
- Vad sparas på kontot? En historik över alla filer du har laddat upp är i sig en dokumentation.
Om svaren är vaga eller saknas är det i sig ett svar.
Vad ”lokalt” innebär och hur du testar det
Ett lokalt verktyg utför arbetet på din egen dator. Filen läses från din disk och resultatet stannar där. Det enklaste testet är praktiskt: koppla från internet och använd verktyget. Om det fungerar sker bearbetningen på din dator. Om det slutar fungera skickas något någonstans.
Titta också på vad leverantören säger om nätverksanvändning. ClientSafe gör till exempel inga nätverksanrop förutom för Microsoft Store-licensiering och har ingen telemetri. Be vilken leverantör som helst om ett lika tydligt besked.
Lokalt betyder inte att du kan vara oförsiktig. Kontrollera vad verktyget sparar på din disk, hur det skyddar uppgifterna och hur du raderar dem. I ClientSafe lagras tabellen som kopplar platshållare till riktiga namn krypterad på din dator tills du raderar ärendet.
Sida vid sida
| Fråga | Onlineverktyg | Lokalt verktyg |
|---|---|---|
| Lämnar originalet din dator? | Ja, i sin helhet | Nej |
| Vem mer kan hantera det? | Leverantören och dess tjänsteleverantörer | Ingen annan |
| Vad förlitar du dig på? | Deras policy och deras ord | Det du själv kan kontrollera på din dator |
| Fungerar den offline? | Nej | Det bör den göra |
| Behöver du fortfarande granska resultatet? | Ja | Ja |
När onlinetjänster fungerar bra
Onlineverktyg är ett rimligt val för dokument med låg risk: en offentlig rapport, ditt eget utkast eller en mall. De är också enklare att komma igång med. Frågan är inte om onlineverktyg är dåliga. Frågan är om just den här filen bör lämna din dator.
Kostnadsfria uppladdningsverktyg
Ett kostnadsfritt verktyg som ber dig ladda upp en klientfil förtjänar extra uppmärksamhet. Ta reda på hur det finansieras. Om svaret är oklart och policyn bara är ett stycke lång bör du behandla uppladdningen som att skicka filen till en främling. Ett kostnadsfritt eller betalt verktyg med en tydlig policy, en angiven lagringstid och möjlighet att radera dina filer är en annan sak. Oavsett vad du väljer bör du anteckna varför du valde det, ifall en klient frågar.
Redigering och säkra kopior är olika uppgifter
Redigering skapar ett dokument som du kan lämna till någon annan, till exempel en domstol eller en motpart, där de känsliga delarna har tagits bort permanent. En säker kopia för AI är en textversion där identiteter har ersatts med platshållare och som du använder själv. Verktyg är byggda för det ena eller det andra. ClientSafe skapar säkra kopior för AI-verktyg. Det är inte avsett för att redigera dokument som du skickar till en annan part eller en domstol. Se platshållare jämfört med svarta fält.
Vanliga frågor
Räcker det om en leverantör säger att filer raderas omedelbart?
Det är ett gott tecken. Fråga också om säkerhetskopior, loggar och underleverantörer, och spara svaret skriftligt.
Är en datorapp alltid lokal?
Nej. Vissa datorappar skickar filer till en server för bearbetning. Testa med nätverksanslutningen avstängd.
Behöver man ändå granska resultatet från ett lokalt verktyg?
Ja. Inget verktyg hittar allt perfekt. Ett lokalt verktyg innebär att filen inte lämnar din dator. Det innebär inte att allt har hittats.
ClientSafe körs på din dator och visar vad den har hittat så att du kan rätta till det innan du kopierar. Originalfilen ändras inte, och det är den säkra kopian som skickas till AI-verktyget.