Онлайн-инструмент для удаления данных из документа или анонимизации просит загрузить файл, который вы пытаетесь защитить. Для одних документов это может быть приемлемо, для других — нет. Вот что происходит с файлом, о чём следует спросить и чем локальный инструмент отличается от онлайн-сервиса.
Что происходит при загрузке файла
- Файл передаётся через интернет на серверы поставщика.
- Сервер обрабатывает файл. Часто он проходит через дополнительные сервисы: хранилища, очереди, службу обработки, систему журналирования.
- Результат возвращается вам. Удаляются ли затем оригинал и результат и когда именно — определяется политикой поставщика.
- Копии могут некоторое время оставаться в резервных копиях, журналах, отчётах об ошибках и инструментах поддержки.
В этом нет ничего необычного или подозрительного. Так работают веб-сервисы. Но это означает, что прежде чем файл будет защищён, он целиком, со всеми именами, отправляется компании, о которой вы можете знать очень мало.
Два этапа передачи вместо одного
Если вы хотите задать ИИ вопрос о документе, онлайн-анонимайзер добавляет ещё один этап передачи. Сначала файл отправляется анонимайзеру, затем очищенный текст — ИИ. Если вы не стали бы вставлять оригинал в ИИ, спросите себя, почему вы готовы загрузить его третьей стороне, которая лишь обещает очистить файл. У анонимайзера могут быть отличные условия. Но оригинал всё равно попал к нему.
Что спросить у любого онлайн-поставщика
- Где обрабатывается и хранится файл и в какой стране?
- Как долго он хранится, включая резервные копии и журналы, и можете ли вы удалить его самостоятельно?
- Кто может получить к нему доступ: сотрудники, подрядчики, субобработчики? Опубликован ли их список?
- Используется ли он для обучения или улучшения каких-либо моделей, своих или партнёрских?
- Есть ли соглашение об обработке данных, которое вы можете подписать, если этого требуют ваши правила?
- Что происходит в случае утечки данных, и как быстро вас уведомят?
- Что содержится в журналах? Имена файлов, текст, IP-адреса?
- Какие данные хранятся в учётной записи? История всех загруженных вами файлов сама по себе является записью.
Если ответы расплывчатые или отсутствуют, это и есть ответ.
Что означает «локальный» и как это проверить
Локальный инструмент выполняет работу на вашем компьютере. Файл считывается с диска, а результат остаётся на нём. Самая простая проверка — практическая: отключитесь от интернета и воспользуйтесь инструментом. Если он работает, обработка выполняется на вашем компьютере. Если перестаёт работать, значит, что-то передаётся.
Также изучите, что поставщик сообщает об использовании сети. Например, ClientSafe не отправляет сетевых запросов, кроме запросов для лицензирования Microsoft Store, и не использует телеметрию. Попросите любого поставщика дать столь же ясное заявление.
Локальная обработка не означает, что можно быть небрежным. Проверьте, что инструмент хранит на вашем диске, как защищает эти данные и как их удалить. В ClientSafe таблица, связывающая заполнители с настоящими именами, хранится в зашифрованном виде на вашем компьютере, пока вы не удалите дело.
Сравнение
| Вопрос | Онлайн-инструмент | Локальный инструмент |
|---|---|---|
| Покидает ли оригинал ваш компьютер? | Да, целиком | Нет |
| Кто ещё может обрабатывать файл? | Поставщик и его подрядчики | Никто другой |
| На что вы полагаетесь? | На их политику и обещания | На то, что можно проверить на собственном компьютере |
| Работает ли приложение без интернета? | Нет | Должен |
| Нужно ли вам всё равно проверить результат? | Да | Да |
Когда онлайн-инструмент подходит
Онлайн-инструменты — разумный выбор для документов с низким уровнем риска: публичного отчёта, вашего собственного черновика, шаблона. Их также проще настроить. Вопрос не в том, плохи ли онлайн-инструменты. Вопрос в том, должен ли именно этот файл покинуть ваш компьютер.
Бесплатные инструменты для загрузки файлов
К бесплатному инструменту, который просит загрузить файл клиента, следует отнестись с особым вниманием. Спросите, за счёт чего он окупается. Если ответ неясен, а политика занимает всего один абзац, считайте загрузку передачей файла незнакомцу. Платный или бесплатный инструмент с ясной политикой, указанным сроком хранения и возможностью удалить файлы — совсем другое дело. Что бы вы ни выбрали, зафиксируйте причину выбора на случай, если клиент спросит.
Редактирование документов и создание безопасных копий — разные задачи
При удалении конфиденциальных данных создаётся документ, который можно передать кому-то ещё, например суду или контрагенту, с окончательно удалёнными конфиденциальными фрагментами. Безопасная копия для ИИ — это текстовая версия для личного пользования, в которой личности заменены заполнителями. Инструменты разрабатываются для одной задачи или другой. ClientSafe создаёт безопасные копии для инструментов ИИ. Он не предназначен для удаления конфиденциальных данных из документов, которые вы передаёте другой стороне или суду. См. заполнителях и чёрных полосах.
Часто задаваемые вопросы
Достаточно ли, если поставщик заявляет, что файлы удаляются немедленно?
Это хороший знак. Также спросите о резервных копиях, журналах и субобработчиках и сохраните ответ в письменном виде.
Всегда ли настольное приложение работает локально?
Нет. Некоторые настольные приложения отправляют файлы на сервер для обработки. Проверьте, как оно работает при отключённой сети.
Нужно ли проверять результат работы локального инструмента?
Да. Ни один инструмент не распознаёт всё безошибочно. Локальный инструмент означает, что файл не покидает ваш компьютер. Это не означает, что найдено всё.
ClientSafe работает на вашем компьютере и показывает найденные данные, чтобы вы могли исправить их перед копированием. Исходный файл не изменяется, а в инструмент ИИ отправляется безопасная копия.