在线涂黑或匿名化工具会要求你上传想要保护的文件。这对于某些文档可能没问题，对于另一些则可能不合适。以下说明文件会如何处理、应该询问什么，以及本地工具有何不同。
上传文件后会发生什么
- 文件会通过互联网传输到供应商的服务器。
- 服务器会处理文件。文件通常还会经过其他服务：存储、队列、处理服务提供商、日志系统。
- 处理结果会返回给你。之后是否删除原件和处理结果、何时删除，均由供应商的政策决定。
- 副本可能会在备份、日志、错误报告和支持工具中保留一段时间。
这些情况并不罕见，也不代表有什么恶意。这就是网络服务的运作方式。但这意味着，在文件受到保护之前，它已经连同其中的每一个姓名一起完整地发送给了一家你可能知之甚少的公司。
不是一次传输，而是两次
如果你想向 AI 工具咨询文档内容，在线匿名化工具就多增加了一次传输。文件先发送给匿名化工具，然后清理后的文本再发送给 AI。如果你不愿意把原件粘贴到 AI 中，就应该问问自己，为什么可以把文件上传给一个只承诺会清理文件的第三方。匿名化工具的条款可能非常出色，但它依然收到了原件。
应该向任何在线供应商提出的问题
- 文件在哪里处理和存储，在哪个国家？
- 文件会保留多久， 包括备份和日志在内；你能否自行删除？
- 谁可以访问： 员工、承包商、分包处理商？名单是否公开？
- 文件会用于训练或改进任何模型吗， 无论是该供应商自己的模型还是合作伙伴的模型？
- 你能否签署数据处理协议， 如果你的规定要求签署此类协议？
- 发生数据泄露时会怎样处理， 他们会多快通知你？
- 日志包含什么内容？ 文件名、文本、IP 地址？
- 账号中会保存什么？ 你上传过的每个文件的历史记录，本身就是一份记录。
如果回答含糊不清或缺失，那本身就是答案。
“本地”是什么意思，以及如何进行测试
本地工具在你自己的电脑上完成处理。文件从你的磁盘读取，结果也保留在磁盘上。最简单的测试方法很实际：断开互联网，然后使用该工具。如果它仍能运行，处理就在你的设备上进行。如果它停止运行，就说明有内容正在被发送出去。
也要查看供应商对网络使用情况的说明。例如，ClientSafe 除了 Microsoft Store 授权之外，不会发出任何网络请求，也没有遥测功能。要求任何供应商都给出同样直白的说明。
本地处理不代表可以疏忽。请检查该工具在磁盘上存储什么、如何保护这些内容，以及如何删除它们。在 ClientSafe 中，将占位符与真实姓名对应起来的表格会加密存储在你的电脑上，直到你删除该案件。
并列对比
| 问题 | 在线工具 | 本地工具 |
|---|---|---|
| 原件会离开你的电脑吗？ | 会，完整文件都会离开 | 否 |
| 还有谁可能处理文件？ | 供应商及其服务提供商 | 没有其他人 |
| 你依赖什么？ | 他们的政策和承诺 | 你可以在自己的设备上检查的内容 |
| 离线时能用吗？ | 否 | 应该会 |
| 你仍需要检查处理结果吗？ | 是 | 是 |
什么情况下在线工具可以接受
对于风险较低的文档，在线工具是合理的选择：公开报告、你自己的草稿、模板。它们也更容易设置。问题不在于在线工具好不好，而在于这份特定文件是否应该离开你的设备。
免费上传工具
免费工具要求你上传客户文件时，值得格外留意。问问它如何维持运营。如果对方说不清楚，隐私政策也只有一段话，就把上传视为将文件交给陌生人。政策清晰、说明了保留期限并提供文件删除方式的付费或免费工具，则是另一回事。无论你选择什么，都要记录自己选择它的理由，以备客户询问。
涂黑和制作安全副本是两种不同的工作
正式涂黑处理会生成一份可交给他人（例如法院或交易对手）的文档，并永久遮盖其中的敏感内容。供 AI 使用的安全副本则是供你自己使用的文本版本，其中的身份信息已替换为占位符。工具各有用途。ClientSafe 用于制作供 AI 工具使用的安全副本。它不适用于对要交给他方或法院的文档进行涂黑处理。请参阅 占位符与黑条的比较.
常见问题
如果供应商说文件会立即删除，这样就够了吗？
这是个好迹象。还要询问备份、日志和分处理者的情况，并以书面形式保留答复。
桌面应用一定是本地运行的吗？
不是。有些桌面应用会把文件发送到服务器进行处理。请在关闭网络的情况下测试。
本地工具仍然需要检查吗？
是的。任何工具的检测都不可能完美。本地工具意味着文件不会离开你的电脑，并不意味着所有内容都已被发现。
ClientSafe 在你的电脑上运行，并显示它发现的内容，让你在复制之前进行更正。原始文件不会被修改，发送给 AI 工具的是安全副本。