Narzędzie online do redagowania lub anonimizacji prosi o przesłanie pliku, który próbujesz chronić. W przypadku niektórych dokumentów może to być właściwe rozwiązanie, a w przypadku innych — nie. Oto, co dzieje się z plikiem, o co pytać i czym różni się narzędzie lokalne.
Co dzieje się po przesłaniu pliku
- Plik przesyłany jest przez internet na serwery dostawcy.
- Serwer go przetwarza. Często przechodzi on przez dodatkowe usługi: przechowywanie, kolejki zadań, dostawcę usług przetwarzania i system rejestrowania zdarzeń.
- Wynik wraca do Ciebie. To, czy i kiedy oryginał oraz wynik są później usuwane, określa polityka dostawcy.
- Kopie mogą przez pewien czas pozostawać w kopiach zapasowych, dziennikach, raportach o błędach i narzędziach pomocy technicznej.
Nic z tego nie jest niezwykłe ani podejrzane. Tak działają usługi internetowe. Oznacza to jednak, że zanim plik zostanie zabezpieczony, jest wysyłany w całości, ze wszystkimi zawartymi w nim nazwiskami, do firmy, o której możesz niewiele wiedzieć.
Dwa etapy zamiast jednego
Jeśli chcesz zapytać narzędzie AI o dokument, internetowy anonimizator dodaje jeden etap. Twój plik najpierw trafia do anonimizatora, a następnie oczyszczony tekst trafia do AI. Jeśli nie wkleiłbyś oryginału do AI, zastanów się, dlaczego akceptujesz przesłanie go podmiotowi trzeciemu, który jedynie obiecuje go oczyścić. Anonimizator może mieć świetne warunki. Mimo to otrzymał oryginał.
Pytania, które warto zadać każdemu dostawcy online
- Gdzie plik jest przetwarzany i przechowywany, i w jakim kraju?
- Jak długo jest przechowywany, w tym w kopiach zapasowych i dziennikach, i czy możesz samodzielnie go usunąć?
- Kto może uzyskać do niego dostęp: pracownicy, podwykonawcy, podwykonawcy dalszego stopnia? Czy lista jest opublikowana?
- Czy plik jest wykorzystywany do trenowania lub ulepszania jakiegokolwiek modelu, własnego czy należącego do partnera?
- Czy możesz podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych, jeśli wymagają tego obowiązujące Cię zasady?
- Co dzieje się w razie naruszenia bezpieczeństwa, i jak szybko otrzymasz o nim informację?
- Co zawierają dzienniki? Nazwy plików, tekst, adresy IP?
- Jakie dane przechowuje konto? Historia każdego przesłanego pliku sama w sobie stanowi dokumentację.
Jeśli odpowiedzi są niejasne albo ich brakuje, to właśnie jest odpowiedź.
Co oznacza „lokalne” i jak to sprawdzić
Narzędzie lokalne wykonuje pracę na Twoim komputerze. Plik jest odczytywany z dysku, a wynik pozostaje na komputerze. Najprostszy test jest praktyczny: odłącz internet i użyj narzędzia. Jeśli działa, przetwarzanie odbywa się na Twoim komputerze. Jeśli przestaje działać, coś jest wysyłane.
Sprawdź też, co dostawca mówi o korzystaniu z sieci. Na przykład ClientSafe nie wysyła żądań sieciowych poza żądaniami dotyczącymi licencji Microsoft Store i nie gromadzi danych telemetrycznych. Poproś każdego dostawcę o równie jasne oświadczenie.
Lokalne działanie nie oznacza, że można zaniedbać kwestie bezpieczeństwa. Sprawdź, co narzędzie przechowuje na dysku, jak to zabezpiecza i jak można to usunąć. W ClientSafe tabela łącząca symbole zastępcze z prawdziwymi nazwiskami jest przechowywana w postaci zaszyfrowanej na Twoim komputerze do chwili usunięcia sprawy.
Porównanie obok siebie
| Pytanie | Narzędzie online | Narzędzie lokalne |
|---|---|---|
| Czy oryginał opuszcza Twój komputer? | Tak, w całości | Nie |
| Kto jeszcze może mieć z nim do czynienia? | Dostawca i jego usługodawcy | Nikt inny |
| Na czym polegasz? | Na ich polityce i deklaracjach | Na tym, co możesz sprawdzić na własnym komputerze |
| Czy aplikacja działa offline? | Nie | Powinno |
| Czy nadal musisz sprawdzić wynik? | Tak | Tak |
Kiedy rozwiązanie online jest w porządku
Narzędzia online są rozsądnym wyborem w przypadku dokumentów o niewielkim ryzyku: publicznego raportu, własnego projektu czy wzoru. Łatwiej je też skonfigurować. Pytanie nie brzmi, czy narzędzia online są złe, lecz czy ten konkretny plik powinien opuścić Twój komputer.
Bezpłatne narzędzia, do których przesyła się pliki
Darmowe narzędzie, które prosi o przesłanie pliku klienta, wymaga szczególnej uwagi. Zastanów się, jak zarabia na siebie. Jeśli odpowiedź nie jest jasna, a polityka liczy tylko jeden akapit, potraktuj przesłanie pliku jak wysłanie go obcej osobie. Płatne lub bezpłatne narzędzie z jasną polityką, okresem przechowywania i możliwością usunięcia plików to inna sytuacja. Niezależnie od wyboru, zanotuj, dlaczego go dokonałeś, na wypadek pytań klienta.
Redagowanie dokumentu i przygotowanie bezpiecznej kopii to różne zadania
Trwałe usunięcie poufnych fragmentów pozwala uzyskać dokument, który można przekazać komuś innemu, na przykład sądowi lub stronie przeciwnej. Bezpieczna kopia na potrzeby AI to tekst, w którym tożsamości zastąpiono symbolami zastępczymi do własnego użytku. Narzędzia są przeznaczone do jednego albo drugiego celu. ClientSafe tworzy bezpieczne kopie na potrzeby narzędzi AI. Nie służy do trwałego usuwania poufnych fragmentów z dokumentów przekazywanych innej stronie ani sądowi. Zobacz symbolach zastępczych i czarnych paskach.
Często zadawane pytania
Jeśli dostawca twierdzi, że pliki są natychmiast usuwane, czy to wystarczy?
To dobry znak. Zapytaj też o kopie zapasowe, dzienniki i podwykonawców dalszego stopnia oraz zachowaj odpowiedź na piśmie.
Czy aplikacja na komputer stacjonarny zawsze działa lokalnie?
Nie. Niektóre aplikacje na komputer stacjonarny wysyłają pliki na serwer w celu przetworzenia. Przeprowadź test przy wyłączonej sieci.
Czy narzędzie lokalne nadal wymaga sprawdzenia?
Tak. Żadne narzędzie nie wykrywa wszystkiego bezbłędnie. Narzędzie lokalne oznacza, że plik nie opuszcza Twojego komputera. Nie oznacza, że wykryto wszystkie informacje.
ClientSafe działa na Twoim komputerze i pokazuje, co wykryło, aby umożliwić Ci poprawki przed skopiowaniem. Oryginalny plik nie jest zmieniany, a do narzędzia AI trafia bezpieczna kopia.