Công cụ biên tập xóa thông tin hoặc ẩn danh trực tuyến yêu cầu bạn tải lên tệp mà bạn đang cố bảo vệ. Điều đó có thể phù hợp với một số tài liệu nhưng không phù hợp với những tài liệu khác. Sau đây là những gì xảy ra với tệp, những điều cần hỏi và điểm khác biệt của công cụ chạy cục bộ.
Điều gì xảy ra khi bạn tải tệp lên
- Tệp được truyền qua internet đến máy chủ của nhà cung cấp.
- Một máy chủ xử lý tệp. Thường thì tệp còn đi qua các dịch vụ khác: lưu trữ, hàng đợi, nhà cung cấp dịch vụ xử lý, hệ thống ghi nhật ký.
- Kết quả được gửi lại cho bạn. Việc bản gốc và kết quả có bị xóa sau đó hay không, và khi nào bị xóa, do chính sách của nhà cung cấp quy định.
- Các bản sao có thể còn nằm trong bản sao lưu, nhật ký, báo cáo lỗi và công cụ hỗ trợ trong một khoảng thời gian.
Không điều nào trong số này là bất thường hay đáng ngờ. Đó là cách các dịch vụ web hoạt động. Nhưng điều đó có nghĩa là trước khi được bảo vệ, tệp đã được gửi nguyên vẹn, bao gồm mọi tên trong đó, đến một công ty mà có thể bạn biết rất ít.
Hai chặng thay vì một
Nếu mục tiêu là hỏi công cụ AI về tài liệu, dịch vụ ẩn danh trực tuyến sẽ thêm một chặng. Tệp của bạn trước tiên được gửi đến dịch vụ ẩn danh, rồi văn bản đã làm sạch được gửi đến AI. Nếu bạn không muốn dán bản gốc vào AI, hãy tự hỏi vì sao việc tải bản gốc lên bên thứ ba chỉ hứa sẽ làm sạch nó lại có thể chấp nhận được. Dịch vụ ẩn danh có thể có các điều khoản rất tốt. Dù vậy, họ vẫn đã nhận được bản gốc.
Những câu hỏi cần hỏi mọi nhà cung cấp trực tuyến
- Tệp được xử lý và lưu trữ ở đâu, tại quốc gia nào?
- Tệp được lưu giữ trong bao lâu, kể cả trong bản sao lưu và nhật ký, và bạn có thể tự xóa tệp không?
- Ai có thể truy cập: nhân viên, nhà thầu, nhà thầu phụ? Danh sách có được công bố không?
- Dữ liệu có được dùng để huấn luyện hoặc cải thiện bất kỳ mô hình nào không, của họ hay của đối tác?
- Có thỏa thuận xử lý dữ liệu để bạn ký nếu quy định của bạn yêu cầu không?
- Điều gì xảy ra khi có vi phạm dữ liệu, và bạn sẽ được thông báo nhanh đến mức nào?
- Nhật ký chứa những gì? Tên tệp, văn bản, địa chỉ IP?
- Tài khoản lưu giữ những gì? Lịch sử mọi tệp bạn đã tải lên tự nó cũng là một hồ sơ.
Nếu câu trả lời mơ hồ hoặc không có, thì đó chính là câu trả lời.
“Cục bộ” nghĩa là gì và cách kiểm tra
Công cụ cục bộ xử lý công việc trên máy tính của bạn. Tệp được đọc từ ổ đĩa của bạn và kết quả vẫn nằm trên đó. Cách kiểm tra đơn giản nhất là thử thực tế: ngắt kết nối internet rồi dùng công cụ. Nếu công cụ vẫn hoạt động thì việc xử lý diễn ra trên máy của bạn. Nếu công cụ ngừng hoạt động thì có thứ gì đó đang được gửi đi.
Hãy xem cả những gì nhà cung cấp nói về việc sử dụng mạng. Chẳng hạn, ClientSafe không gửi yêu cầu mạng nào, ngoại trừ yêu cầu cấp phép Microsoft Store, và không có đo từ xa. Hãy yêu cầu bất kỳ nhà cung cấp nào đưa ra tuyên bố rõ ràng tương tự.
Cục bộ không có nghĩa là được phép bất cẩn. Hãy kiểm tra công cụ lưu gì trên ổ đĩa, bảo vệ dữ liệu ra sao và cách xóa dữ liệu. Trong ClientSafe, bảng liên kết ký hiệu giữ chỗ với tên thật được lưu dưới dạng mã hóa trên PC của bạn cho đến khi bạn xóa vụ việc.
So sánh song song
| Câu hỏi | Công cụ trực tuyến | Công cụ cục bộ |
|---|---|---|
| Bản gốc có rời khỏi máy tính của bạn không? | Có, toàn bộ tệp | Không |
| Ai khác có thể xử lý tệp? | Nhà cung cấp và các đơn vị cung ứng dịch vụ của họ | Không ai khác |
| Bạn dựa vào điều gì? | Chính sách và lời cam kết của họ | Những gì bạn có thể kiểm tra trên máy của mình |
| Ứng dụng có hoạt động ngoại tuyến không? | Không | Có |
| Bạn vẫn cần rà soát kết quả chứ? | Có | Có |
Khi nào dùng dịch vụ trực tuyến là phù hợp
Công cụ trực tuyến là lựa chọn hợp lý cho tài liệu ít rủi ro: báo cáo công khai, bản nháp của riêng bạn, mẫu tài liệu. Chúng cũng dễ thiết lập hơn. Vấn đề không phải là công cụ trực tuyến có xấu hay không. Vấn đề là liệu tệp cụ thể này có nên rời khỏi máy của bạn hay không.
Công cụ tải tệp miễn phí
Một công cụ miễn phí yêu cầu bạn tải tệp của thân chủ lên cần được xem xét kỹ hơn. Hãy hỏi họ duy trì dịch vụ bằng cách nào. Nếu câu trả lời không rõ ràng và chính sách chỉ dài một đoạn, hãy coi việc tải lên như gửi tệp cho người lạ. Công cụ trả phí hoặc miễn phí có chính sách rõ ràng, thời hạn lưu giữ được nêu cụ thể và cách xóa tệp của bạn là chuyện khác. Dù chọn công cụ nào, hãy ghi lại lý do bạn chọn công cụ đó, phòng khi thân chủ hỏi.
Xóa thông tin và tạo bản sao an toàn là hai công việc khác nhau
Biên tập xóa thông tin tạo ra một tài liệu để bạn giao cho người khác, chẳng hạn tòa án hoặc bên đối tác, trong đó các phần nhạy cảm bị xóa vĩnh viễn. Bản sao an toàn cho AI là phiên bản văn bản thay danh tính bằng ký hiệu giữ chỗ để bạn tự sử dụng. Công cụ được thiết kế cho mục đích này hoặc mục đích kia. ClientSafe tạo bản sao an toàn cho công cụ AI. Công cụ này không dùng để biên tập xóa thông tin trong tài liệu bạn gửi cho bên khác hoặc tòa án. Xem chỗ giữ chỗ và vạch đen.
Câu hỏi thường gặp
Nếu nhà cung cấp nói các tệp sẽ bị xóa ngay lập tức thì như vậy đã đủ chưa?
Đó là một dấu hiệu tốt. Đồng thời, hãy hỏi về bản sao lưu, nhật ký và nhà thầu phụ, rồi lưu câu trả lời bằng văn bản.
Ứng dụng máy tính để bàn có luôn chạy cục bộ không?
Không. Một số ứng dụng máy tính để bàn gửi tệp lên máy chủ để xử lý. Hãy thử khi đã tắt mạng.
Công cụ cục bộ vẫn cần được rà soát chứ?
Có. Không công cụ nào có khả năng phát hiện hoàn hảo. Công cụ cục bộ có nghĩa là tệp không rời khỏi PC của bạn. Điều đó không có nghĩa là mọi thứ đều đã được phát hiện.
ClientSafe chạy trên PC của bạn và cho bạn xem những gì đã tìm thấy để bạn có thể sửa trước khi sao chép. Tệp gốc không bị thay đổi; bản sao an toàn mới là thứ được gửi đến công cụ AI.