화면에 보이는 이름이 항상 텍스트인 것은 아닙니다. 스캔한 계약서, 사진으로 찍은 편지, 보고서에 붙여 넣은 이메일 스크린샷에서 이름은 이미지입니다. 찾기 및 바꾸기는 이미지 속 이름을 인식하지 못하지만 AI 도구는 인식할 수 있습니다.
이미지 속 개인 정보가 숨는 곳
- 스캔한 PDF. 각 페이지가 이미지입니다. 이름과 숫자를 포함한 모든 텍스트가 픽셀로 이루어져 있습니다.
- 문서 사진. 편지, 송장, 양식을 휴대전화로 촬영한 사진입니다.
- Word 또는 PowerPoint에 넣은 스크린샷. "무슨 말이 오갔는지 보여 주기 위해" 이미지로 붙여 넣은 이메일이나 채팅입니다.
- 서명란과 도장. 이름이 옆에 표시된 이미지인 경우가 많습니다.
- 레터헤드와 로고. 배너에 들어간 회사명과 주소입니다.
- 회의에서 촬영한 명함, 화이트보드, 양식. 사진.
- 사진 메타데이터. 사진에는 촬영 날짜, 기기 정보, 때로는 촬영 장소가 담길 수 있습니다.
AI 도구 사용 시 중요한 이유
AI 도구는 이미지를 읽을 수 있습니다. 고객 계약서를 스캔한 파일을 업로드하면, 도구는 입력된 텍스트를 읽을 때처럼 그 안의 이름을 읽습니다. 파일의 입력된 부분에서 이름을 지우고 이미지를 그대로 두면 고객 정보가 노출됩니다.
그 반대 상황도 있습니다. 깔끔한 텍스트로 보이는 파일에 모든 정보가 담긴 스캔 부록이 들어 있을 수 있습니다. 첫 페이지뿐 아니라 모든 페이지를 여세요.
간단한 확인 방법: 텍스트를 선택할 수 있나요?
PDF를 열고 커서로 한 줄을 선택해 보세요. 단어를 하나씩 강조 표시할 수 있으면 해당 페이지에 텍스트 레이어가 있는 것입니다. 선택할 때 페이지 전체가 하나의 덩어리로 잡히거나 아무것도 선택되지 않으면 이미지 페이지입니다. 입력된 페이지 뒤에 스캔한 서명 페이지나 부록이 붙어 있는 등 텍스트와 이미지가 섞인 파일은 흔합니다. 첫 페이지뿐 아니라 마지막 페이지도 확인하세요.
Word에서도 같은 방법으로 확인할 수 있습니다. 스크린샷을 클릭했을 때 그림 하나로 선택된다면 그 안의 내용은 검색 가능한 텍스트가 아닙니다.
채팅 및 이메일 스크린샷
무해해 보이기 쉬우므로 별도로 언급할 필요가 있습니다. 문자 메시지 대화의 스크린샷에는 화면 상단의 전화번호나 연락처 이름, 각 말풍선에 표시된 상대방의 이름, 대화에 나오는 시간과 장소가 담길 수 있습니다. 이메일 스크린샷에는 양쪽 주소가 포함된 전체 헤더가 보입니다. 내용이 필요하다면 텍스트를 복사하고 이름을 바꾼 다음 이미지는 제외하세요. 스크린샷이 증거라면 그 자체로 하나의 문서처럼 취급하고, AI 도구와 공유할 보고서 중간에 넣지 마세요.
직접 처리하는 방법
- 이미지를 찾으세요. 문서를 훑어보며 모든 스캔, 스크린샷, 사진을 기록하세요.
- 필요한지 판단하세요. 대개는 필요하지 않거나, 이미지 안의 텍스트가 한두 줄이라 다시 입력할 수 있습니다.
- 내용이 필요하면 텍스트를 다시 입력하거나 복사하세요. 그런 다음 플레이스홀더를 넣고 이미지는 제외하세요.
- 흐리게 처리하지 마세요. 흐릿한 이름도 읽히는 경우가 많고, 흐림 처리를 되돌릴 수 있는 경우도 있습니다. 이미지에 병합된 불투명한 도형을 덮는 편이 더 안전합니다. 더 좋은 방법은 이미지를 제외하는 것입니다.
- 사진을 보내야 한다면 사진 메타데이터를 제거하세요.
도구로 할 수 있는 작업
스캔한 PDF는 페이지별로 텍스트로 읽습니다. Word, PowerPoint, Excel, 이메일 및 유사한 파일에서는 그림 안의 텍스트를 인식해 그림이 있던 위치에 "이미지에서 추출한 텍스트" 블록으로 넣습니다. 그런 다음 문서의 나머지 내용과 같은 단계를 거칩니다. 이름과 숫자를 찾고, 검토한 다음 플레이스홀더로 바꿉니다. 그림 자체는 안전한 사본에 들어가지 않습니다. 작은 아이콘과 장식은 건너뜁니다.
ClientSafe에서는 안전한 사본 위의 표시줄에 텍스트로 읽은 이미지의 개수가 나옵니다. 영어, 스페인어, 프랑스어, 독일어, 아랍어를 읽습니다.
현실적인 사례
고객이 파일 모음을 보냅니다. 입력된 계약서 하나, 스캔한 은행 서신 하나, 손으로 쓴 메모 사진 세 장, 문자 메시지 스크린샷이 포함된 이메일 대화입니다. 계약서는 단순합니다. 나머지 자료에 이름이 숨겨져 있습니다. 입력된 텍스트만 처리하는 도구는 대부분을 놓치며, 입력된 계약서를 빠르게 검색하면 "깨끗함"이라고 나올 것입니다. 텍스트 검색은 스캔 자료 확인을 대신하지 못합니다. 검토 단계에는 이미지에서 읽어 낸 페이지도 포함해야 합니다.
인식이 실패하는 경우
사진에서 텍스트를 읽는 작업은 정확하지 않습니다. 손글씨, 저해상도 사진, 기울어진 페이지, 텍스트 위의 도장, 특이한 글꼴은 모두 오류를 일으킬 수 있습니다. 이름을 잘못 읽으면 더 이상 이름처럼 보이지 않아 감지를 빠져나갈 수 있습니다. 판독에 불확실성이 있으면 ClientSafe는 문서를 검토 필요로 표시합니다. 이런 문서는 안전한 사본과 원본 페이지를 대조하며 두 번 읽어야 합니다.
그림으로 삽입된 서명은 읽을 수 있는 텍스트가 아닙니다. "서명: Maria Lopez"처럼 서명 옆에 입력된 이름은 텍스트이므로 찾아냅니다.
자주 묻는 질문
이미지를 그대로 두고 괜찮기를 바라면 안 되나요?
안 됩니다. 문서 이미지는 그 자체로 문서입니다. 이미지에 이름이 있으면 이미지를 읽는 AI 도구가 그 이름도 봅니다.
스캔한 PDF도 Word 파일처럼 처리되나요?
먼저 텍스트로 읽습니다. 그 뒤에는 같은 단계를 거칩니다.
안전한 사본에 사진이 포함되나요?
아니요. 사진은 제외됩니다. 읽을 수 있는 사진 속 텍스트는 포함되어 안전하게 처리됩니다.
손으로 쓴 메모는 어떻게 하나요?
누락이 있을 수 있다고 생각하세요. 손글씨는 어떤 텍스트 인식에서도 가장 어려운 사례이므로 해당 페이지를 특히 주의해서 검토하거나 다시 입력하세요.
ClientSafe 스캔한 PDF와 문서의 그림 안에 있는 텍스트를 읽은 다음, 입력된 텍스트와 마찬가지로 이름과 숫자를 찾아 바꿉니다. 검토 단계에서 찾아낸 항목을 보여 주며, 확신할 수 없는 문서는 검토 필요로 표시합니다.