Puoi ricevere un aiuto concreto da ChatGPT, Claude o Gemini per un contratto, un registro contabile o una serie di appunti di seduta. La questione è cosa esce dal tuo computer quando lo fai. Questa procedura serve a tenere fuori l'identità del cliente.

Un laptop chiuso, una pila di cartelline con una blu navy in cima e una penna su un foglio bianco.

Scopri cosa fa il tuo strumento di IA con i tuoi dati

Inizia dalle condizioni del piano che usi davvero. Variano a seconda del piano e le impostazioni predefinite non sono le stesse per gli account personali e aziendali.

Per ChatGPT, il centro assistenza di OpenAI afferma che, quando l'opzione «Migliora il modello per tutti» è disattivata, le nuove conversazioni non vengono usate per addestrare i modelli e possono comunque comparire nella cronologia delle chat. Afferma inoltre che, per impostazione predefinita, i contenuti degli spazi di lavoro ChatGPT Business, Enterprise ed Edu non vengono usati per l'addestramento. C'è però un'eccezione: se metti «Mi piace» o «Non mi piace» a una risposta, l'intera conversazione potrebbe essere usata per l'addestramento.

Per Claude, Anthropic dichiara che le chat dei consumatori (Free, Pro, Max) vengono usate per migliorare Claude solo se scegli di consentirlo nelle impostazioni della privacy. I suoi prodotti commerciali, come l'API e Claude for Work, sono soggetti a condizioni separate.

Per Gemini, il Gemini Apps Privacy Hub di Google afferma che, mentre Mantieni attività è attiva, alcune chat vengono lette da revisori umani e usate per migliorare i modelli di Google; invita inoltre a non inserire informazioni riservate che non si vorrebbe far vedere a un revisore. Se Mantieni attività è disattivata, le chat future non vengono usate per addestrare i modelli, a meno che tu non invii un feedback, ma restano comunque associate al tuo account per un massimo di 72 ore. Gemini usato con un account Google Workspace di lavoro o scolastico è soggetto alle condizioni di Workspace, secondo le quali i prompt non vengono usati per addestrare i modelli senza il consenso dell'organizzazione.

Qualunque cosa dicano le impostazioni, una conversazione resta un dato detenuto da terzi. Se sei un avvocato, questo aspetto è importante per la riservatezza. Il parere formale 512 dell'ABA sugli strumenti di IA generativa afferma che è necessario ottenere il consenso informato del cliente prima di inserire in uno strumento che apprende da sé informazioni relative alla rappresentanza legale. Lo stesso parere osserva che il consenso non è necessario quando si usa uno strumento senza inserire informazioni relative alla rappresentanza. Commercialisti, terapeuti e consulenti hanno regole e contratti propri, ma la domanda è la stessa: che cosa stai inserendo esattamente?

Invia solo una parte del documento

Prima di preoccuparti dei nomi, chiediti se l'IA ha bisogno dell'intero file. Per molte attività bastano una clausola, una tabella o una pagina. Incolla solo quella parte.

Una breve verifica: se non leggeresti questo passaggio ad alta voce a uno sconosciuto in treno, non incollarlo così com'è. Eliminalo oppure modificalo.

Sostituisci prima i dettagli identificativi

L'abitudine più utile è sostituire i dettagli identificativi con segnaposto prima di inviare qualsiasi cosa. «Maria Lopez ha firmato un contratto di locazione con Northwind Ltd» diventa «Person_1 ha firmato un contratto di locazione con Company_1». L'IA può comunque riassumere il contratto, individuare la clausola incoerente o preparare una risposta. Non ha bisogno di sapere chi sia Maria.

Tre regole permettono di farlo bene:

  • Sii coerente. La stessa persona deve avere lo stesso segnaposto ovunque. Se Maria è Person_1 in un paragrafo e Person_4 in un altro, l'IA la considererà come due persone.
  • Includi tutte le forme del nome. «Maria Lopez», «Sig.ra Lopez», «M. Lopez» e «Lopez» si riferiscono alla stessa persona. I nomi compaiono anche negli indirizzi e-mail, nelle firme, nelle intestazioni e nei nomi dei file.
  • Considera anche altri dati oltre ai nomi. Numeri di conto, numeri identificativi, indirizzi, numeri di telefono e date di nascita identificano una persona tanto quanto un nome. Il lista di controllo dei dati da rimuovere contiene l'elenco completo.

Farà una sostituzione manuale con Trova e sostituisci per una lettera di una pagina. Diventa inaffidabile con una cartella di trenta file, perché basta una grafia sfuggita per esporre il cliente.

Tieni la chiave dalla tua parte

Sostituire i nomi è solo metà del lavoro. Serve anche un registro che indichi a chi corrisponde ciascun segnaposto, così da poter reinserire i nomi reali nella risposta dell'IA. Questo registro è la chiave. Tienila sul tuo computer e non incollarla mai nella chat.

Considera la chiave come riservata a tutti gli effetti. Anche le autorità di regolamentazione sottolineano lo stesso principio per i dati pseudonimizzati in generale: l'Information Commissioner's Office del Regno Unito osserva che i dati pseudonimizzati restano dati personali per chiunque possieda le informazioni aggiuntive; per questo tali informazioni devono essere conservate separatamente e in modo sicuro.

Errori comuni

  • Pulire il testo ma non il nome del file. Se carichi un file, il suo nome viene inviato insieme al contenuto. Rinominalo prima oppure incolla il testo.
  • Incollare la chiave insieme al documento. Un elenco del tipo «Person_1 = Maria Lopez» nella stessa chat vanifica tutto il lavoro appena fatto.
  • Fidarsi di un solo passaggio. In un documento il nome può essere scritto in tre modi diversi, e un blocco firma o un piè di pagina è facile da trascurare. Leggi sempre la versione depurata prima di inviarla.
  • Considerare un'impostazione della privacy come una garanzia. Un'impostazione che impedisce di addestrare i modelli sulle tue conversazioni non equivale a tenere i contenuti lontani da terzi. I contenuti più sicuri sono quelli che non hanno mai contenuto l'identità del cliente.
  • Dimenticare le persone vicine al cliente. Anche le controparti, i dipendenti e i familiari sono persone. I loro nomi vanno inclusi nell'elenco.

Una procedura da ripetere

  1. Controlla l’account. Verifica quale piano usi e cosa indicano le relative impostazioni dei dati. Disattiva l'uso dei tuoi dati per l'addestramento, se l'opzione è disponibile.
  2. Scegli il passaggio. Seleziona solo ciò che serve per l'attività.
  3. Sostituisci i dettagli. Usa segnaposto coerenti per ogni persona, azienda, indirizzo, numero e data.
  4. Rileggi ancora una volta. Scorri la versione depurata cercando elementi che possano ancora rimandare al cliente: una qualifica lavorativa rara, un piccolo comune insieme a una data, un soprannome.
  5. Fai la tua domanda. Spiega cosa rappresentano i segnaposto, per esempio «Person_1 è il conduttore e Company_1 è il locatore».
  6. Ripristina i nomi localmente. Reinserisci i nomi reali nella risposta sul tuo computer e controllala prima di inserirla in un documento destinato al cliente.

L'IA può commettere errori, e sostituire i nomi non cambia questo fatto. Resti responsabile del risultato, compresi gli errori.

ClientSafe, un'app Windows di GagarinSoft, esegue le sostituzioni, mantiene la coerenza tra i file e ripristina i nomi sul tuo PC. Sei tu a controllare ciò che ha rilevato prima di copiare qualsiasi cosa. Scopri di più su ClientSafe.

Informazioni generali, non consulenza legale. Verifica le regole che si applicano al tuo caso.

Fonti