Cara menggunakan ChatGPT, Claude, atau Gemini dengan dokumen klien tanpa membagikan data pribadi

Anda bisa mendapatkan bantuan nyata dari ChatGPT, Claude, atau Gemini untuk menangani kontrak, buku besar, atau kumpulan catatan sesi. Pertanyaannya adalah, apa yang keluar dari komputer Anda saat melakukannya? Ini adalah rutinitas untuk menjaga agar identitas klien tidak ikut terkirim.

Ketahui apa yang dilakukan alat AI Anda terhadap data

Mulailah dengan ketentuan akun yang benar-benar Anda gunakan. Ketentuannya berbeda menurut paket, dan pengaturan default untuk akun pribadi tidak sama dengan akun bisnis.

Untuk ChatGPT, pusat bantuan OpenAI menyatakan bahwa ketika "Improve the model for everyone" dinonaktifkan, percakapan baru tidak digunakan untuk melatih model mereka dan masih dapat muncul dalam riwayat chat Anda. Pusat bantuan itu juga menyatakan bahwa konten dari ruang kerja ChatGPT Business, Enterprise, dan Edu tidak digunakan untuk pelatihan secara default. Namun, ada satu hal yang perlu diperhatikan: jika Anda memberi tanda suka atau tidak suka pada sebuah respons, seluruh percakapan mungkin digunakan untuk pelatihan.

Untuk Claude, Anthropic menjelaskan bahwa chat konsumen (Free, Pro, Max) hanya digunakan untuk meningkatkan Claude jika Anda memilih untuk mengizinkannya di pengaturan privasi. Produk komersialnya, seperti API dan Claude for Work, tercakup dalam ketentuan yang terpisah.

Untuk Gemini, Pusat Privasi Aplikasi Gemini milik Google menyatakan bahwa saat Keep Activity aktif, sebagian chat dibaca oleh peninjau manusia dan digunakan untuk meningkatkan model Google, serta meminta Anda untuk tidak memasukkan informasi rahasia yang tidak ingin Anda perlihatkan kepada peninjau. Saat Keep Activity dinonaktifkan, chat berikutnya tidak digunakan untuk melatih modelnya kecuali jika Anda mengirimkan masukan, tetapi tetap disimpan bersama akun Anda hingga 72 jam. Gemini yang digunakan dengan akun kerja atau sekolah Google Workspace tercakup dalam ketentuan Workspace, yang menyatakan bahwa prompt tidak digunakan untuk melatih model tanpa izin organisasi.

Apa pun isi pengaturannya, percakapan tetap merupakan data yang disimpan pihak ketiga. Jika Anda seorang pengacara, hal ini berdampak pada kerahasiaan. Pendapat Formal 512 ABA tentang alat AI generatif menyatakan bahwa persetujuan yang diberikan setelah klien mendapat informasi diperlukan sebelum Anda memasukkan informasi terkait pemberian jasa hukum kepada klien ke dalam alat yang belajar sendiri. Pendapat yang sama mencatat bahwa persetujuan tidak diperlukan jika Anda menggunakan alat tanpa memasukkan informasi terkait pemberian jasa hukum kepada klien. Akuntan, terapis, dan konsultan memiliki aturan dan kontrak masing-masing, tetapi pertanyaannya tetap sama: apa sebenarnya yang Anda masukkan?

Kirimkan lebih sedikit daripada seluruh dokumen

Sebelum mengkhawatirkan nama, tanyakan apakah AI memerlukan seluruh berkas. Banyak tugas hanya memerlukan satu klausul, satu tabel, atau satu halaman. Tempelkan bagian itu saja.

Uji singkat: jika Anda tidak akan membacakan bagian ini kepada orang asing di kereta, jangan tempelkan apa adanya. Hapus atau ubah isinya.

Ganti detail pengenal terlebih dahulu

Kebiasaan yang paling berguna adalah mengganti detail pengenal dengan placeholder sebelum mengirim apa pun. "Maria Lopez menandatangani perjanjian sewa dengan Northwind Ltd" menjadi "Person_1 menandatangani perjanjian sewa dengan Company_1". AI tetap dapat meringkas perjanjian sewa, menemukan klausul yang tidak konsisten, atau menyusun balasan. AI tidak perlu tahu siapa Maria.

Tiga aturan berikut akan membuat cara ini berhasil:

• Konsisten. Orang yang sama harus mendapat placeholder yang sama di mana pun. Jika Maria adalah Person_1 di satu paragraf dan Person_4 di paragraf lain, AI akan menganggap mereka dua orang yang berbeda.
• Ganti semua bentuk nama. "Maria Lopez", "Ms. Lopez", "M. Lopez", dan "Lopez" merujuk pada orang yang sama. Nama juga muncul di alamat email, tanda tangan, header, dan nama file.
• Jangan hanya mencari nama. Nomor rekening, nomor identitas, alamat, nomor telepon, dan tanggal lahir sama ampuhnya dengan nama dalam mengidentifikasi seseorang. Daftar Daftar periksa tentang hal-hal yang perlu dihapus mencakup semuanya.

Mengganti teks dengan fitur cari dan ganti secara manual bisa dilakukan untuk surat satu halaman. Namun, cara ini menjadi tidak andal jika digunakan pada folder berisi tiga puluh file, karena satu ejaan yang terlewat saja cukup untuk membocorkan identitas klien.

Simpan kunci di pihak Anda

Mengganti nama baru separuh dari pekerjaan. Anda juga memerlukan catatan tentang placeholder mana yang mewakili siapa, agar nama asli dapat dikembalikan ke jawaban AI. Catatan ini adalah kuncinya. Simpan di komputer Anda sendiri dan jangan pernah menempelkannya ke chat.

Anggap kunci itu sebagai informasi rahasia tersendiri. Regulator menyampaikan hal yang sama tentang data berpseudonim secara umum: Kantor Komisioner Informasi Inggris mencatat bahwa data berpseudonim tetap merupakan data pribadi bagi siapa pun yang memiliki informasi tambahannya. Karena itu, informasi tersebut harus disimpan secara terpisah dan aman.

Kesalahan umum

• Membersihkan teks tetapi tidak membersihkan nama file. Jika Anda mengunggah file, nama file ikut terkirim. Ganti namanya terlebih dahulu atau tempelkan teksnya saja.
• Menempelkan kunci bersama dokumen. Daftar "Person_1 = Maria Lopez" di chat yang sama akan menggagalkan semua yang baru saja Anda lakukan.
• Mengandalkan satu kali pemeriksaan. Satu nama bisa dieja dengan tiga cara berbeda dalam satu dokumen, dan blok tanda tangan atau catatan kaki mudah terlewat. Selalu baca versi aman sebelum mengirimkannya.
• Menganggap pengaturan privasi sebagai jaminan. Pengaturan yang menghentikan pelatihan menggunakan percakapan Anda tidak sama dengan mencegah konten diakses pihak ketiga. Konten yang paling aman adalah konten yang tidak pernah memuat identitas klien.
• Melupakan orang-orang di sekitar klien. Pihak lawan, karyawan, dan kerabat juga merupakan orang. Nama mereka harus masuk dalam daftar.

Rutinitas yang dapat Anda ulangi

1. Periksa akun yang digunakan. Pastikan paket mana yang Anda gunakan dan apa isi pengaturan datanya. Nonaktifkan pelatihan menggunakan data Anda jika opsi tersebut tersedia.
2. Pilih bagian yang diperlukan. Pilih hanya bagian yang dibutuhkan untuk tugas tersebut.
3. Ganti detailnya. Gunakan placeholder yang konsisten untuk setiap orang, perusahaan, alamat, nomor, dan tanggal.
4. Baca sekali lagi. Baca sekilas versi aman untuk mencari hal-hal yang masih dapat mengarah ke klien: jabatan langka, kota kecil ditambah tanggal, atau nama panggilan.
5. Ajukan pertanyaan Anda. Jelaskan arti placeholder, misalnya "Person_1 adalah penyewa dan Company_1 adalah pemilik properti".
6. Pulihkan nama secara lokal. Kembalikan nama asli ke dalam jawaban di komputer Anda sendiri, lalu periksa jawaban itu sebelum dimasukkan ke dokumen klien.

AI bisa membuat kesalahan, dan mengganti nama tidak mengubah hal itu. Anda tetap bertanggung jawab atas hasilnya, termasuk bagian yang salah.

ClientSafe, aplikasi Windows dari GagarinSoft, melakukan penggantian, menjaga konsistensi antarfile, dan memulihkan nama di PC Anda. Anda meninjau hasil temuan sebelum menyalin apa pun. Baca lebih lanjut tentang ClientSafe.

Informasi umum, bukan nasihat hukum. Periksa aturan yang berlaku bagi Anda.