Μπορείτε να λάβετε ουσιαστική βοήθεια από τα ChatGPT, Claude ή Gemini για μια σύμβαση, ένα λογιστικό βιβλίο ή ένα σύνολο σημειώσεων συνεδριών. Το ερώτημα είναι τι φεύγει από τον υπολογιστή σας όταν το κάνετε. Ακολουθεί μια διαδικασία που κρατά την ταυτότητα του πελάτη εκτός.

Ένας κλειστός φορητός υπολογιστής, μια στοίβα φακέλων με έναν μπλε στην κορυφή και ένα στυλό πάνω σε ένα κενό φύλλο.

Μάθετε τι κάνει το εργαλείο AI που χρησιμοποιείτε με τα δεδομένα σας

Ξεκινήστε με τους όρους του λογαριασμού που χρησιμοποιείτε πραγματικά. Διαφέρουν ανάλογα με το πρόγραμμα και οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις δεν είναι ίδιες για προσωπικούς και επαγγελματικούς λογαριασμούς.

Για το ChatGPT, το κέντρο βοήθειας της OpenAI αναφέρει ότι όταν η επιλογή «Βελτίωση του μοντέλου για όλους» είναι απενεργοποιημένη, οι νέες συνομιλίες δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων της, αλλά μπορεί και πάλι να εμφανίζονται στο ιστορικό συνομιλιών σας. Αναφέρει επίσης ότι το περιεχόμενο από τους χώρους εργασίας ChatGPT Business, Enterprise και Edu δεν χρησιμοποιείται εξ ορισμού για εκπαίδευση. Υπάρχει όμως μια λεπτομέρεια: αν δώσετε θετική ή αρνητική αξιολόγηση σε μια απάντηση, ολόκληρη η συνομιλία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εκπαίδευση.

Για το Claude, η Anthropic αναφέρει ότι οι συνομιλίες των καταναλωτών (Free, Pro, Max) χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση του Claude μόνο αν επιλέξετε να το επιτρέψετε στις ρυθμίσεις απορρήτου. Τα εμπορικά προϊόντα της, όπως το API και το Claude for Work, καλύπτονται από ξεχωριστούς όρους.

Για το Gemini, το Gemini Apps Privacy Hub της Google αναφέρει ότι όσο είναι ενεργή η επιλογή Keep Activity, ορισμένες συνομιλίες διαβάζονται από ανθρώπους-αξιολογητές και χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση των μοντέλων της Google, ενώ σας ζητά να μην εισάγετε εμπιστευτικές πληροφορίες που δεν θα θέλατε να δει ένας αξιολογητής. Όταν είναι απενεργοποιημένο το Keep Activity, οι μελλοντικές συνομιλίες δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων της, εκτός αν στείλετε σχόλια, αλλά εξακολουθούν να διατηρούνται στον λογαριασμό σας για έως και 72 ώρες. Η χρήση του Gemini με λογαριασμό Google Workspace για εργασία ή σχολείο καλύπτεται από τους όρους του Workspace, βάσει των οποίων οι προτροπές δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση μοντέλων χωρίς την άδεια του οργανισμού.

Ό,τι κι αν αναφέρουν οι ρυθμίσεις, μια συνομιλία εξακολουθεί να αποτελεί δεδομένα που διατηρούνται από τρίτο μέρος. Αν είστε δικηγόρος, αυτό έχει σημασία για το απόρρητο. Η Γνωμοδότηση 512 της ABA για τα εργαλεία παραγωγικής AI αναφέρει ότι απαιτείται ενημερωμένη συναίνεση του πελάτη πριν εισαγάγετε πληροφορίες σχετικές με την εκπροσώπησή του σε ένα εργαλείο που μαθαίνει από τα δεδομένα. Η ίδια γνωμοδότηση σημειώνει ότι δεν χρειάζεται συναίνεση όταν χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο χωρίς να εισάγετε πληροφορίες σχετικές με την εκπροσώπηση. Οι λογιστές, οι θεραπευτές και οι σύμβουλοι έχουν τους δικούς τους κανόνες και συμβάσεις, αλλά το ερώτημα παραμένει το ίδιο: τι ακριβώς εισάγετε;

Στείλτε λιγότερα από ολόκληρο το έγγραφο

Πριν ανησυχήσετε για τα ονόματα, αναρωτηθείτε αν η AI χρειάζεται ολόκληρο το αρχείο. Για πολλές εργασίες αρκεί μία ρήτρα, ένας πίνακας ή μία σελίδα. Επικολλήστε μόνο αυτό το μέρος.

Μια σύντομη δοκιμή: αν δεν θα διαβάζατε αυτό το απόσπασμα δυνατά σε έναν άγνωστο στο τρένο, μην το επικολλήσετε όπως είναι. Αφαιρέστε το ή αλλάξτε το.

Αντικαταστήστε πρώτα τα στοιχεία που μπορούν να ταυτοποιήσουν κάποιον

Η πιο χρήσιμη συνήθεια είναι να αντικαθιστάτε τα στοιχεία ταυτοποίησης με σύμβολα κράτησης θέσης πριν στείλετε οτιδήποτε. Το «Η Maria Lopez υπέγραψε μισθωτήριο με τη Northwind Ltd» γίνεται «Το Person_1 υπέγραψε μισθωτήριο με την Company_1». Η AI μπορεί και πάλι να συνοψίσει το μισθωτήριο, να εντοπίσει την ασυνεπή ρήτρα ή να συντάξει μια απάντηση. Δεν χρειάζεται να γνωρίζει ποια είναι η Maria.

Τρεις κανόνες κάνουν αυτή τη διαδικασία να λειτουργεί:

  • Να είστε συνεπείς. Το ίδιο πρόσωπο πρέπει να έχει το ίδιο σύμβολο κράτησης θέσης παντού. Αν η Maria είναι Person_1 σε μία παράγραφο και Person_4 σε μια άλλη, η AI θα τη θεωρήσει δύο διαφορετικά πρόσωπα.
  • Καλύψτε κάθε μορφή του ονόματος. Τα «Maria Lopez», «Ms. Lopez», «M. Lopez» και «Lopez» αναφέρονται στο ίδιο πρόσωπο. Τα ονόματα εμφανίζονται επίσης σε διευθύνσεις email, υπογραφές, κεφαλίδες και ονόματα αρχείων.
  • Κοιτάξτε πέρα από τα ονόματα. Οι αριθμοί λογαριασμών και ταυτότητας, οι διευθύνσεις, οι αριθμοί τηλεφώνου και οι ημερομηνίες γέννησης ταυτοποιούν ένα πρόσωπο εξίσου αποτελεσματικά με το όνομα. Η λίστα ελέγχου για όσα πρέπει να αφαιρεθούν περιλαμβάνει ολόκληρη τη λίστα.

Η χειροκίνητη αντικατάσταση με την εύρεση και αντικατάσταση λειτουργεί για μια επιστολή μίας σελίδας. Γίνεται αναξιόπιστη όταν έχετε έναν φάκελο με τριάντα αρχεία, επειδή αρκεί να παραλειφθεί μία ορθογραφική παραλλαγή για να εκτεθεί ο πελάτης.

Κρατήστε το κλειδί στη δική σας πλευρά

Η αντικατάσταση των ονομάτων είναι μόνο η μισή δουλειά. Χρειάζεστε επίσης ένα αρχείο με το ποιο σύμβολο κράτησης θέσης αντιστοιχεί σε ποιο πρόσωπο, ώστε να μπορείτε να επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση της AI. Αυτό το αρχείο είναι το κλειδί. Κρατήστε το στον δικό σας υπολογιστή και μην το επικολλήσετε ποτέ στη συνομιλία.

Αντιμετωπίστε το κλειδί ως εμπιστευτικό από μόνο του. Οι ρυθμιστικές αρχές επισημαίνουν το ίδιο ζήτημα για τα ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα γενικά: το Γραφείο του Επιτρόπου Πληροφοριών του Ηνωμένου Βασιλείου σημειώνει ότι τα ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα παραμένουν προσωπικά δεδομένα για όποιον έχει στην κατοχή του τις πρόσθετες πληροφορίες. Γι’ αυτό αυτές οι πληροφορίες πρέπει να φυλάσσονται χωριστά και με ασφάλεια.

Συνήθη λάθη

  • Καθαρισμός του κειμένου, αλλά όχι του ονόματος αρχείου. Αν ανεβάσετε ένα αρχείο, το όνομά του μεταφέρεται μαζί του. Μετονομάστε το πρώτα ή επικολλήστε το κείμενο.
  • Επικόλληση του κλειδιού μαζί με το έγγραφο. Μια λίστα του τύπου «Person_1 = Maria Lopez» στην ίδια συνομιλία ακυρώνει όλα όσα μόλις κάνατε.
  • Να εμπιστεύεστε έναν μόνο έλεγχο. Ένα όνομα μπορεί να γράφεται με τρεις τρόπους στο ίδιο έγγραφο, ενώ είναι εύκολο να παραβλέψετε ένα τμήμα υπογραφής ή ένα υποσέλιδο. Να διαβάζετε πάντα την ασφαλή έκδοση πριν τη στείλετε.
  • Να θεωρείτε ότι μια ρύθμιση απορρήτου αποτελεί εγγύηση. Μια ρύθμιση που σταματά την εκπαίδευση με βάση τις συνομιλίες σας δεν είναι το ίδιο με το να κρατά το περιεχόμενο μακριά από τρίτους. Το ασφαλέστερο περιεχόμενο είναι εκείνο που δεν περιείχε ποτέ την ταυτότητα του πελάτη.
  • Να ξεχνάτε τα πρόσωπα γύρω από τον πελάτη. Τα αντίδικα μέρη, οι εργαζόμενοι και οι συγγενείς είναι επίσης άνθρωποι. Τα ονόματά τους πρέπει να περιλαμβάνονται στη λίστα.

Μια διαδικασία που μπορείτε να επαναλαμβάνετε

  1. Ελέγξτε τον λογαριασμό. Επιβεβαιώστε ποιο πρόγραμμα χρησιμοποιείτε και τι αναφέρουν οι ρυθμίσεις δεδομένων του. Απενεργοποιήστε την εκπαίδευση με τα δεδομένα σας όπου υπάρχει αυτή η επιλογή.
  2. Επιλέξτε το απόσπασμα. Επιλέξτε μόνο ό,τι χρειάζεται για την εργασία.
  3. Αντικαταστήστε τα στοιχεία. Χρησιμοποιήστε συνεπή σύμβολα κράτησης θέσης για κάθε πρόσωπο, εταιρεία, διεύθυνση, αριθμό και ημερομηνία.
  4. Διαβάστε το άλλη μία φορά. Ρίξτε μια ματιά στην ασφαλή έκδοση για οτιδήποτε εξακολουθεί να παραπέμπει στον πελάτη: έναν σπάνιο επαγγελματικό τίτλο, μια μικρή πόλη μαζί με μια ημερομηνία, ένα παρατσούκλι.
  5. Κάντε την ερώτησή σας. Εξηγήστε τι αντιπροσωπεύουν τα σύμβολα κράτησης θέσης, για παράδειγμα «Το Person_1 είναι ο μισθωτής και το Company_1 ο εκμισθωτής».
  6. Επαναφέρετε τα ονόματα τοπικά. Επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση στον δικό σας υπολογιστή και ελέγξτε την απάντηση πριν την ενσωματώσετε σε έγγραφο πελάτη.

Η AI μπορεί να κάνει λάθη, και η αντικατάσταση ονομάτων δεν το αλλάζει αυτό. Παραμένετε υπεύθυνοι για το αποτέλεσμα, συμπεριλαμβανομένων των σημείων στα οποία έκανε λάθος.

Το ClientSafe, μια εφαρμογή Windows από την GagarinSoft, αναλαμβάνει την αντικατάσταση, τη συνέπεια μεταξύ αρχείων και την επαναφορά στον υπολογιστή σας. Ελέγχετε όσα εντόπισε πριν αντιγράψετε οτιδήποτε. Μάθετε περισσότερα για το ClientSafe.

Γενικές πληροφορίες, όχι νομική συμβουλή. Ελέγξτε τους κανόνες που ισχύουν για εσάς.

Πηγές