Ekstrakcja danych z faktur: od PDF-u do systemu księgowego

Ekstrakcja danych z faktur polega na przekształceniu pliku PDF, skanu lub zdjęcia w pola, które może wykorzystać system: dostawcę, numer faktury, datę, walutę, sumy i pozycje. Efektem powinien być zatwierdzony zapis w systemie księgowym oraz ścieżka obsługi dokumentów wymagających korekty.

W tym poradniku wyjaśniamy, co obejmuje OCR faktur, na czym polegają walidacja i weryfikacja oraz jak wybrać między gotowym oprogramowaniem a integracją na zamówienie.

OCR faktur i ekstrakcja danych rozwiązują różne problemy

Optyczne rozpoznawanie znaków, czyli OCR, odczytuje znaki z obrazu. Ekstrakcja danych określa ich znaczenie i przypisuje je do pól. Odczytanie tekstu „132.00” to jedno zadanie; ustalenie, czy jest to kwota netto, podatek czy kwota do zapłaty, to drugie.

Cyfrowy plik PDF może już zawierać tekst możliwy do odczytania. W przypadku skanu potrzebny jest etap OCR. W obu przypadkach przed przekształceniem danych w użyteczny zapis biznesowy nadal trzeba zinterpretować pola, ujednolicić ich format i przeprowadzić kontrole.

Specjalistyczne usługi już obsługują część tych zadań. Analiza wydatków w Amazon Textract zwraca ujednolicone pola faktury i dane pozycji wraz z poziomem pewności oraz lokalizacją w dokumencie. Model faktur w Microsoft Document Intelligence wyodrębnia pola faktury i pozycje, zwracając dane w ustrukturyzowanym formacie. Te usługi mogą być elementami procesu; nadal trzeba zdefiniować zasady zatwierdzania i integrację z systemem docelowym.

Określ pola potrzebne w systemie docelowym

Zacznij od określenia zapisu księgowego, który chcesz utworzyć. Zestawienie w arkuszu kalkulacyjnym wymaga mniej pól niż faktura dopasowana do zamówienia zakupu i przyjęcia towaru.

Podczas ujednolicania formatu pola zachowaj jego pierwotną wartość. Osoba weryfikująca powinna móc sprawdzić, co odczytano, na co to zmieniono i gdzie znajdowała się dana informacja w dokumencie. Nieznane wartości traktuj jako brakujące dane wymagające wyjaśnienia.

Proces od pliku PDF do zatwierdzonego zapisu

1. Zarejestruj otrzymany dokument. Nadaj mu identyfikator i status. Zachowaj dokument źródłowy, aby można było ponowić nieudaną ekstrakcję i zweryfikować jej wynik.
2. Wyodrębnij uzgodnione pola. Wykorzystaj tekst z dokumentu lub usługę OCR i ekstrakcji danych, a następnie ujednolić format dat, walut i kwot.
3. Przeprowadź kontrole biznesowe. Dopasuj dostawcę, sprawdź wymagane pola, uzgodnij sumy i oznacz potencjalne duplikaty.
4. Zweryfikuj wyjątki. Wyświetl dokument źródłowy obok pól. Pozwól pracownikom poprawiać wartości, wybierać konto kosztowe i zatwierdzać zapis.
5. Wyeksportuj i potwierdź. Zapisz dane w systemie docelowym, zachowaj identyfikator utworzonego w nim rekordu i śledź błędy. Ponowienie nieudanego eksportu nie powinno tworzyć kolejnej faktury.

Na przykład z faktury można wyodrębnić sumę, ale nie znaleźć w systemie księgowym pasującego dostawcy. Taki dokument nadal wymaga uwagi. Wysoki poziom pewności odczytu sumy nie oznacza, że cała faktura jest gotowa do zaksięgowania.

Rozdziel ekstrakcję danych, księgowanie i autoryzację płatności. To, że dokument można odczytać, nie oznacza, że wydatek został zatwierdzony ani że należy zlecić płatność.

Wybierz oprogramowanie, API do ekstrakcji danych lub proces na zamówienie

Wybierz gotowy produkt do standardowego procesu

Zacznij od tego rozwiązania, jeśli obsługiwane przez nie pola, integracja z systemem księgowym i mechanizmy weryfikacji spełniają Twoje potrzeby. Na przykład AutoEntry oferuje przechwytywanie danych z faktur i integracje z systemami księgowymi. Zanim dodasz kolejny system, przetestuj produkt na dokumentach od własnych dostawców.

Wybierz API do ekstrakcji danych, jeśli masz już system obsługujący pozostałe etapy

API może zapewnić funkcję odczytywania dokumentów, a Twoja aplikacja obsługiwać przyjmowanie dokumentów, użytkowników, zatwierdzanie i eksport. Porównaj zakres wyodrębnianych pól, nakład pracy związany z weryfikacją, limity dokumentów, koszt użycia i sposób przetwarzania danych. Najniższa cena za stronę nie musi oznaczać najniższego kosztu zatwierdzonego zapisu.

Stwórz integrację na zamówienie, jeśli Twój proces wymaga funkcji, których nie zapewnia dany produkt

Przykłady obejmują dopasowywanie danych do wewnętrznej bazy zamówień zakupu, wyodrębnianie pól właściwych dla konkretnych dostawców, zapisywanie danych w nietypowym systemie ERP lub wdrożenie własnych ról weryfikacji. Własne rozwiązanie może współpracować z istniejącą usługą ekstrakcji danych. Nie oznacza to automatycznie konieczności trenowania modelu od podstaw.

GagarinSoft oferuje automatyzację przetwarzania faktur i integrację na zamówienie, od przyjmowania dokumentów po ich weryfikację i eksport. Przed określeniem zakresu prac nad rozwiązaniem na zamówienie oceniamy, czy dostępne narzędzia spełniają wymagania.

Oceń dokładność na własnych dokumentach

Przygotuj reprezentatywną próbkę i zapisz prawidłowe wartości przed testami. Uwzględnij cyfrowe pliki PDF, skany, zdjęcia z telefonu, wielostronicowe faktury, noty kredytowe, nowych dostawców i dokumenty z kilkoma stawkami podatku. Część przykładów zachowaj na końcową kontrolę, zamiast dostrajać wszystko na tym samym zestawie.

• Mierz osobno najważniejsze pola. Numer faktury, dostawca, waluta i kwota łączna mogą wymagać innych kryteriów akceptacji niż opis w formie dowolnego tekstu.
• Mierz kompletne rekordy. Zliczaj faktury, które spełniają wszystkie wymagane kontrole, a także te, w których prawidłowo wyodrębniono poszczególne pola.
• Mierz nakład pracy związany z weryfikacją. Śledź, ile dokumentów wymaga korekty i ile czasu pracownicy poświęcają na poprawki.
• Przetestuj system docelowy. Uwzględnij w ocenie zduplikowane zgłoszenia, problemy z połączeniem i odrzucone eksporty.

Docelowy poziom dokładności powinien odpowiadać podejmowanym działaniom. Wersja robocza przeznaczona do weryfikacji i rekord automatycznie zaksięgowany wymagają różnych kryteriów akceptacji. Wskaźniki pewności dostawcy pomagają kierować pracę do odpowiednich osób; wszelkie progi zweryfikuj na podstawie własnych wyników.

Oblicz koszt jednej zatwierdzonej faktury

Uwzględnij konfigurację, cykliczne opłaty za oprogramowanie lub API, hosting, utrzymanie i czas pracy poświęcony przez personel na weryfikację. Śledź koszt jednego użytecznego rekordu, w tym nieudanych prób i poprawek.

Przykładowe obliczenie: wprowadzenie danych z 500 faktur, po cztery minuty na każdą, zajmuje około 33 godzin. Jeśli w nowym procesie weryfikacja jednej faktury zajmuje średnio minutę, czas spada do około ośmiu godzin: to mniej więcej 25 zaoszczędzonych godzin, bez uwzględnienia wyjątków i utrzymania. Są to założenia przykładowe, a nie obiecany wynik; zastąp je pomiarami z własnego zespołu.

Szacowany zakres wdrożenia zależy od różnorodności dokumentów, reguł walidacji, dostępu do integracji i ograniczeń hostingu. Nasz przewodnik po kosztach tworzenia rozwiązań AI wyjaśnia, jak te czynniki wpływają na zakres prac.

Uzgodnij, gdzie będą trafiać dokumenty i wyodrębnione dane

Określ ścieżkę przetwarzania: kanały przyjmowania, przechowywanie, dostawców usług ekstrakcji, ekrany weryfikacji, dzienniki, kopie zapasowe i system docelowy. Ustal, kto może uzyskiwać dostęp do dokumentów, jak długo są przechowywane i kiedy są usuwane. Jeśli dokumenty muszą pozostać w Twoim środowisku, przed wyborem narzędzi oceń każdy etap przetwarzania pod kątem tego wymogu.

Przygotuj przydatny opis projektu

• Rodzaje dokumentów, języki i miesięczny wolumen.
• Miejsca, do których trafiają faktury, i sposób ich obecnej weryfikacji.
• Wymagane pola i system docelowy.
• Role zatwierdzające i sposób postępowania w przypadku niejasnych pól.
• Wymagania dotyczące hostingu i przechowywania danych.
• Reprezentatywne, zanonimizowane próbki udostępnione za pośrednictwem uzgodnionego kanału.

To wystarczy, aby rozpocząć rozmowę o ukierunkowanym pilotażu: jeden kanał przyjmowania dokumentów, jeden system docelowy i mierzalne kryteria akceptacji.