L’estrazione dei dati delle fatture trasforma un PDF, una scansione o una foto in campi utilizzabili da un sistema: fornitore, numero e data della fattura, valuta, importi totali e righe. Il risultato utile è una registrazione approvata nel tuo sistema contabile, con una procedura per i documenti da correggere.
Questa guida spiega cosa comprende l’OCR delle fatture, quale ruolo hanno la convalida e la revisione e come scegliere tra software esistenti e un’integrazione personalizzata.
L’OCR e l’estrazione dei dati delle fatture risolvono problemi diversi
Il riconoscimento ottico dei caratteri, o OCR, legge i caratteri presenti in un’immagine. L’estrazione identifica il significato di quei caratteri e li associa ai campi. Trovare il testo “132.00” è un compito; stabilire se si tratta di un subtotale, dell’importo dell’imposta o del totale da pagare è un altro.
Un PDF digitale potrebbe già contenere testo leggibile. Una scansione richiede un passaggio di OCR. Entrambi necessitano comunque di interpretazione dei campi, normalizzazione e controlli prima che il risultato diventi una registrazione aziendale utilizzabile.
Esistono già servizi specializzati che svolgono parte di questo lavoro. L’analisi delle spese di Amazon Textract restituisce campi normalizzati della fattura e dati delle singole voci, insieme a punteggi di affidabilità e alle posizioni nel documento. Il modello per le fatture di Microsoft Document Intelligence estrae i campi delle fatture e le singole voci, producendo dati strutturati. Questi servizi possono essere componenti di un flusso di lavoro; le regole di approvazione e l’integrazione con il sistema di destinazione devono comunque essere definite.
Definisci i campi effettivamente richiesti dal sistema di destinazione
Parti dalla registrazione contabile che vuoi creare. Un riepilogo per un foglio di calcolo richiede meno campi di una fattura da abbinare a un ordine di acquisto e a una ricevuta di magazzino.
| Gruppo di campi | Esempi | Controllo prima dell’esportazione |
|---|---|---|
| Identità | Fornitore, numero della fattura, ordine di acquisto | Il fornitore esiste; i possibili duplicati vengono segnalati |
| Date e valuta | Data della fattura, data di scadenza, valuta | Le date non sono ambigue; la valuta è indicata esplicitamente |
| Importi | Subtotale, imposta, sconto, totale | Gli importi quadrano secondo le regole di arrotondamento concordate |
| Singole voci | Descrizione, codice prodotto, quantità, prezzo unitario | Le righe sono complete e associate al conto o all’articolo corretto |
Quando normalizzi un campo, conserva il valore originale. Chi effettua la revisione dovrebbe poter vedere cosa è stato letto, in cosa è stato convertito e dove compariva nel documento. Considera i valori sconosciuti come dati mancanti da verificare.
Un flusso di lavoro dal PDF alla registrazione approvata
- Registra il documento in arrivo. Assegnagli un identificativo e uno stato. Conserva il documento originale, così da poter ripetere l’estrazione e rivederla se non riesce.
- Estrai i campi concordati. Usa il testo del documento o un servizio di OCR ed estrazione, quindi normalizza date, valute e importi.
- Applica i controlli aziendali. Abbina il fornitore, verifica i campi obbligatori, controlla la coerenza dei totali e segnala i possibili duplicati.
- Esamina le eccezioni. Mostra il documento originale accanto ai campi. Consenti al personale di correggere i valori, scegliere un conto spese e approvare la registrazione.
- Esporta e conferma. Scrivi i dati nel sistema di destinazione, conserva l’ID della relativa registrazione e monitora gli errori. Ripetere un’esportazione non riuscita non dovrebbe creare un’altra fattura.
Per esempio, il totale di una fattura potrebbe essere stato estratto chiaramente, ma il fornitore non è presente nel sistema contabile. Il documento richiede comunque un intervento. Un punteggio di affidabilità relativo al totale non dimostra che l’intera fattura sia pronta per la registrazione.
Tieni separate l’estrazione, la registrazione contabile e l’autorizzazione al pagamento. Il fatto che un documento sia leggibile non significa che la spesa sia stata approvata o che il pagamento debba essere inviato.
Scegli tra software, API di estrazione e flusso di lavoro personalizzato
Usa un prodotto pronto all’uso per un processo standard
Inizia da qui se i campi supportati, il connettore contabile e i controlli di revisione soddisfano le tue esigenze. Per esempio, AutoEntry offre l’acquisizione delle fatture e integrazioni contabili. Prova il prodotto con i documenti dei tuoi fornitori prima di aggiungere un altro sistema.
Usa un’API di estrazione se hai già il sistema circostante
Un’API può fornire il componente per la lettura dei documenti, mentre la tua applicazione gestisce l’acquisizione, gli utenti, le approvazioni e le esportazioni. Confronta i campi coperti, il lavoro di revisione richiesto, i limiti sui documenti, i costi di utilizzo e il trattamento dei dati. Il prezzo per pagina più basso potrebbe non tradursi nella registrazione approvata meno costosa.
Sviluppa un’integrazione personalizzata se il tuo processo prevede requisiti che il prodotto non soddisfa
Per esempio, abbinamento a un database interno degli ordini di acquisto, estrazione di campi specifici dei fornitori, scrittura dei dati in un ERP particolare o implementazione di ruoli di revisione personalizzati. Il lavoro su misura può integrarsi con un servizio di estrazione esistente. Non significa automaticamente addestrare un modello da zero.
GagarinSoft offre automazione e integrazione personalizzate per l’elaborazione delle fatture, dall’acquisizione dei documenti alla revisione e all’esportazione. Prima di definire lo sviluppo personalizzato, valutiamo se gli strumenti esistenti sono adatti.
Valuta l’accuratezza sui tuoi documenti
Crea un campione rappresentativo e registra i valori corretti prima dei test. Includi PDF digitali, scansioni, foto scattate con il telefono, fatture di più pagine, note di credito, nuovi fornitori e documenti con diverse aliquote fiscali. Riserva alcuni esempi per la verifica finale, invece di calibrare tutto sullo stesso insieme.
- Misura separatamente i campi importanti. ID fattura, fornitore, valuta e totale potrebbero richiedere criteri di accettazione diversi da quelli applicati a una descrizione in testo libero.
- Misura i record completi. Conta le fatture che superano tutti i controlli richiesti, oltre a quelle per cui i singoli campi sono stati estratti correttamente.
- Misura il lavoro di revisione. Tieni traccia del numero di documenti da correggere e del tempo che il personale impiega per farlo.
- Verifica il sistema di destinazione. Includi nell'analisi invii duplicati, errori di connessione ed esportazioni rifiutate.
L'obiettivo di accuratezza dovrebbe riflettere l'azione che intraprenderai. Una bozza destinata alla revisione e un record registrato automaticamente richiedono criteri di accettazione diversi. I punteggi di affidabilità dei provider aiutano a smistare il lavoro; convalida le eventuali soglie in base ai tuoi risultati.
Calcola il costo per fattura approvata
Includi configurazione, costi ricorrenti del software o delle API, hosting, manutenzione e tempo dedicato alla revisione dal personale. Tieni traccia del costo per record utilizzabile, includendo tentativi non riusciti e correzioni.
Come esempio di calcolo, 500 fatture che richiedono quattro minuti ciascuna comportano circa 33 ore di inserimento dati. Se con il nuovo processo la revisione richiede in media un minuto per fattura, si scende a circa otto ore: un risparmio di circa 25 ore, senza considerare eccezioni e manutenzione. Sono ipotesi esemplificative, non risultati garantiti; sostituiscile con le misurazioni del tuo team.
La stima dell'implementazione dipende dalla varietà dei documenti, dalle regole di convalida, dall'accesso alle integrazioni e dai vincoli di hosting. La nostra guida ai costi di sviluppo dell'IA spiega come questi fattori incidono sull'ambito del progetto.
Stabilisci dove vengono trasferiti i documenti e i dati estratti
Definisci il flusso di acquisizione, l'archiviazione, i provider di estrazione, le schermate di revisione, i log, i backup e il sistema di destinazione. Decidi chi può accedere ai documenti, cosa viene conservato e cosa eliminato. Se i documenti devono restare nel tuo ambiente, valuta ogni fase di elaborazione rispetto a questo requisito prima di scegliere gli strumenti.
Prepara un brief di progetto utile
- Tipi di documenti, lingue e volumi mensili.
- Dove arrivano le fatture e come vengono controllate oggi.
- Campi richiesti e sistema di destinazione.
- Ruoli di approvazione e procedura da seguire quando un campo non è chiaro.
- Requisiti di hosting e conservazione.
- Campioni rappresentativi con dati oscurati, condivisi tramite un canale concordato.
È sufficiente per avviare una discussione su un progetto pilota mirato: un canale di acquisizione, un sistema di destinazione e criteri di accettazione misurabili.
Integra l'estrazione nel tuo flusso di lavoro
Raccontaci come arrivano le fatture al tuo team e dove devono essere trasferiti i dati. Possiamo valutare insieme il lavoro di estrazione, revisione e integrazione.
Parliamo del flusso di lavoro delle tue fatture