Ekstraksi Data Faktur: Dari PDF ke Sistem Akuntansi Anda

Ekstraksi data faktur mengubah PDF, pindaian, atau foto menjadi bidang yang dapat digunakan sistem: pemasok, nomor faktur, tanggal, mata uang, total, dan item baris. Hasil yang berguna adalah catatan yang disetujui dalam sistem akuntansi Anda, disertai alur penanganan dokumen yang perlu dikoreksi.

Panduan ini menjelaskan cakupan OCR faktur, peran validasi dan peninjauan, serta cara memilih antara perangkat lunak yang sudah tersedia dan integrasi khusus.

OCR dan ekstraksi data faktur menyelesaikan masalah yang berbeda

Pengenalan karakter optik, atau OCR, membaca karakter dalam gambar. Ekstraksi menentukan makna karakter tersebut dan memetakannya ke bidang. Menemukan teks “132.00” adalah satu tugas; menentukan apakah itu subtotal, jumlah pajak, atau jumlah yang harus dibayar adalah tugas lainnya.

PDF digital mungkin sudah berisi teks yang dapat dibaca. Pindaian memerlukan tahap OCR. Keduanya tetap memerlukan interpretasi bidang, normalisasi, dan pemeriksaan sebelum hasilnya menjadi catatan bisnis yang dapat digunakan.

Layanan khusus sudah dapat menangani sebagian pekerjaan ini. Analisis pengeluaran Amazon Textract menghasilkan bidang faktur yang dinormalisasi dan data item baris, beserta tingkat keyakinan dan lokasi dalam dokumen. Model faktur Microsoft Document Intelligence mengekstrak bidang faktur dan item baris menjadi keluaran terstruktur. Layanan ini dapat menjadi komponen dalam alur kerja; aturan persetujuan dan integrasi ke sistem tujuan tetap perlu ditentukan.

Tentukan bidang yang benar-benar dibutuhkan sistem tujuan Anda

Mulailah dari catatan akuntansi yang ingin Anda buat. Ringkasan untuk spreadsheet membutuhkan lebih sedikit bidang daripada faktur yang dicocokkan dengan pesanan pembelian dan tanda terima inventaris.

Simpan nilai asli saat menormalisasi suatu bidang. Peninjau harus dapat melihat apa yang terbaca, menjadi apa nilainya, dan di mana nilai itu muncul dalam dokumen. Perlakukan nilai yang tidak diketahui sebagai data yang belum diisi dan perlu ditindaklanjuti.

Alur kerja dari PDF hingga catatan yang disetujui

1. Daftarkan dokumen yang masuk. Beri dokumen tersebut pengenal dan status. Simpan sumber aslinya agar ekstraksi yang gagal dapat dicoba ulang dan ditinjau.
2. Ekstrak bidang yang disepakati. Gunakan teks dalam dokumen atau layanan OCR/ekstraksi, lalu normalkan tanggal, mata uang, dan jumlah.
3. Terapkan pemeriksaan bisnis. Cocokkan pemasok, verifikasi bidang wajib, rekonsiliasi total, dan tandai kemungkinan duplikat.
4. Tinjau pengecualian. Tampilkan sumber di samping bidang. Izinkan staf mengoreksi nilai, memilih akun beban, dan menyetujui catatan.
5. Ekspor dan konfirmasi. Kirim data ke sistem tujuan, simpan ID catatannya, dan pantau kegagalan. Mencoba ulang ekspor yang gagal seharusnya tidak membuat faktur lain.

Misalnya, total pada faktur mungkin berhasil diekstrak dengan jelas, tetapi tidak ada pemasok yang cocok di sistem akuntansi. Dokumen tersebut tetap perlu ditindaklanjuti. Skor keyakinan untuk total tidak membuktikan bahwa seluruh faktur siap dibukukan.

Pisahkan ekstraksi, pembukuan, dan otorisasi pembayaran. Dokumen yang dapat dibaca bukan berarti bebannya telah disetujui atau pembayarannya harus dikirim.

Pilih perangkat lunak, API ekstraksi, atau alur kerja khusus

Gunakan produk siap pakai untuk proses standar

Mulailah dari sini jika bidang yang didukung, konektor akuntansi, dan kontrol peninjauannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Contohnya, AutoEntry menyediakan fitur pengambilan data faktur dan integrasi akuntansi. Uji produk tersebut dengan dokumen pemasok Anda sendiri sebelum menambahkan sistem lain.

Gunakan API ekstraksi jika sistem pendukungnya sudah Anda miliki

API dapat menyediakan komponen pembaca dokumen, sementara aplikasi Anda menangani penerimaan dokumen, pengguna, persetujuan, dan ekspor. Bandingkan cakupan bidang, upaya peninjauan, batas dokumen, biaya penggunaan, dan pengelolaan data. Harga per halaman yang paling murah belum tentu menghasilkan catatan yang disetujui dengan biaya paling rendah.

Bangun integrasi khusus jika proses Anda memiliki persyaratan yang tidak dapat dipenuhi produk tersebut

Contohnya meliputi pencocokan dengan basis data pesanan pembelian internal, ekstraksi bidang khusus pemasok, penulisan data ke ERP yang tidak umum, atau penerapan peran peninjauan sendiri. Pekerjaan khusus dapat melengkapi layanan ekstraksi yang sudah ada. Ini tidak otomatis berarti melatih model dari awal.

GagarinSoft menawarkan otomatisasi dan integrasi pemrosesan faktur khusus, mulai dari penerimaan dokumen hingga peninjauan dan ekspor. Kami menilai kesesuaian alat yang sudah tersedia sebelum menentukan cakupan pengembangan khusus.

Evaluasi akurasi menggunakan dokumen Anda

Susun sampel yang mewakili dan catat nilai yang benar sebelum pengujian. Sertakan PDF digital, hasil pindai, foto ponsel, faktur beberapa halaman, nota kredit, pemasok baru, dan dokumen dengan beberapa tarif pajak. Sisihkan beberapa contoh untuk pemeriksaan akhir, alih-alih menyetel semuanya berdasarkan kumpulan yang sama.

• Ukur setiap bidang penting secara terpisah. ID faktur, pemasok, mata uang, dan total mungkin memerlukan aturan penerimaan yang berbeda dari deskripsi teks bebas.
• Ukur kelengkapan catatan. Hitung faktur yang memenuhi semua pemeriksaan wajib, serta faktur yang setiap bidangnya berhasil diekstrak dengan benar.
• Ukur upaya peninjauan. Catat jumlah dokumen yang perlu dikoreksi dan waktu yang dihabiskan staf untuk mengoreksinya.
• Uji sistem tujuan. Sertakan pengiriman duplikat, kegagalan koneksi, dan ekspor yang ditolak dalam evaluasi.

Target akurasi harus mencerminkan tindakan yang akan Anda ambil. Draf yang akan ditinjau dan catatan yang langsung diposting secara otomatis memerlukan aturan penerimaan yang berbeda. Skor keyakinan penyedia membantu mengarahkan pekerjaan; validasi ambang batas apa pun berdasarkan hasil Anda sendiri.

Hitung biaya per faktur yang disetujui

Sertakan biaya penyiapan, perangkat lunak atau API berulang, hosting, pemeliharaan, dan waktu peninjauan staf. Catat biaya per catatan yang dapat digunakan, termasuk percobaan yang gagal dan koreksi.

Sebagai contoh perhitungan, memasukkan 500 faktur yang masing-masing membutuhkan empat menit akan memerlukan sekitar 33 jam kerja. Jika proses baru rata-rata memerlukan satu menit peninjauan per faktur, waktunya menjadi sekitar delapan jam: kira-kira 25 jam dapat dihemat, sebelum memperhitungkan pengecualian dan pemeliharaan. Angka tersebut adalah asumsi contoh, bukan hasil yang dijanjikan; gantilah dengan pengukuran dari tim Anda.

Estimasi implementasi bergantung pada variasi dokumen, aturan validasi, akses integrasi, dan batasan hosting. Panduan kami tentang biaya pengembangan AI menjelaskan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap cakupan.

Sepakati lokasi penyimpanan dokumen dan data yang diekstrak

Petakan jalur penerimaan, penyimpanan, penyedia ekstraksi, layar peninjauan, log, cadangan, dan sistem tujuan. Tentukan siapa yang dapat mengakses dokumen, apa yang disimpan, dan apa yang dihapus. Jika dokumen harus tetap berada di lingkungan Anda, nilai setiap langkah pemrosesan berdasarkan persyaratan tersebut sebelum memilih alat.

Siapkan ringkasan proyek yang bermanfaat

• Jenis dokumen, bahasa, dan volume bulanan.
• Lokasi penerimaan faktur dan cara pemeriksaannya saat ini.
• Bidang yang diperlukan dan sistem tujuan.
• Peran persetujuan dan tindakan yang diambil jika suatu bidang tidak jelas.
• Persyaratan hosting dan penyimpanan.
• Sampel representatif yang telah disamarkan, dibagikan melalui saluran yang disepakati.

Informasi ini cukup untuk memulai diskusi tentang uji coba yang terfokus: satu saluran penerimaan, satu sistem tujuan, dan kriteria penerimaan yang terukur.