Nama yang terlihat di layar tidak selalu berupa teks. Dalam kontrak hasil pemindaian, surat yang difoto, atau tangkapan layar email yang ditempelkan ke laporan, nama tersebut berupa gambar. Find and Replace tidak dapat melihatnya. Alat AI mungkin bisa.
Tempat data pribadi tersembunyi dalam gambar
- PDF hasil pemindaian. Setiap halaman berupa gambar. Semua teks, termasuk nama dan nomor, terdiri dari piksel.
- Foto dokumen. Foto surat, faktur, atau formulir yang diambil dengan ponsel.
- Tangkapan layar di Word atau PowerPoint. Email atau obrolan yang ditempelkan sebagai gambar untuk "menunjukkan apa yang dikatakan".
- Blok tanda tangan dan stempel. Sering kali berupa gambar, dengan nama di sebelahnya.
- Kop surat dan logo. Nama dan alamat perusahaan pada spanduk.
- Kartu nama, papan tulis, dan formulir yang difoto saat rapat.
- Metadata foto. Gambar dapat memuat tanggal, perangkat, dan terkadang lokasi pengambilannya.
Mengapa hal ini penting bagi alat AI
Alat AI dapat membaca gambar. Jika Anda mengunggah hasil pemindaian kontrak klien, alat tersebut membaca nama-nama di dalamnya sama seperti membaca teks yang diketik. Menghapus nama dari bagian yang diketik dalam file tetapi membiarkan gambarnya tetap ada akan membuat klien terekspos.
Hal sebaliknya juga bisa terjadi. File yang tampak seperti teks bersih mungkin memuat lampiran hasil pemindaian yang berisi semuanya. Buka setiap halaman, bukan hanya halaman pertama.
Tes cepat: bisakah Anda memilih teksnya?
Buka PDF dan coba pilih satu baris dengan kursor. Jika Anda bisa menyorot kata-kata satu per satu, halaman tersebut memiliki lapisan teks. Jika yang terpilih adalah seluruh halaman sebagai satu blok, atau tidak ada yang terpilih, halaman tersebut berupa gambar. File campuran umum ditemukan: halaman yang diketik dengan halaman tanda tangan hasil pemindaian atau lampiran di bagian akhir. Periksa halaman-halaman terakhir, bukan hanya halaman pertama.
Tes yang sama bisa dilakukan di Word: klik tangkapan layar. Jika yang terpilih adalah satu gambar utuh, isinya bukan teks yang bisa dicari.
Tangkapan layar obrolan dan email
Hal-hal ini layak disebutkan tersendiri karena tampak tidak berbahaya. Tangkapan layar percakapan pesan teks menampilkan nomor telepon atau nama kontak di bagian atas, nama orang lain di setiap gelembung pesan, dan sering kali waktu serta tempat dalam pesannya. Tangkapan layar email menampilkan header lengkap beserta kedua alamat email. Jika Anda membutuhkan isinya, salin kata-katanya, ganti namanya, lalu jangan sertakan gambarnya. Jika tangkapan layar itu merupakan bukti, perlakukan sebagai dokumen tersendiri dan jangan menyisipkannya di tengah laporan yang akan Anda bagikan kepada alat AI.
Menanganinya secara manual
- Temukan gambar-gambarnya. Gulir dokumen dan catat setiap hasil pemindaian, tangkapan layar, dan gambar.
- Putuskan apakah Anda membutuhkannya. Sering kali jawabannya tidak, atau teks di dalamnya hanya satu atau dua baris yang bisa Anda ketik ulang.
- Jika Anda membutuhkan isinya, ketik ulang atau salin teksnya dan masukkan placeholder, lalu jangan sertakan gambarnya.
- Jangan samarkan dengan buram. Nama yang diburamkan sering kali masih bisa dibaca, dan efek buram kadang bisa dipulihkan. Bentuk solid yang diratakan ke dalam gambar lebih aman. Lebih baik lagi, jangan sertakan gambarnya.
- Hapus metadata foto jika Anda harus mengirim gambarnya.
Apa yang dapat dilakukan alat
PDF hasil pemindaian dibaca sebagai teks, halaman demi halaman. Untuk Word, PowerPoint, Excel, email, dan file serupa, teks di dalam gambar dikenali dan ditempatkan di lokasi gambar tersebut, dalam blok bertanda "Teks dari gambar". Setelah itu, teks tersebut menjalani langkah yang sama seperti bagian dokumen lainnya: nama dan nomor ditemukan, Anda meninjaunya, lalu semuanya diganti dengan placeholder. Gambar itu sendiri tidak dimasukkan ke salinan aman. Ikon kecil dan hiasan dilewati.
Di ClientSafe, bilah di atas salinan aman menunjukkan jumlah gambar yang dibaca sebagai teks. Teks dalam bahasa Inggris, Spanyol, Prancis, Jerman, dan Arab dapat dibaca.
Contoh kasus yang realistis
Seorang klien mengirimkan folder: perjanjian yang diketik, surat bank hasil pemindaian, tiga foto catatan tulisan tangan, serta rangkaian email dengan tangkapan layar pesan teks. Perjanjiannya sederhana. Nama-nama tersembunyi di bagian lainnya. Alat yang hanya bekerja pada teks yang diketik akan melewatkan sebagian besar nama tersebut, dan pencarian cepat pada perjanjian yang diketik akan menyatakan "bersih". Melakukan pencarian teks bukanlah pemeriksaan terhadap hasil pemindaian. Langkah peninjauan harus mencakup halaman yang dibaca dari gambar.
Kegagalan pengenalan
Pembacaan teks dari gambar tidak selalu tepat. Tulisan tangan, foto beresolusi rendah, halaman miring, cap yang menutupi teks, dan font yang tidak biasa semuanya dapat menyebabkan kesalahan. Nama yang salah dibaca bisa lolos dari deteksi karena tidak lagi tampak seperti nama. Jika pembacaan tidak pasti, ClientSafe menandai dokumen sebagai Perlu ditinjau. Perlakukan dokumen tersebut sebagai dokumen yang harus dibaca dua kali, dengan membandingkan salinan aman dan halaman aslinya.
Tanda tangan yang digambar sebagai gambar tidak memiliki teks yang dapat dibaca. Nama yang diketik di sebelahnya, seperti dalam "Ditandatangani: Maria Lopez", adalah teks dan akan ditemukan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah gambar tetap saya sertakan dan berharap semuanya aman?
Tidak. Gambar sebuah dokumen adalah dokumennya. Jika gambar itu memuat nama, alat AI yang membaca gambar dapat melihatnya.
Apakah PDF hasil pemindaian diperlakukan seperti file Word?
PDF itu terlebih dahulu dibaca sebagai teks. Setelah itu, PDF menjalani langkah-langkah yang sama.
Apakah salinan aman menyertakan foto saya?
Tidak. Gambar tidak disertakan. Teks di dalamnya, jika dapat dibaca, disertakan dan diamankan.
Bagaimana dengan catatan tulisan tangan?
Perkirakan akan ada bagian yang terlewat. Tulisan tangan adalah kasus tersulit bagi sistem pengenalan teks apa pun, jadi tinjau halaman tersebut dengan lebih saksama atau ketik ulang.
ClientSafe membaca PDF hasil pemindaian dan teks di dalam gambar pada dokumen, lalu menemukan dan mengganti nama serta nomor seperti yang dilakukannya pada teks yang diketik. Langkah peninjauan menampilkan hal-hal yang ditemukan, dan dokumen yang diragukan ditandai Perlu ditinjau.