استخراج بيانات الفواتير: من ملفات PDF إلى نظامك المحاسبي

يحوّل استخراج بيانات الفواتير ملف PDF أو مسحًا ضوئيًا أو صورة إلى حقول يمكن للنظام استخدامها: المورّد ورقم الفاتورة والتاريخ والعملة والإجماليات وبنود الفاتورة. والنتيجة المفيدة هي سجل معتمد في نظامك المحاسبي، مع مسار لمعالجة المستندات التي تحتاج إلى تصحيح.

يوضح هذا الدليل ما تغطيه تقنية OCR للفواتير، وأين يلزم التحقق والمراجعة، وكيفية الاختيار بين البرامج الحالية والتكامل المخصص.

تحل تقنية OCR للفواتير واستخراج البيانات مشكلتين مختلفتين

يتعرّف التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) على الأحرف في الصورة. أما الاستخراج فيحدّد معنى تلك الأحرف ويربطها بالحقول. فالعثور على النص «132.00» مهمة، وتحديد ما إذا كان يمثل المجموع الفرعي أو الضريبة أو المبلغ المستحق مهمة أخرى.

قد يحتوي ملف PDF رقمي على نص مقروء بالفعل. أما المستند الممسوح ضوئيًا فيحتاج إلى خطوة OCR. لكن كليهما لا يزال بحاجة إلى تفسير الحقول وتوحيد صيغها والتحقق منها قبل أن يصبح الناتج سجلًا تجاريًا صالحًا للاستخدام.

تتولى خدمات متخصصة بالفعل جزءًا من هذا العمل. تحليل النفقات في Amazon Textract يعيد حقول الفواتير وبيانات بنودها بصيغة موحّدة، مع درجات الثقة ومواضعها في المستند. نموذج الفواتير في Microsoft Document Intelligence يستخرج حقول الفواتير وبنودها في مخرجات منظّمة. ويمكن أن تكون هذه الخدمات مكونات في سير العمل؛ لكن لا يزال عليك تحديد قواعد الموافقة ووجهة التكامل.

حدّد الحقول التي تحتاج إليها الوجهة فعلًا

ابدأ بالسجل المحاسبي الذي تريد إنشاءه. فالملخص المخصص لجدول بيانات يحتاج إلى حقول أقل من فاتورة تتم مطابقتها مع أمر شراء وإيصال استلام مخزون.

احتفظ بالقيمة الأصلية عند توحيد صيغة الحقل. ينبغي أن يتمكن المراجع من رؤية ما تمت قراءته، وما آلت إليه القيمة، وموضعها في المستند. تعامل مع القيم المجهولة على أنها بيانات مفقودة تحتاج إلى معالجة.

سير عمل من ملف PDF إلى سجل معتمد

1. سجّل المستند الوارد. امنحه مُعرّفًا وحالة. واحتفظ بالملف المصدر كي يتسنى إعادة المحاولة ومراجعة أي عملية استخراج فاشلة.
2. استخرج الحقول المتفق عليها. استخدم نص المستند أو خدمة OCR واستخراج، ثم وحّد صيغ التواريخ والعملات والمبالغ.
3. طبّق فحوص الأعمال. طابق المورّد، وتحقّق من الحقول المطلوبة، وطابق الإجماليات، وأشر إلى الفواتير المحتمل تكرارها.
4. راجع الاستثناءات. اعرض المستند المصدر بجوار الحقول. وأتح للموظفين تصحيح القيم واختيار حساب المصروفات واعتماد السجل.
5. صدّر البيانات وأكّد العملية. أرسل البيانات إلى الوجهة، واحتفظ بمُعرّف السجل فيها، وتتبّع حالات الإخفاق. ينبغي ألا تؤدي إعادة محاولة تصدير فاشل إلى إنشاء فاتورة أخرى.

على سبيل المثال، قد يكون إجمالي الفاتورة مستخرجًا بوضوح، لكن لا يوجد مورّد مطابق في النظام المحاسبي. يظل هذا المستند بحاجة إلى المعالجة. فدرجة الثقة في الإجمالي لا تثبت أن الفاتورة بأكملها جاهزة للترحيل.

افصل بين الاستخراج والترحيل والتفويض بالدفع. فكون المستند مقروءًا لا يعني أن المصروف اعتُمد أو أن الدفع ينبغي إرساله.

اختر برنامجًا أو واجهة API للاستخراج أو سير عمل مخصصًا

استخدم منتجًا جاهزًا لعملية قياسية

ابدأ بهذا الخيار إذا كانت الحقول التي يدعمها وموصلاته المحاسبية وأدوات المراجعة تلبي احتياجاتك. على سبيل المثال، AutoEntry يوفر التقاط الفواتير والتكامل مع الأنظمة المحاسبية. اختبر المنتج على مستندات مورّديك قبل إضافة نظام آخر.

استخدم واجهة API للاستخراج إذا كان لديك النظام المحيط بها بالفعل

يمكن لواجهة API توفير مكوّن قراءة المستندات، بينما يتولى تطبيقك استقبالها وإدارة المستخدمين والموافقات والتصدير. قارن بين تغطية الحقول وجهد المراجعة وحدود المستندات وتكلفة الاستخدام والتعامل مع البيانات. فأقل سعر للصفحة لا يعني بالضرورة أقل تكلفة للسجل المعتمد.

أنشئ تكاملًا مخصصًا عندما تتضمن عمليتك متطلبات لا يلبيها المنتج

تشمل الأمثلة مطابقة المستندات مع قاعدة بيانات داخلية لأوامر الشراء، واستخراج حقول خاصة بمورّد معين، والكتابة إلى نظام ERP غير شائع، أو تطبيق أدوار مراجعة خاصة بك. ويمكن أن يحيط العمل المخصص بخدمة استخراج موجودة؛ ولا يعني ذلك تلقائيًا تدريب نموذج من الصفر.

تقدّم GagarinSoft أتمتة معالجة الفواتير والتكامل المخصص، بدءًا من استلام المستندات وحتى مراجعتها وتصديرها. ونقيّم مدى ملاءمة الأدوات الحالية قبل تحديد نطاق التطوير المخصص.

قيّم الدقة باستخدام مستنداتك

أنشئ عينة ممثلة وسجّل القيم الصحيحة قبل الاختبار. أدرج ملفات PDF رقمية ونسخًا ممسوحة ضوئيًا وصورًا بالهاتف وفواتير متعددة الصفحات وإشعارات دائنة وموردين جدد ومستندات تتضمن عدة معدلات ضريبية. احتفظ ببعض الأمثلة للفحص النهائي بدلًا من ضبط كل شيء على المجموعة نفسها.

• قِس الحقول المهمة كلًّا على حدة. قد تحتاج أرقام الفواتير والمورّدون والعملات والإجماليات إلى قواعد قبول مختلفة عن الأوصاف النصية الحرة.
• قِس السجلات المكتملة. أحصِ الفواتير التي تجتاز جميع عمليات التحقق المطلوبة، إلى جانب الفواتير التي استُخرجت حقولها الفردية بشكل صحيح.
• قِس الجهد اللازم للمراجعة. تابع عدد المستندات التي تحتاج إلى تصحيح والوقت الذي يقضيه الموظفون في تصحيحها.
• اختبر النظام المستهدف. أدرج عمليات الإرسال المكررة وأعطال الاتصال وعمليات التصدير المرفوضة في التقييم.

ينبغي أن يعكس هدف الدقة الإجراء الذي ستتخذه. فالمسودة التي يراجعها أحدهم والسجل الذي يُرحّل تلقائيًا يحتاجان إلى قواعد قبول مختلفة. تساعد درجات ثقة المزوّد على توجيه العمل؛ تحقّق من أي عتبات بالاستناد إلى نتائجك أنت.

احسب تكلفة كل فاتورة معتمدة

أدرج تكاليف الإعداد ورسوم البرامج أو واجهات API المتكررة والاستضافة والصيانة ووقت مراجعة الموظفين. تابع تكلفة كل سجل صالح للاستخدام، بما في ذلك المحاولات الفاشلة والتصحيحات.

على سبيل المثال التوضيحي، يتطلب إدخال 500 فاتورة، يستغرق كل منها أربع دقائق، نحو 33 ساعة من العمل. وإذا استغرق متوسط مراجعة كل فاتورة دقيقة واحدة في العملية الجديدة، فسينخفض الوقت إلى نحو ثماني ساعات: أي توفير يقارب 25 ساعة، قبل احتساب الاستثناءات والصيانة. هذه افتراضات توضيحية وليست نتيجة مضمونة؛ استبدلها بقياسات من فريقك.

يعتمد تقدير التنفيذ على تنوع المستندات وقواعد التحقق وإمكانية الوصول إلى التكامل وقيود الاستضافة. يشرح دليلنا حول تكاليف تطوير الذكاء الاصطناعي كيف تؤثر هذه العوامل في نطاق العمل.

اتفقوا على وجهة المستندات والبيانات المستخرجة

حدّد مسارات الاستلام والتخزين ومزوّدي الاستخراج وشاشات المراجعة والسجلات والنسخ الاحتياطية والوجهة. قرر من يمكنه الوصول إلى المستندات، وما الذي سيُحتفظ به وما الذي سيُحذف. إذا كان يجب أن تبقى المستندات ضمن بيئتك، فقيّم كل خطوة من خطوات المعالجة وفقًا لهذا الشرط قبل اختيار الأدوات.

أعد موجزًا مفيدًا للمشروع

• أنواع المستندات واللغات والحجم الشهري.
• مصادر ورود الفواتير وكيفية التحقق منها حاليًا.
• الحقول المطلوبة والنظام المستهدف.
• أدوار الموافقة والإجراء المتبع عند غموض أحد الحقول.
• متطلبات الاستضافة والاحتفاظ بالبيانات.
• عينات ممثلة منقّحة من البيانات الشخصية، تتم مشاركتها عبر قناة متفق عليها.

هذا كافٍ لبدء نقاش حول مشروع تجريبي محدد النطاق: قناة استلام واحدة ووجهة واحدة ومعايير قبول قابلة للقياس.