Fatura Verisi Çıkarma: PDF'lerden Muhasebe Sisteminize

Fatura verisi çıkarma, bir PDF'yi, taramayı veya fotoğrafı sistemin kullanabileceği alanlara dönüştürür: tedarikçi, fatura numarası, tarih, para birimi, toplamlar ve kalemler. Asıl faydalı sonuç, muhasebe sisteminizde onaylanmış bir kayıttır; düzeltilmesi gereken belgeler için de bir işlem yolu bulunur.

Bu rehberde fatura OCR'ının neleri kapsadığını, doğrulama ve incelemenin hangi aşamada yer alması gerektiğini ve mevcut yazılımla özel entegrasyon arasında nasıl seçim yapacağınızı açıklıyoruz.

Fatura OCR'ı ve veri çıkarma farklı sorunları çözer

Optik karakter tanıma veya OCR, görüntüdeki karakterleri okur. Veri çıkarma ise bu karakterlerin ne anlama geldiğini belirler ve alanlarla eşleştirir. “132.00” metnini bulmak bir iştir; bunun ara toplam mı, vergi tutarı mı yoksa ödenecek tutar mı olduğuna karar vermek başka bir iştir.

Dijital bir PDF zaten okunabilir metin içerebilir. Taranmış bir belge için OCR adımı gerekir. Her iki durumda da çıktı kullanılabilir bir iş kaydına dönüşmeden önce alanların yorumlanması, standartlaştırılması ve kontrol edilmesi gerekir.

Özel hizmetler bu işin bir bölümünü zaten yapar. Amazon Textract gider analizi standartlaştırılmış fatura alanlarını ve kalem verilerini güven düzeyleri ve belgedeki konumlarıyla birlikte döndürür. Microsoft Document Intelligence fatura modeli fatura alanlarını ve kalemleri yapılandırılmış çıktıya dönüştürür. Bunlar bir iş akışının bileşenleri olabilir; onay kurallarınızın ve hedef sistem entegrasyonunuzun yine de tanımlanması gerekir.

Hedef sisteminizin gerçekten ihtiyaç duyduğu alanları belirleyin

Oluşturmak istediğiniz muhasebe kaydından başlayın. Bir elektronik tablo özeti, satın alma siparişi ve stok girişiyle eşleştirilen bir faturadan daha az alan gerektirir.

Bir alanı standartlaştırırken özgün değerini koruyun. İncelemeyi yapan kişi neyin okunduğunu, hangi değere dönüştüğünü ve belgede nerede yer aldığını görebilmelidir. Bilinmeyen değerleri çözümlenmesi gereken eksik veriler olarak ele alın.

PDF'den onaylanmış kayda uzanan iş akışı

1. Gelen belgeyi kaydedin. Belgeye bir tanımlayıcı ve durum atayın. Başarısız bir veri çıkarma işleminin yeniden denenebilmesi ve incelenebilmesi için kaynak belgeyi koruyun.
2. Üzerinde anlaşılan alanları çıkarın. Belgenin metnini veya bir OCR/veri çıkarma hizmetini kullanın; ardından tarihleri, para birimlerini ve tutarları standartlaştırın.
3. İş kurallarını uygulayın. Tedarikçiyi eşleştirin, zorunlu alanları doğrulayın, toplamları mutabık kılın ve olası mükerrer kayıtları işaretleyin.
4. İstisnaları inceleyin. Kaynağı alanların yanında gösterin. Çalışanların değerleri düzeltmesine, bir gider hesabı seçmesine ve kaydı onaylamasına olanak tanıyın.
5. Dışa aktarın ve doğrulayın. Veriyi hedef sisteme yazın, sistemin kayıt kimliğini saklayın ve hataları izleyin. Başarısız bir dışa aktarma yeniden denendiğinde ikinci bir fatura oluşturmamalıdır.

Örneğin, bir faturanın toplamı açıkça çıkarılmış olabilir ancak muhasebe sisteminde eşleşen bir tedarikçi bulunmayabilir. Bu belgenin yine de ele alınması gerekir. Toplam için alınan güven puanı, faturanın tamamının kayda alınmaya hazır olduğunu göstermez.

Veri çıkarma, kayda işleme ve ödeme yetkilendirme adımlarını birbirinden ayırın. Bir belgenin okunabilir olması, giderin onaylandığı veya ödemenin gönderilmesi gerektiği anlamına gelmez.

Yazılım, veri çıkarma API'si veya özel iş akışı seçin

Standart bir süreç için hazır ürün kullanın

Desteklenen alanlar, muhasebe bağlantısı ve inceleme kontrolleri ihtiyaçlarınızı karşılıyorsa buradan başlayın. Örneğin, AutoEntry fatura yakalama ve muhasebe entegrasyonları sunar. Sisteminize yeni bir ürün eklemeden önce kendi tedarikçi belgelerinizde deneyin.

Çevresindeki sistem zaten mevcutsa veri çıkarma API'si kullanın

Bir API, belge okuma bileşenini sağlarken uygulamanız gelen belgeleri, kullanıcıları, onayları ve dışa aktarımları yönetebilir. Alan kapsamını, inceleme için gereken iş yükünü, belge sınırlarını, kullanım maliyetini ve veri işleme yöntemlerini karşılaştırın. Sayfa başına en düşük ücret, onaylanmış kayıt başına en düşük maliyeti sağlamayabilir.

Süreciniz ürünün karşılayamadığı gereksinimlere sahipse özel entegrasyon geliştirin

Örnekler arasında kurum içi bir satın alma siparişi veritabanıyla eşleştirme, tedarikçiye özgü alanları çıkarma, alışılmadık bir ERP sistemine yazma veya kendi inceleme rollerinizi uygulama bulunur. Özel geliştirme, mevcut bir veri çıkarma hizmetinin çevresine eklenebilir. Bu, sıfırdan model eğitilmesi gerektiği anlamına gelmez.

GagarinSoft özel fatura işleme otomasyonu ve entegrasyonusunar; belge alımından inceleme ve dışa aktarıma kadar tüm adımları kapsar. Özel geliştirme kapsamını belirlemeden önce mevcut araçların uygunluğunu değerlendiririz.

Belgelerinizde doğruluğu değerlendirin

Test etmeden önce temsili bir örneklem oluşturun ve doğru değerleri kaydedin. Dijital PDF'leri, taramaları, telefon fotoğraflarını, çok sayfalı faturaları, alacak dekontlarını, yeni tedarikçileri ve birden fazla vergi oranı içeren belgeleri örnekleme dahil edin. Her şeyi aynı örneklem üzerinde ayarlamak yerine son kontrol için bazı örnekleri ayırın.

• Önemli alanları ayrı ayrı ölçün. Fatura kimliği, tedarikçi, para birimi ve toplam tutar için serbest metin açıklamasından farklı bir kabul kuralı gerekebilir.
• Eksiksiz kayıtları ölçün. Her bir alanı doğru şekilde çıkarılanların yanı sıra, gerekli tüm kontrolleri geçen faturaları da sayın.
• İnceleme için harcanan emeği ölçün. Düzeltme gerektiren belge sayısını ve personelin düzeltmelere ne kadar zaman ayırdığını takip edin.
• Hedef sistemi test edin. Değerlendirmeye yinelenen gönderimleri, bağlantı hatalarını ve reddedilen dışa aktarımları dahil edin.

Doğruluk hedefi, alacağınız aksiyonu yansıtmalıdır. Bir inceleyiciye sunulan taslak ile otomatik olarak kaydedilen bir kayıt için farklı kabul kuralları gerekir. Sağlayıcıların güven puanları işlerin yönlendirilmesine yardımcı olur; eşik değerleri kendi sonuçlarınıza göre doğrulayın.

Onaylanan fatura başına maliyeti hesaplayın

Kurulum, yinelenen yazılım veya API ücretleri, barındırma, bakım ve personelin inceleme süresini hesaba katın. Başarısız denemeler ve düzeltmeler dahil, kullanılabilir kayıt başına maliyeti takip edin.

Örnek bir hesaplamaya göre, her biri dört dakika süren 500 faturanın veri girişi yaklaşık 33 saat alır. Yeni süreçte fatura başına ortalama bir dakikalık inceleme gerekirse bu süre yaklaşık sekiz saate iner; istisnalar ve bakım hesaba katılmadan önce kabaca 25 saat tasarruf edilir. Bunlar örnek varsayımlardır, garanti edilen sonuçlar değildir; kendi ekibinizin ölçümleriyle değiştirin.

Uygulama tahmini; belge çeşitliliğine, doğrulama kurallarına, entegrasyon erişimine ve barındırma kısıtlarına bağlıdır. Şu kılavuzumuz Yapay zekâ geliştirme maliyetleri bu etkenlerin kapsamı nasıl etkilediğini açıklar.

Belgelerin ve çıkarılan verilerin nereye gideceğini belirleyin

Belge alımını, depolamayı, veri çıkarma sağlayıcılarını, inceleme ekranlarını, günlükleri, yedekleri ve hedef sistemi eşleştirin. Belgelere kimlerin erişebileceğine, nelerin saklanıp nelerin silineceğine karar verin. Belgelerin ortamınızda kalması gerekiyorsa araçları seçmeden önce her işleme adımını bu gereksinime göre değerlendirin.

İşe yarar bir proje özeti hazırlayın

• Belge türleri, diller ve aylık hacim.
• Faturaların nereden geldiği ve bugün nasıl kontrol edildiği.
• Gerekli alanlar ve hedef sistem.
• Onay rolleri ve bir alan belirsiz olduğunda ne yapılacağı.
• Barındırma ve saklama gereksinimleri.
• Üzerindeki hassas bilgiler kaldırılmış temsili örnekler; kararlaştırılan bir kanal üzerinden paylaşılmalı.

Bu bilgiler, kapsamı belirli bir pilot proje üzerine görüşmeye başlamak için yeterlidir: tek bir alım kanalı, tek bir hedef sistem ve ölçülebilir kabul kriterleri.