Como usar o ChatGPT, o Claude ou o Gemini com documentos de clientes sem compartilhar dados pessoais

Pode obter ajuda concreta do ChatGPT, do Claude ou do Gemini para analisar um contrato, um livro de contas ou um conjunto de notas de sessões. A questão é o que sai do seu computador quando o faz. Esta rotina serve para manter de fora a identidade do cliente.

Saiba o que a sua ferramenta de IA faz com os seus dados

Comece pelas condições da conta que utiliza. Estas variam consoante o plano, e as predefinições não são iguais para contas pessoais e empresariais.

No caso do ChatGPT, o centro de ajuda da OpenAI indica que, quando a opção «Melhorar o modelo para todos» está desativada, as novas conversas não são utilizadas para treinar os modelos, mas podem continuar a aparecer no histórico de conversas. Indica também que, por predefinição, o conteúdo dos espaços de trabalho ChatGPT Business, Enterprise e Edu não é utilizado para treino. Há uma ressalva: se avaliar uma resposta com um polegar para cima ou para baixo, a conversa inteira poderá ser utilizada para treino.

No caso do Claude, a Anthropic descreve as conversas de consumidores (Free, Pro, Max) como utilizadas para melhorar o Claude apenas se optar por permitir essa utilização nas definições de privacidade. Os produtos comerciais, como a API e o Claude for Work, estão sujeitos a condições distintas.

No caso do Gemini, o Centro de Privacidade das Aplicações Gemini da Google indica que, enquanto a opção Manter atividade estiver ativada, algumas conversas são lidas por avaliadores humanos e utilizadas para melhorar os modelos da Google, e pede-lhe que não introduza informações confidenciais que não gostaria que um avaliador visse. Com a opção Manter atividade desativada, as conversas futuras não são utilizadas para treinar os modelos, a menos que envie feedback, mas continuam guardadas na sua conta até 72 horas. A utilização do Gemini com uma conta Google Workspace profissional ou escolar está abrangida pelas condições do Workspace, segundo as quais os prompts não são utilizados para treinar modelos sem autorização da organização.

Seja qual for a definição, uma conversa continua a ser informação detida por terceiros. Se for advogado, isso é relevante para a confidencialidade. O Parecer Formal 512 da ABA sobre ferramentas de IA generativa afirma que é necessário obter o consentimento informado do cliente antes de introduzir informações relacionadas com a representação numa ferramenta de autoaprendizagem. O mesmo parecer observa que não é necessário consentimento quando se utiliza uma ferramenta sem introduzir informações relacionadas com a representação. Contabilistas, terapeutas e consultores têm regras e contratos próprios, mas a questão é a mesma: o que está exatamente a introduzir?

Envie menos do que o documento inteiro

Antes de se preocupar com os nomes, pergunte-se se a IA precisa do ficheiro inteiro. Muitas tarefas requerem apenas uma cláusula, uma tabela ou uma página. Cole apenas essa parte.

Um teste rápido: se não lesse esta passagem em voz alta a um desconhecido num comboio, não a cole tal como está. Elimine-a ou altere-a.

Substitua primeiro os dados de identificação

O hábito mais útil é substituir os dados de identificação por marcadores antes de enviar qualquer coisa. «Maria Lopez assinou um contrato de arrendamento com a Northwind Ltd» passa a «Person_1 assinou um contrato de arrendamento com Company_1». A IA continua a poder resumir o contrato, encontrar a cláusula contraditória ou redigir a resposta. Não precisa de saber quem é Maria.

Três regras permitem que isto funcione:

• Seja consistente. A mesma pessoa tem de receber o mesmo marcador em todo o lado. Se Maria for Person_1 num parágrafo e Person_4 noutro, a IA vai tratá-la como duas pessoas.
• Inclua todas as variantes do nome. «Maria Lopez», «Sra. Lopez», «M. Lopez» e «Lopez» referem-se à mesma pessoa. Os nomes também aparecem em endereços de e-mail, assinaturas, cabeçalhos e nomes de ficheiros.
• Vá além dos nomes. Números de conta, números de identificação, moradas, números de telefone e datas de nascimento identificam uma pessoa tão seguramente como um nome. A lista de verificação do que deve ser removido abrange a lista completa.

Fazer isto manualmente com a função localizar e substituir funciona para uma carta de uma página. Torna-se pouco fiável com uma pasta de trinta ficheiros, porque basta uma variante por detetar para expor o cliente.

Mantenha a chave do seu lado

Substituir os nomes é apenas metade do trabalho. Também precisa de um registo que indique a quem corresponde cada marcador, para poder repor os nomes verdadeiros na resposta da IA. Esse registo é a chave. Guarde-a na sua própria máquina e nunca a cole na conversa.

Trate a chave como confidencial por si só. Os reguladores fazem a mesma observação sobre dados pseudonimizados em geral: o Gabinete do Comissário de Informação do Reino Unido observa que os dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais para quem detém as informações adicionais, motivo pelo qual essas informações têm de ser guardadas separadamente e em segurança.

Erros comuns

• Limpar o texto, mas não o nome do ficheiro. Se carregar um ficheiro, o respetivo nome também é enviado. Mude-lhe primeiro o nome ou cole o texto.
• Colar a chave juntamente com o documento. Uma lista como «Person_1 = Maria Lopez» na mesma conversa anula tudo o que acabou de fazer.
• Confiar numa única passagem. Um nome pode aparecer escrito de três maneiras num único documento, e é fácil não reparar num bloco de assinatura ou num rodapé. Leia sempre a versão segura antes de a enviar.
• Tratar uma definição de privacidade como uma garantia. Uma definição que impede o treino com as suas conversas não é o mesmo que impedir que terceiros tenham acesso ao conteúdo. O conteúdo mais seguro é aquele que nunca incluiu a identidade do cliente.
• Esquecer as pessoas próximas do cliente. As partes contrárias, os funcionários e os familiares também são pessoas. Os seus nomes devem constar da lista.

Uma rotina que pode repetir

1. Verifique a conta. Confirme que plano utiliza e o que indicam as respetivas definições de dados. Desative o treino com os seus dados sempre que essa opção estiver disponível.
2. Escolha a passagem. Selecione apenas o que a tarefa exige.
3. Substitua os dados. Utilize marcadores consistentes para cada pessoa, empresa, morada, número e data.
4. Volte a ler o texto. Percorra a versão segura à procura de qualquer elemento que ainda aponte para o cliente: um cargo raro, uma cidade pequena associada a uma data ou uma alcunha.
5. Faça a sua pergunta. Explique o que representam os marcadores, por exemplo: «Person_1 é o inquilino e Company_1 é o senhorio».
6. Reponha os nomes localmente. Reponha os nomes verdadeiros na resposta, no seu próprio computador, e verifique-a antes de a inserir num documento do cliente.

A IA pode cometer erros, e substituir os nomes não altera isso. Continua a ser responsável pelo resultado, incluindo pelas partes que a IA errou.

O ClientSafe, uma aplicação Windows da GagarinSoft, faz a substituição, mantém a consistência entre ficheiros e repõe os dados no seu PC. Reveja o que foi detetado antes de copiar qualquer coisa. Saiba mais sobre ClientSafe.

Informação geral, não aconselhamento jurídico. Verifique as regras que se aplicam ao seu caso.