你可以借助 ChatGPT、Claude 或 Gemini 处理合同、账簿或一组会谈记录。关键在于：你这样做时，哪些内容会离开你的电脑？以下流程旨在避免客户身份信息泄露。

一台合上的笔记本电脑、一摞文件夹，最上面是一个藏青色文件夹，还有一支放在空白纸上的笔。

了解你的 AI 工具如何处理你的数据

先查看你实际使用的账户条款。不同套餐的条款各不相同，个人账户和企业账户的默认设置也不一样。

对于 ChatGPT，OpenAI 帮助中心表示，关闭“为所有人改进模型”后，新对话不会用于训练其模型，但仍可能显示在聊天记录中。帮助中心还表示，ChatGPT Business、Enterprise 和 Edu 工作区中的内容默认不会用于训练。需要注意的是：如果你对回复点了赞或踩，整个对话可能会被用于训练。

对于 Claude，Anthropic 表示，只有当你在隐私设置中选择允许时，消费者聊天内容（Free、Pro、Max）才会用于改进 Claude。其商业产品（例如 API 和 Claude for Work）适用单独的条款。

对于 Gemini，Google 的 Gemini Apps 隐私中心表示，在“保留活动记录”处于开启状态时，部分聊天内容会由人工审核人员阅读，并用于改进 Google 的模型；该中心还提醒用户，不要输入自己不希望审核人员看到的机密信息。关闭“保留活动记录”后，之后的聊天内容不会用于训练其模型，除非你提交反馈；不过，这些内容仍会与你的账户关联并保留最多 72 小时。使用 Google Workspace 工作或学校账户登录 Gemini 时，适用 Workspace 条款；根据这些条款，未经组织许可，提示内容不会用于训练模型。

无论设置如何，对话仍然是由第三方持有的数据。如果你是律师，这会影响保密义务。美国律师协会第 512 号正式意见指出，在将与代理事项有关的信息输入自我学习型工具之前，必须取得客户的知情同意。该意见还指出，如果使用工具时没有输入与代理事项有关的信息，则无需取得同意。会计师、治疗师和顾问有各自的规则和合同，但要考虑的问题相同：你具体要输入什么？

只发送文档中必要的部分

在担心姓名之前，先问问 AI 是否需要整份文件。许多任务只需要一条条款、一张表格或一页内容。只粘贴那部分即可。

一个简短的测试：如果你不愿意在火车上把这段内容读给陌生人听，就不要原样粘贴。要么删掉，要么修改。

先替换身份识别信息

最有用的习惯是在发送任何内容之前，把身份识别信息替换成占位符。“Maria Lopez 与 Northwind Ltd 签订了一份租约”可以改成“Person_1 与 Company_1 签订了一份租约”。AI 仍然可以总结租约、找出不一致的条款或起草回复。它不需要知道 Maria 是谁。

以下三条规则能让这种做法奏效：

  • 保持一致。 同一个人在所有地方都使用相同的占位符。如果一段中的 Maria 是 Person_1，而另一段中是 Person_4，AI 就会把她当成两个人。
  • 涵盖姓名的所有写法。 “Maria Lopez”“Ms. Lopez”“M. Lopez”和“Lopez”指的是同一个人。姓名也可能出现在电子邮件地址、签名、页眉和文件名中。
  • 留意姓名以外的信息。 账号、证件号码、地址、电话号码和出生日期，与姓名一样能够识别个人身份。 需要删除哪些信息的清单 完整清单涵盖了这些信息。

对于一页的信件，手动使用“查找和替换”还行。但如果有一个包含三十个文件的文件夹，这种做法就不可靠了，因为只要漏掉一种拼写，就足以暴露客户身份。

将映射表保留在自己手中

替换姓名只是工作的一半。你还需要记录每个占位符分别代表谁，这样才能在 AI 的回复中还原真实姓名。这份记录就是映射表。将它保存在自己的电脑上，绝不要粘贴到聊天中。

映射表本身也应视为机密信息。监管机构对假名化数据也提出了同样的要求：英国信息专员办公室指出，对于持有额外信息的人而言，假名化数据仍然属于个人数据，因此必须将这些额外信息分开并安全保存。

常见错误

  • 清理了文本，却没有清理文件名。 如果你上传文件，文件名也会随之上传。请先重命名，或改为粘贴文本。
  • 把映射表和文档一起粘贴。 在同一个聊天中列出“Person_1 = Maria Lopez”，就会让你刚才所做的一切前功尽弃。
  • 只相信一次处理结果。 同一份文档中的姓名可能有三种拼法，签名栏或页脚也很容易漏看。发送前务必阅读处理后的安全版本。
  • 把隐私设置当成保证。 阻止使用你的对话进行训练的设置，并不等于内容不会落入第三方手中。最安全的内容，是从未包含客户身份信息的内容。
  • 忘了客户身边的人。 对方当事人、员工和亲属也是个人。他们的姓名也应列入清单。

一套可重复使用的流程

  1. 检查账号。 确认你使用的是哪个套餐，以及它的数据设置如何规定。只要有相关选项，就关闭使用你的数据进行训练的功能。
  2. 选取相关内容。 只选择任务所需的内容。
  3. 替换相关信息。 为每个人、公司、地址、号码和日期使用一致的占位符。
  4. 再读一遍。 快速浏览安全版本，看看是否还有任何可能指向客户的信息：罕见的职位、小镇名称加日期、昵称等。
  5. 提出你的问题。 说明占位符分别代表什么，例如“Person_1 是租户，Company_1 是房东”。
  6. 在本地还原姓名。 在自己的电脑上将真实姓名填回回复中，并在将回复放入客户文档之前检查答案。

AI 可能会出错，替换姓名并不能改变这一点。你仍需对结果负责，包括其中出错的部分。

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一般信息，不构成法律意见。请核查适用于你的规则。

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