契約書、帳簿、セッション記録について、ChatGPT、Claude、Geminiから実用的な支援を受けられます。問題は、利用時にどの情報がPCから外に出るかです。ここでは、クライアントの身元が伝わらないようにする手順を説明します。
AIツールがデータをどう扱うかを知る
まず、実際に使っているアカウントの利用規約を確認します。プランによって異なり、個人用アカウントとビジネス用アカウントでは初期設定も同じではありません。
ChatGPTについて、OpenAIのヘルプセンターによれば、「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにすると、新しい会話はモデルのトレーニングに使用されませんが、チャット履歴には引き続き表示されることがあります。また、ChatGPT Business、Enterprise、Eduのワークスペースのコンテンツは、初期設定ではトレーニングに使用されないとのことです。ただし、注意点があります。回答に高評価または低評価を送ると、会話全体がトレーニングに使用される可能性があります。
Claudeについて、Anthropicは、一般ユーザー向けのチャット（Free、Pro、Max）がClaudeの改善に使われるのは、プライバシー設定で利用を許可した場合に限ると説明しています。APIやClaude for Workなどの商用製品には、別の規約が適用されます。
Geminiについて、GoogleのGemini Apps Privacy Hubによれば、「アクティビティを保存」がオンの間、一部のチャットは人間のレビュアーに読まれ、Googleのモデルの改善に使用されます。また、レビュアーに見られたくない機密情報は入力しないよう求めています。「アクティビティを保存」をオフにすると、フィードバックを送信しない限り、それ以降のチャットはモデルのトレーニングに使用されませんが、アカウントには最長72時間保管されます。Google Workspaceの職場用または学校用アカウントでGeminiを使う場合はWorkspaceの規約が適用され、組織の許可がない限り、プロンプトがモデルのトレーニングに使用されることはありません。
設定に何と書かれていても、会話は第三者が保有するデータです。弁護士であれば、守秘義務に関わります。生成AIツールに関するABA Formal Opinion 512では、自己学習型ツールに代理業務に関する情報を入力する前に、クライアントのインフォームド・コンセントが必要とされています。同意が不要なのは、代理業務に関する情報を入力せずにツールを使う場合だとも、同意見は指摘しています。会計士、セラピスト、コンサルタントにはそれぞれ独自の規則や契約がありますが、問われることは同じです。具体的に、何を入力するのでしょうか？
文書全体ではなく必要な部分だけを送る
名前を気にする前に、AIがファイル全体を必要としているか考えてください。多くの作業で必要なのは、条項ひとつ、表ひとつ、またはページ1枚です。その部分だけを貼り付けます。
簡単な目安があります。電車で見知らぬ人に声に出して読めない文章なら、そのまま貼り付けないでください。削るか、内容を変更してください。
まず特定につながる情報を置き換える
最も役立つ習慣は、情報を送信する前に、特定につながる情報をプレースホルダーに置き換えることです。「Maria Lopez signed a lease with Northwind Ltd」は「Person_1 signed a lease with Company_1」になります。AIはそれでもリースを要約したり、矛盾する条項を見つけたり、返信文を作成したりできます。Mariaが誰なのかを知る必要はありません。
うまく機能させるための3つのルール：
- 一貫性を保つ。 同じ人にはどこでも同じプレースホルダーを使います。ある段落でMariaがPerson_1、別の段落でPerson_4になっていれば、AIは2人の別人として扱います。
- 名前のすべての表記をカバーする。 「Maria Lopez」、「Ms. Lopez」、「M. Lopez」、「Lopez」はすべて同じ人です。メールアドレス、署名、ヘッダー、ファイル名にも名前が含まれることがあります。
- 名前以外にも目を向ける。 口座番号、ID番号、住所、電話番号、生年月日は、名前と同じように個人を特定します。 削除する項目のチェックリスト には全項目が記載されています。
1ページの書簡なら、検索・置換を手作業で行っても問題ありません。しかし、30個のファイルが入ったフォルダーでは、ひとつでも表記を見落とせばクライアントの情報が漏れるため、信頼性に欠けます。
対応表は手元に保管する
名前を置き換えるだけでは、作業の半分にすぎません。どのプレースホルダーが誰を表すのか記録し、AIの回答に実名を戻せるようにする必要があります。この記録が対応表です。自分のPCに保管し、チャットには決して貼り付けないでください。
対応表自体も機密情報として扱ってください。規制当局も、仮名化データ全般について同じ点を指摘しています。英国情報コミッショナーオフィスは、追加情報を持つ人にとって、仮名化データも依然として個人データであると説明しています。そのため、追加情報は分けて安全に保管する必要があります。
よくある間違い
- テキストはきれいにしても、ファイル名をそのままにしている。 ファイルをアップロードすると、ファイル名も一緒に送信されます。先に名前を変更するか、代わりにテキストを貼り付けてください。
- 文書と一緒に対応表を貼り付ける。 同じチャットに「Person_1 = Maria Lopez」という一覧を貼り付けると、せっかくの対策がすべて無駄になります。
- 1回の確認だけで済ませる。 ひとつの文書内で名前の表記が3通りあることもあり、署名欄やフッターも見落としやすいものです。送信する前に、必ず安全な版を読み直してください。
- プライバシー設定を保証だと思い込む。 会話のトレーニング使用を停止する設定は、第三者にコンテンツが渡らないようにすることとは異なります。最も安全なのは、クライアントの身元が一度も含まれていないコンテンツです。
- クライアントの周囲にいる人々を忘れる。 相手方、従業員、親族も人です。その人たちの名前も一覧に含めてください。
繰り返し使える手順
- アカウントを確認する。 利用しているプランと、そのデータ設定の内容を確認してください。自分のデータを学習に使う設定をオフにできる場合は、オフにしてください。
- 該当箇所を選びます。 作業に必要な部分だけを選択します。
- 詳細を置き換えます。 人物、会社、住所、番号、日付のすべてに、一貫したプレースホルダーを使います。
- もう一度読みます。 安全なバージョンに、依頼者につながる情報がまだ残っていないかざっと確認します。珍しい役職、小さな町と日付の組み合わせ、あだ名などに注意してください。
- 質問します。 プレースホルダーが何を表すか伝えます。たとえば「Person_1は借主、Company_1は貸主です」のように説明します。
- 名前を手元で元に戻します。 回答に本当の名前を自分のコンピューターで戻し、依頼者向けの文書に入れる前に内容を確認します。
AIは間違えることがあります。名前を置き換えても、その点は変わりません。間違った部分も含めて、結果に対する責任はあなたにあります。
ClientSafeは、GagarinSoftのWindowsアプリで、置き換え、ファイル間の一貫性の維持、PC上での復元を行います。見つかった内容を確認してから、コピーしてください。 ClientSafeについて詳しく読む.
一般的な情報であり、法的助言ではありません。自分に適用される規則を確認してください。