Comment utiliser ChatGPT, Claude ou Gemini avec des documents clients sans partager de données personnelles

Vous pouvez obtenir une aide précieuse de ChatGPT, Claude ou Gemini pour un contrat, un grand livre ou un ensemble de notes de séance. La question est de savoir quelles informations quittent votre ordinateur lorsque vous le faites. Voici une routine pour ne pas révéler l’identité du client.

Sachez ce que votre outil d’IA fait de vos données

Commencez par consulter les conditions du compte que vous utilisez réellement. Elles varient selon l’offre, et les paramètres par défaut ne sont pas les mêmes pour les comptes personnels et professionnels.

Pour ChatGPT, le centre d’aide d’OpenAI indique que lorsque l’option « Améliorer le modèle pour tout le monde » est désactivée, les nouvelles conversations ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles et peuvent toujours apparaître dans l’historique des discussions. Il indique également que le contenu des espaces de travail ChatGPT Business, Enterprise et Edu n’est pas utilisé pour l’entraînement par défaut. Attention toutefois : si vous donnez un avis positif ou négatif sur une réponse, toute la conversation peut être utilisée pour l’entraînement.

Pour Claude, Anthropic indique que les conversations des utilisateurs particuliers (Free, Pro, Max) ne sont utilisées pour améliorer Claude que si vous l’autorisez dans vos paramètres de confidentialité. Ses produits commerciaux, comme l’API et Claude for Work, sont soumis à des conditions distinctes.

Pour Gemini, le Centre de confidentialité des applications Gemini de Google indique que, lorsque l’option Activité conservée est activée, certaines conversations sont lues par des évaluateurs humains et utilisées pour améliorer les modèles de Google. Il vous demande de ne pas saisir d’informations confidentielles que vous ne voudriez pas qu’un évaluateur voie. Lorsque l’option Activité conservée est désactivée, les conversations à venir ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles, sauf si vous envoyez un avis, mais elles sont tout de même conservées dans votre compte pendant 72 heures au maximum. L’utilisation de Gemini avec un compte Google Workspace professionnel ou scolaire est régie par les conditions de Workspace, selon lesquelles les invites ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles sans l’autorisation de l’organisation.

Quels que soient les paramètres, une conversation reste une donnée détenue par un tiers. Si vous êtes avocat, cela a une incidence sur la confidentialité. L’avis formel 512 de l’ABA sur les outils d’IA générative indique que le consentement éclairé du client est nécessaire avant de saisir dans un outil autoapprenant des informations liées à sa représentation. Le même avis précise qu’un consentement n’est pas nécessaire si vous utilisez un outil sans y saisir d’informations liées à la représentation. Les comptables, thérapeutes et consultants sont soumis à leurs propres règles et contrats, mais la question reste la même : que saisissez-vous exactement ?

N’envoyez qu’une partie du document

Avant de vous préoccuper des noms, demandez-vous si l’IA a besoin de l’intégralité du dossier. Pour de nombreuses tâches, une seule clause, un seul tableau ou une seule page suffit. Ne collez que cette partie.

Petit test : si vous ne liriez pas ce passage à voix haute à un inconnu dans un train, ne le collez pas tel quel. Supprimez-le ou modifiez-le.

Remplacez d’abord les éléments d’identification

L’habitude la plus utile consiste à remplacer les éléments d’identification par des espaces réservés avant tout envoi. « Maria Lopez a signé un bail avec Northwind Ltd » devient « Person_1 a signé un bail avec Company_1 ». L’IA peut toujours résumer le bail, repérer la clause incohérente ou rédiger la réponse. Elle n’a pas besoin de savoir qui est Maria.

Trois règles permettent de procéder ainsi :

• Soyez cohérent. Une même personne doit avoir le même espace réservé partout. Si Maria est Person_1 dans un paragraphe et Person_4 dans un autre, l’IA la traitera comme deux personnes différentes.
• Remplacez toutes les variantes du nom. « Maria Lopez », « Mme Lopez », « M. Lopez » et « Lopez » désignent la même personne. Les noms apparaissent aussi dans les adresses e-mail, les signatures, les en-têtes et les noms de fichiers.
• Ne vous limitez pas aux noms. Les numéros de compte, numéros d’identification, adresses, numéros de téléphone et dates de naissance permettent d’identifier une personne aussi sûrement que son nom. La liste de contrôle des éléments à supprimer présente la liste complète.

Remplacer les éléments à la main à l’aide de la fonction Rechercher et remplacer convient pour une lettre d’une page. La méthode devient peu fiable avec un dossier de trente fichiers, car une seule variante oubliée suffit à révéler l’identité du client.

Gardez la clé de correspondance de votre côté

Remplacer les noms n’est que la moitié du travail. Vous devez aussi garder une trace de la personne représentée par chaque espace réservé, afin de pouvoir remettre les vrais noms dans la réponse de l’IA. Cette trace est la clé de correspondance. Conservez-la sur votre propre ordinateur et ne la collez jamais dans la conversation.

Traitez la clé de correspondance comme une information confidentielle à part entière. Les autorités de contrôle soulignent la même chose à propos des données pseudonymisées en général : l’Information Commissioner’s Office du Royaume-Uni indique que les données pseudonymisées restent des données personnelles pour toute personne détenant les informations supplémentaires, d’où la nécessité de conserver ces informations séparément et en lieu sûr.

Erreurs courantes

• Nettoyer le texte sans nettoyer le nom du fichier. Si vous téléversez un fichier, son nom est transmis avec lui. Renommez-le d’abord ou collez plutôt le texte.
• Coller la clé de correspondance avec le document. Une liste du type « Person_1 = Maria Lopez » dans la même conversation annule tout le travail que vous venez de faire.
• Se fier à un seul passage. Un nom peut être orthographié de trois façons dans un même document, et il est facile de ne pas remarquer un bloc de signature ou un pied de page. Relisez toujours la version sécurisée avant de l’envoyer.
• Prendre un paramètre de confidentialité pour une garantie. Un paramètre qui empêche l’entraînement à partir de vos conversations ne signifie pas que le contenu reste hors de portée d’un tiers. Le contenu le plus sûr est celui qui n’a jamais contenu l’identité du client.
• Oublier l’entourage du client. Les parties adverses, les employés et les proches sont aussi des personnes. Leurs noms doivent figurer dans la liste.

Une routine que vous pouvez répéter

1. Vérifiez le compte. Vérifiez quelle offre vous utilisez et ce qu’indiquent ses paramètres de données. Désactivez l’entraînement à partir de vos données lorsque l’option existe.
2. Choisissez le passage. Ne sélectionnez que ce dont la tâche a besoin.
3. Remplacez les éléments d’identification. Utilisez des espaces réservés cohérents pour chaque personne, entreprise, adresse, numéro et date.
4. Relisez-le une fois de plus. Parcourez la version sécurisée pour repérer tout élément qui pourrait encore désigner le client : un intitulé de poste rare, une petite ville associée à une date, un surnom.
5. Posez votre question. Précisez ce que désignent les espaces réservés, par exemple : « Person_1 est le locataire et Company_1 le propriétaire ».
6. Rétablissez les noms localement. Remettez les vrais noms dans la réponse sur votre propre ordinateur, puis vérifiez la réponse avant de l’intégrer à un document destiné au client.

L’IA peut faire des erreurs, et remplacer les noms n’y change rien. Vous restez responsable du résultat, y compris des erreurs qu’il contient.

ClientSafe, une application Windows de GagarinSoft, effectue les remplacements, assure la cohérence entre les fichiers et rétablit les noms sur votre PC. Vous vérifiez les éléments qu’elle a trouvés avant de copier quoi que ce soit. En savoir plus sur ClientSafe.

Informations générales, et non conseils juridiques. Vérifiez les règles qui s’appliquent à votre situation.