كيفية استخدام ChatGPT أو Claude أو Gemini مع مستندات العملاء من دون مشاركة البيانات الشخصية

يمكنك الحصول على مساعدة حقيقية من ChatGPT أو Claude أو Gemini بشأن عقد أو سجل حسابات أو مجموعة ملاحظات جلسات. لكن السؤال هو: ما الذي يغادر جهازك عندما تفعل ذلك؟ هذه طريقة لإبقاء هوية العميل خارج العملية.

اعرف ما تفعله أداة الذكاء الاصطناعي ببياناتك

ابدأ بشروط الحساب الذي تستخدمه فعليًا. فهي تختلف باختلاف الخطة، كما أن الإعدادات الافتراضية ليست واحدة في الحسابات الشخصية والتجارية.

بالنسبة إلى ChatGPT، يذكر مركز مساعدة OpenAI أنه عند إيقاف خيار "Improve the model for everyone"، لا تُستخدم المحادثات الجديدة لتدريب نماذجه، لكنها قد تظل ظاهرة في سجل المحادثات. ويذكر أيضًا أن المحتوى الوارد في مساحات العمل ضمن ChatGPT Business وEnterprise وEdu لا يُستخدم للتدريب افتراضيًا. لكن هناك نقطة مهمة: إذا أرسلت ملاحظات إيجابية أو سلبية عن رد باستخدام رمزي الإعجاب أو عدم الإعجاب، فقد تُستخدم المحادثة بأكملها للتدريب.

بالنسبة إلى Claude، توضح Anthropic أن محادثات المستخدمين في الخطط Free وPro وMax لا تُستخدم لتحسين Claude إلا إذا اخترت السماح بذلك في إعدادات الخصوصية. أما منتجاتها التجارية، مثل واجهة API وClaude for Work، فتخضع لشروط منفصلة.

بالنسبة إلى Gemini، يوضح مركز خصوصية تطبيقات Gemini من Google أنه ما دام خيار Keep Activity مفعّلًا، يطّلع مراجعون بشريون على بعض المحادثات وتُستخدم لتحسين نماذج Google، وينصحك بألا تُدخل معلومات سرية لا ترغب في أن يراها مراجع. عند إيقاف Keep Activity، لا تُستخدم المحادثات اللاحقة لتدريب النماذج إلا إذا أرسلت ملاحظات، لكنها تظل محفوظة مع حسابك لمدة تصل إلى 72 ساعة. ويخضع استخدام Gemini بحساب عمل أو مدرسة في Google Workspace لشروط Workspace، التي لا تسمح باستخدام الطلبات لتدريب النماذج من دون إذن المؤسسة.

أيًا كانت الإعدادات، تظل المحادثة بيانات يحتفظ بها طرف ثالث. وهذا مهم لمسائل السرية إذا كنت محاميًا. وتنص الفتوى الرسمية 512 للجمعية الأمريكية للمحامين بشأن أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي على ضرورة الحصول على موافقة مستنيرة من العميل قبل إدخال معلومات تتعلق بالتمثيل القانوني في أداة تتعلم ذاتيًا. وتشير الفتوى نفسها إلى عدم الحاجة إلى الموافقة عند استخدام أداة من دون إدخال معلومات تتعلق بالتمثيل القانوني. ولدى المحاسبين والمعالجين النفسيين والاستشاريين قواعدهم وعقودهم الخاصة، لكن السؤال واحد: ما الذي تُدخله تحديدًا؟

أرسل أقل من المستند كاملًا

قبل القلق بشأن الأسماء، اسأل نفسك إن كانت أداة الذكاء الاصطناعي تحتاج إلى الملف كله. فكثير من المهام لا يحتاج إلا إلى بند واحد أو جدول واحد أو صفحة واحدة. ألصق ذلك الجزء فقط.

اختبار سريع: إذا لم تكن لتقرأ هذا المقطع بصوت عالٍ أمام شخص غريب في القطار، فلا تلصقه كما هو. إما أن تحذفه أو تغيّره.

استبدل التفاصيل الكاشفة للهوية أولًا

أكثر العادات فائدة هي استبدال التفاصيل الكاشفة للهوية بعناصر نائبة قبل إرسال أي شيء. تتحول عبارة "Maria Lopez signed a lease with Northwind Ltd" إلى "Person_1 signed a lease with Company_1". وما زال بإمكان أداة الذكاء الاصطناعي تلخيص عقد الإيجار، أو العثور على بند غير متسق، أو صياغة الرد. فهي لا تحتاج إلى معرفة هوية ماريا.

هناك ثلاث قواعد تجعل هذه الطريقة فعالة:

• التزم بالاتساق. استخدم العنصر النائب نفسه للشخص نفسه في كل المواضع. إذا كانت ماريا هي Person_1 في فقرة وPerson_4 في فقرة أخرى، فستتعامل أداة الذكاء الاصطناعي معهما على أنهما شخصان.
• غطِّ جميع صيغ الاسم. تشير "Maria Lopez" و"Ms. Lopez" و"M. Lopez" و"Lopez" إلى الشخص نفسه. وتظهر الأسماء أيضًا في عناوين البريد الإلكتروني والتواقيع والترويسات وأسماء الملفات.
• لا تقتصر على الأسماء. تكشف أرقام الحسابات وأرقام الهوية والعناوين وأرقام الهواتف وتواريخ الميلاد هوية الشخص بقدر ما يكشفها الاسم. وتغطي قائمة التحقق لما يجب إزالته القائمة الكاملة.

ينجح استبدال الأسماء يدويًا باستخدام البحث والاستبدال في خطاب من صفحة واحدة. لكنه يصبح غير موثوق عند التعامل مع مجلد يضم ثلاثين ملفًا، إذ يكفي أن تفوتك تهجئة واحدة لكشف هوية العميل.

احتفظ بالمفتاح لديك

استبدال الأسماء ليس سوى نصف المهمة. تحتاج أيضًا إلى سجل يوضح أي عنصر نائب يشير إلى أي شخص، لكي تتمكن من إعادة الأسماء الحقيقية إلى إجابة أداة الذكاء الاصطناعي. هذا السجل هو المفتاح. احتفظ به على جهازك، ولا تلصقه في المحادثة مطلقًا.

تعامل مع المفتاح على أنه سري بحد ذاته. ويؤكد المنظّمون النقطة نفسها بشأن البيانات المستعارة الهوية عمومًا: إذ تلاحظ مفوضية المعلومات في المملكة المتحدة أن البيانات المستعارة الهوية تظل بيانات شخصية لدى أي شخص يملك المعلومات الإضافية، ولذلك يجب حفظ هذه المعلومات منفصلةً وبأمان.

أخطاء شائعة

• تنظيف النص مع إهمال اسم الملف. إذا رفعت ملفًا، فسينتقل اسمه معه. أعد تسميته أولًا أو الصق النص بدلًا من ذلك.
• لصق المفتاح مع المستند. إن وضع قائمة مثل "Person_1 = Maria Lopez" في المحادثة نفسها يلغي كل ما فعلته للتو.
• الاعتماد على مرور واحد. قد يُكتب الاسم بثلاث صيغ مختلفة في المستند الواحد، ومن السهل إغفال كتلة التوقيع أو تذييل الصفحة. اقرأ دائمًا النسخة الآمنة قبل إرسالها.
• اعتبار إعداد الخصوصية ضمانًا. إعداد يمنع تدريب النماذج على محادثاتك لا يعني أن المحتوى لن يصل إلى طرف ثالث. والمحتوى الأكثر أمانًا هو ما لم يتضمن هوية العميل أصلًا.
• نسيان الأشخاص المحيطين بالعميل. الأطراف المقابلة والموظفون والأقارب أشخاص أيضًا. أدرج أسماءهم في القائمة.

طريقة يمكنك تكرارها

1. تحقق من الحساب. تحقّق من الخطة التي تستخدمها وما تنص عليه إعدادات بياناتها. عطّل التدريب على بياناتك حيثما توفر هذا الخيار.
2. اختر المقطع. حدّد ما تحتاج إليه المهمة فقط.
3. استبدل التفاصيل. استخدم عناصر نائبة متسقة لكل شخص وشركة وعنوان ورقم وتاريخ.
4. أعد قراءته. ألقِ نظرة سريعة على النسخة الآمنة بحثًا عن أي شيء ما زال يشير إلى العميل: مسمى وظيفي نادر، أو بلدة صغيرة مع تاريخ، أو اسم شهرة.
5. اطرح سؤالك. وضّح المقصود بالعناصر النائبة، مثلًا: "Person_1 هو المستأجر وCompany_1 هو المؤجر".
6. استعد الأسماء على جهازك. أعد الأسماء الحقيقية إلى الإجابة على جهازك، وتحقق من الإجابة قبل إدراجها في مستند خاص بالعميل.

قد تخطئ أداة الذكاء الاصطناعي، واستبدال الأسماء لا يغيّر ذلك. تظل مسؤولًا عن النتيجة، بما في ذلك الأجزاء التي أخطأت فيها.

يتولى ClientSafe، وهو تطبيق Windows من GagarinSoft، الاستبدال والحفاظ على الاتساق بين الملفات واستعادة الأسماء على جهازك. راجع ما عثر عليه قبل نسخ أي شيء. اقرأ المزيد عن ClientSafe.

معلومات عامة وليست نصيحة قانونية. تحقق من القواعد التي تنطبق عليك.