Een cliëntenlijst, klantgegevensbestand of reserveringsoverzicht kan naar ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot worden gestuurd zodra de mensen erin zijn vervangen door placeholders. Daarvoor is meer nodig dan één kolom wissen: namen staan ook in notities, werkbladnamen, opmerkingen en verborgen werkbladen.
Deze pagina gaat over spreadsheets, ongeacht je beroep. Voor een algemene lijst van wat je in elke tekst moet afschermen, zie PII afschermen in AI-prompts. Voor boekhoudbestanden in het bijzonder, zie AI voor accountants.
Welke kolommen persoonsgegevens bevatten
De voor de hand liggende kolom bevat de naam. Dit zijn de kolommen die mensen over het hoofd zien:
| Kolom | Waarom deze iemand identificeert |
|---|---|
| Naam, voornaam, achternaam | Direct identificerend. Controleer ook of er een aparte kolom ‘contactpersoon’ is. |
| Bedrijf | Noemt de cliënt en vaak ook de persoon achter een klein bedrijf. |
| E-mail, telefoon | Direct identificerend. Een e-mailadres bevat meestal de naam. |
| Adres, postcode, woonplaats | Een volledig adres wijst naar een huishouden. Een postcode in combinatie met een zeldzaam beroep kan dat ook. |
| Rekeningnummers, IBAN, belasting- en ID-nummers | Uniek voor één persoon of bedrijf. |
| Geboortedatum | Op zichzelf al een identificator. |
| Notities, opmerkingen, ‘referentie’ en ‘omschrijving’ | Vrije tekst. Voornamen, huisnummers en ‘die mevrouw van de bakkerij’ komen hier terecht. |
| Klant- of dossiernummer | Betekent niets voor de AI, maar koppelt de rij aan je eigen systeem. Vervang het als het bestand je team verlaat. |
Kolommen die alleen het werk beschrijven, zoals categorie, status of regio, kunnen meestal blijven staan. De toets is hetzelfde als voor een document: zou iemand die alleen het werkblad ziet kunnen achterhalen wie deze mensen zijn? Ook combinaties tellen mee. Een rij met een zeldzaam beroep, een klein dorp en een datum kan iemand identificeren zonder naam.
Wat er in een werkboek verborgen zit
- Verborgen werkbladen. Een werkblad kan verborgen zijn in de tabbladbalk en toch de volledige cliëntenlijst bevatten. Excel heeft ook de status ‘zeer verborgen’, die niet beschikbaar is in het dialoogvenster Weergeven: Volgens de referentie van Microsoft kan de gebruiker zo’n werkblad niet vanuit de interface weer zichtbaar maken.
- Verborgen rijen en kolommen. Die staan nog steeds in het bestand. In de lijst met onderdelen van Microsofts Document Inspector staan ‘verborgen rijen’ en ‘verborgen kolommen met gegevens’ als inhoud die de functie opspoort.
- Opmerkingen en notities. Daarin staan de namen van reviewers en vaak ook een citaat uit de cel.
- Werkbladnamen en bestandsnaam. ‘Familie Smith 2025’ is ook een naam.
- Kop- en voetteksten, documenteigenschappen en aangepaste XML-gegevens. Dit staat allemaal in de lijst van Document Inspector ingedrukt houden.
- Formules. Een formule kan letterlijk een naam bevatten, bijvoorbeeld in een zoekopdracht.
- Afbeeldingen. Een geplakte schermafbeelding of een gescand formulier is geen tekst en wordt niet door Zoeken gelezen. Zie persoonsgegevens in scans en schermafbeeldingen.
Document Inspector verwijdert dit soort inhoud, maar vervangt geen namen in cellen. Microsoft raadt aan de functie op een kopie uit te voeren, omdat verwijderde gegevens mogelijk niet terugkomen en Ongedaan maken ze misschien niet herstelt.
Dit handmatig doen in Excel
- Werk op een kopie met een neutrale bestandsnaam.
- Maak eerst alles zichtbaar. Toon alle werkbladen, rijen en kolommen, zodat je ziet wat je opschoont.
- Stel de sleutel op. Noteer in een apart bestand elke echte waarde naast de bijbehorende placeholder: Person_1, Company_1 enzovoort. Houd de sleutel buiten de chat.
- Vervang met Ctrl+H. Stel bij Opties ‘Binnen’ in op ‘Werkmap’, zodat alle werkbladen worden doorzocht. Zoek eerst naar de langste schrijfwijze van een naam en daarna naar de kortere. Schakel ‘Identieke hoofdletters/kleine letters’ uit, zodat ook ‘SMITH’ wordt gevonden.
- Controleer de vrije tekstkolommen met het oog. Sorteer of filter de kolom met notities en lees deze door. Zoeken en vervangen vindt alleen wat jij hebt ingevoerd.
- Behandel opmerkingen afzonderlijk. Op het tabblad Vervangen biedt ‘Zoeken in’ alleen Formules als optie, dus opmerkingen en notities moet je een voor een verwijderen of aanpassen. De pagina van Microsoft over Zoeken en vervangen beschrijft deze opties.
- Zoek opnieuw op elke oorspronkelijke naam. Het aantal treffers moet nul zijn. Zoek daarna op ‘@’.
- Verwijder de verborgen inhoud met Document Inspector, op de kopie.
Per cliënt is dit goed te doen. Bij een lijst met tweehonderd personen met verschillende schrijfwijzen gaat het niet meer werken, omdat je elke naam afzonderlijk moet vervangen en de sleutel handmatig steeds verder groeit. Zie placeholders in meerdere documenten als dezelfde cliënt in meerdere bestanden voorkomt.
CSV en ODS
CSV is platte tekst. Het kan geen verborgen werkbladen of opmerkingen bevatten, dus er is minder om over het hoofd te zien. Een veld met vrije tekst kan nog steeds komma’s en regeleinden tussen aanhalingstekens bevatten, en de namen daarin zijn net zo echt als in elke andere kolom. Open het bestand een keer in een teksteditor en lees de eerste rijen door voordat je iets plakt.
ODS, de spreadsheetindeling van LibreOffice, heeft werkbladen en kan die verbergen, net als XLSX. Controleer dezelfde plekken: notities, bladnamen en verborgen werkbladen.
Echte namen terugzetten in het antwoord
De AI geeft antwoord met tijdelijke aanduidingen: "Person_14 heeft sinds maart niet gereageerd, en Company_3 is de enige met twee openstaande zaken." Om daar iets mee te kunnen doen, heb je de sleutel nodig. Handmatig betekent dat dat je elke tijdelijke aanduiding in je tabel opzoekt, of in het antwoord Zoeken en vervangen in omgekeerde richting uitvoert.
Twee regels zorgen ervoor dat dit werkt. Dezelfde persoon moet op elke rij en elk werkblad dezelfde tijdelijke aanduiding hebben, anders ziet het antwoord één persoon als twee. En de sleutel blijft bij jou: upload die niet samen met het bestand. De workflow voor het terugzetten behandelt het hele proces heen en terug.
Als je alleen een methode nodig hebt, en geen antwoord over je eigen rijen, stuur dan een voorbeeld. Tien rijen met tijdelijke aanduidingen zijn genoeg om naar een formule of een indeling voor een draaitabel te vragen; pas die vervolgens zelf toe op het echte bestand.
Met ClientSafe
ClientSafe leest Excel-bestanden (.xlsx), LibreOffice-bestanden (.ods) en CSV-bestanden. Ook verborgen werkbladen in XLSX-bestanden worden gelezen. Je voegt het bestand toe aan de zaak van een cliënt. Namen, bedrijven, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, rekening- en ID-nummers en geboortedata worden tijdelijke aanduidingen, waarbij dezelfde waarde in de hele zaak dezelfde tijdelijke aanduiding krijgt. Je controleert de gevonden overeenkomsten, vinkt onterechte treffers uit en markeert wat is gemist. De veilige kopie wordt gekopieerd om in de chat te plakken, of opgeslagen als een Markdown .md-bestand. De documenten worden op je pc verwerkt.
Wanneer het antwoord terugkomt, plak je het in ClientSafe en worden de echte namen teruggezet.
Veelgestelde vragen
Kan ik de kolom met namen niet gewoon verwijderen?
Alleen als geen enkele andere kolom de persoon identificeert. E-mailadressen, notities en de bestandsnaam doen dat vaak nog wel.
Is een CSV veiliger dan een XLSX?
Een CSV heeft minder verborgen plekken, maar de cellen zelf zijn hetzelfde. De namen die erin staan, moeten nog steeds worden vervangen.
Anonimiseert Document Inspector de gegevens?
Nee. Het verwijdert verborgen inhoud en eigenschappen. Namen in cellen worden niet vervangen.
Ziet de AI verborgen werkbladen in een geüpload bestand?
Ga ervan uit dat dat kan. Vervang of verwijder verborgen inhoud voordat het bestand je apparaat verlaat.
Moet ik het bestand uploaden of de gegevens plakken?
Welke optie je ook kiest, stuur de veilige kopie. Een bestand dat je uploadt, bevat ook de bestandsnaam, bladnamen en eigenschappen.
ClientSafe leest spreadsheets samen met Word-documenten, PDF's, presentaties en e-mails, en houdt één set tijdelijke aanduidingen aan voor de hele cliënt.