Une liste de clients, un export de clients ou une feuille de réservations peut partir vers ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot une fois les personnes remplacées par des marqueurs. Cela demande plus que vider une colonne : des noms se trouvent aussi dans les notes, les noms de feuilles, les commentaires et les feuilles masquées.
Cette page porte sur les tableurs, quelle que soit votre profession. Pour une liste générale de ce qu’il faut masquer dans n’importe quel texte, voir masquer les PII dans un prompt d’IA. Pour les fichiers de comptabilité en particulier, voir l’IA pour les experts-comptables.
Quelles colonnes contiennent des données personnelles
La colonne évidente est le nom. Voici celles qu’on laisse :
| Colonne | Pourquoi elle identifie quelqu’un |
|---|---|
| Nom, prénom, nom de famille | Direct. Vérifiez aussi s’il existe une colonne distincte « personne de contact ». |
| Société | Désigne le client, et souvent la personne derrière une petite entreprise. |
| E-mail, téléphone | Direct. Une adresse e-mail contient généralement le nom. |
| Adresse, code postal, ville | Une adresse complète désigne un foyer. Un code postal associé à un métier rare peut le faire aussi. |
| Compte, IBAN, numéros fiscaux et d’identification | Propre à une personne ou à une société. |
| Date de naissance | Un identifiant à elle seule. |
| Notes, commentaires, « référence » et « description » | Texte libre. Prénoms, numéros d’appartement et « la dame de la boulangerie » finissent ici. |
| Numéro de client ou de dossier | Sans signification pour l’IA, mais il relie la ligne à votre propre système. Remplacez-le si le fichier sort de votre équipe. |
Les colonnes qui décrivent seulement le travail, comme la catégorie, le statut ou la région, peuvent généralement rester. Le test est le même que pour un document : quelqu’un qui ne voit que la feuille pourrait-il déterminer qui sont ces personnes ? Les combinaisons comptent. Une ligne avec un métier rare, une petite ville et une date peut identifier une personne sans nom.
Ce qui se cache dans un classeur
- Feuilles masquées. Une feuille peut être masquée dans la barre des onglets et contenir quand même la liste complète des clients. Excel a aussi un état « very hidden » que la boîte de dialogue Unhide ne propose pas : La référence de Microsoft indique que l’utilisateur ne peut pas rendre une telle feuille de nouveau visible depuis l’interface.
- Lignes et colonnes masquées. Elles sont toujours dans le fichier. Le Document Inspector de Microsoft cite les « hidden rows » et les « hidden columns that contain data » parmi le contenu qu’il trouve.
- Commentaires et notes. Ils portent les noms des relecteurs et citent souvent la cellule.
- Noms de feuilles et nom du fichier. « Famille Smith 2025 » est aussi un nom.
- En-têtes et pieds de page, propriétés du document, données XML personnalisées. Tout cela figure aussi dans la liste de Document Inspector .
- Formules. Une formule peut contenir un nom en toutes lettres, par exemple dans une recherche.
- Images. Une capture d’écran collée ou un formulaire numérisé n’est pas du texte, et Find ne le lit pas. Voir les données personnelles dans les numérisations et captures d’écran.
Document Inspector supprime ce type de contenu, mais il ne remplace pas les noms dans les cellules. Microsoft recommande de l’exécuter sur une copie, car les données supprimées peuvent ne pas revenir, et Undo peut ne pas les restaurer.
Le faire à la main dans Excel
- Travaillez sur une copie avec un nom de fichier neutre.
- Affichez d’abord tout. Montrez toutes les feuilles, lignes et colonnes, pour voir ce que vous nettoyez.
- Construisez la clé. Dans un fichier à part, écrivez chaque vraie valeur à côté de son marqueur : Person_1, Company_1 et ainsi de suite. Gardez-la en dehors de la conversation.
- Remplacez avec Ctrl+H. Dans Options, réglez Within sur Workbook, pour couvrir toutes les feuilles. Cherchez d’abord la forme la plus longue d’un nom, puis les plus courtes. Match case désactivé, pour que « SMITH » soit trouvé aussi.
- Vérifiez les colonnes de texte libre à l’œil. Triez ou filtrez la colonne de notes et lisez-la. Replace ne trouve que ce que vous avez saisi.
- Traitez les commentaires séparément. Dans l’onglet Replace, Look in ne propose que Formulas : les commentaires et les notes sont donc à supprimer ou à modifier un par un. La page Find and Replace de Microsoft décrit ces options.
- Cherchez de nouveau chaque nom d’origine. Le nombre de résultats doit être zéro. Cherchez ensuite « @ ».
- Supprimez le contenu masqué avec Document Inspector, sur la copie.
Le faire client par client reste gérable. Une liste de deux cents personnes aux orthographes différentes, c’est là que cela ne marche plus, car chaque Replace traite un seul nom à la fois et la table des clés grossit à la main. Voir les marqueurs sur plusieurs documents si le même client apparaît dans plusieurs fichiers.
CSV et ODS
Le CSV est du texte brut. Il ne peut contenir ni feuilles masquées ni commentaires, il y a donc moins de choses à manquer. Un champ de texte libre peut tout de même contenir des virgules et des retours à la ligne entre guillemets, et les noms qu’il contient sont aussi réels que dans n’importe quelle autre colonne. Ouvrez le fichier une fois dans un éditeur de texte et lisez les premières lignes avant de coller quoi que ce soit.
L’ODS, le format de tableur de LibreOffice, a des feuilles et peut les masquer, tout comme le XLSX. Vérifiez les mêmes endroits : notes, noms de feuilles et feuilles masquées.
Retrouver les vrais noms dans la réponse
L’IA répondra avec des marqueurs : « Person_14 n’a pas répondu depuis mars, et Company_3 est la seule à avoir deux dossiers ouverts. » Pour en tirer quelque chose d’exploitable, il vous faut la clé. À la main, cela veut dire chercher chaque marqueur dans votre table, ou lancer Replace en sens inverse sur la réponse.
Deux règles font tenir l’ensemble. La même personne doit avoir le même marqueur sur chaque ligne et dans chaque feuille, sinon la réponse traitera une personne comme deux. Et la clé reste chez vous : ne l’envoyez pas avec le fichier. Le procédé de restauration décrit l’aller-retour.
Si vous n’avez besoin que d’une méthode, pas d’une réponse sur vos propres lignes, envoyez un échantillon. Dix lignes avec des marqueurs suffisent pour demander une formule ou une disposition de tableau croisé dynamique, et vous l’appliquez vous-même au fichier réel.
Avec ClientSafe
ClientSafe lit les fichiers Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) et CSV, et les feuilles masquées des fichiers XLSX sont lues aussi. Vous ajoutez le fichier au dossier d’un client. Noms, sociétés, adresses, numéros de téléphone, e-mails, numéros de compte et d’identification et dates de naissance deviennent des marqueurs, et une même valeur reçoit le même marqueur dans tout le dossier. Vous vérifiez les correspondances, décochez les faux positifs et marquez ce qui a été oublié. La copie sûre est copiée pour être collée dans la conversation, ou enregistrée dans un fichier Markdown .md. Les documents sont traités sur votre PC.
Quand la réponse revient, collez-la dans ClientSafe et les vrais noms sont restaurés.
Questions fréquentes
Puis-je simplement supprimer la colonne des noms ?
Seulement si aucune autre colonne n’identifie la personne. Les adresses e-mail, les notes et le nom du fichier le font souvent encore.
Un CSV est-il plus sûr qu’un XLSX ?
Il a moins d’endroits cachés, mais les cellules sont les mêmes. Les noms qu’il contient doivent toujours être remplacés.
Document Inspector anonymise-t-il les données ?
Non. Il supprime le contenu masqué et les propriétés. Il ne remplace pas les noms dans les cellules.
L’IA voit-elle les feuilles masquées d’un fichier envoyé ?
Partez du principe que oui. Remplacez ou supprimez le contenu masqué avant que le fichier quitte votre machine.
Dois-je envoyer le fichier ou coller les données ?
Quel que soit votre choix, envoyez la copie sûre. Un fichier envoyé emporte avec lui son nom, les noms de ses feuilles et ses propriétés.
ClientSafe lit les tableurs avec les documents Word, les PDF, les présentations et les e-mails, et garde un seul jeu de marqueurs pour tout le client.