客户名单、客户数据导出文件或预约表，只要将其中的人替换为占位符，就可以发送给 ChatGPT、Claude、Gemini 或 Copilot。所需操作不只是清除一列：姓名也可能出现在备注、工作表名称、批注和隐藏工作表中。
本页适用于任何职业的电子表格。关于任何文本中需要遮蔽内容的一般清单，请参阅 用于 AI 提示的个人身份信息遮蔽指南。关于记账文件，特别请参阅 会计师如何使用 AI.
哪些列包含个人数据
最明显的是姓名列。以下这些列也常被人漏掉：
| 列 | 它为何能识别个人 |
|---|---|
| 姓名、名字、姓氏 | 直接识别信息。还要检查是否有单独的“联系人”列。 |
| 公司 | 能指明客户，也常能指明小型企业背后的个人。 |
| 电子邮件、电话 | 直接识别信息。电子邮件地址通常包含姓名。 |
| 地址、邮政编码、城市 | 完整地址能指向一个家庭。邮政编码加上罕见职业也可能做到这一点。 |
| 账号、IBAN、税务编号和身份证件号码 | 对某个人或公司而言是唯一的。 |
| 出生日期 | 单独就能用来识别个人的信息。 |
| 备注、批注、“参考”和“说明” | 自由文本。名字、公寓号码和“面包店那位女士”之类的信息都可能出现在这里。 |
| 客户编号或案件编号 | 对 AI 没有意义，但它能将该行与自己的系统关联起来。如果文件要离开你的团队，请替换它。 |
仅描述工作的列（例如类别、状态或地区）通常可以保留。判断标准与文档相同：只看到这张表的人能否推断出这些人是谁？信息组合也要考虑。包含罕见职业、小城镇和日期的一行，即使没有姓名，也可能识别出某个人。
工作簿中有哪些隐藏内容
- 隐藏工作表。工作表可以从标签栏中隐藏，但仍然包含完整的客户名单。Excel 还有一种“深度隐藏”状态，“取消隐藏”对话框中不会提供这种工作表： Microsoft 的参考资料 说明，用户无法通过界面重新显示这种工作表。
- 隐藏行和隐藏列。它们仍然保留在文件中。Microsoft 的“文档检查器”会将“隐藏行”和“包含数据的隐藏列”列为其可查找的内容。
- 批注和备注。它们包含审阅者的姓名，而且往往会引用单元格内容。
- 工作表名称和文件名。“Smith family 2025”也是姓名信息。
- 页眉和页脚、文档属性、自定义 XML 数据。这些内容都在 “文档检查器”列表 。
- 中。公式。公式中可能包含具体姓名，例如查找公式中的姓名。
- 图片。粘贴的屏幕截图或扫描表单不是文本，“查找”功能无法读取。请参阅 扫描件和屏幕截图中的个人数据.
“文档检查器”会删除这类内容，但不会替换单元格中的姓名。Microsoft 建议在副本上运行该工具，因为删除的数据可能无法恢复，而且“撤消”可能无法还原这些数据。
在 Excel 中手动处理
- 在副本上操作，并使用中性的文件名。
- 先取消所有隐藏设置。显示所有工作表、行和列，这样你就能看到正在清理的内容。
- 建立密钥。在单独的文件中，将每个真实值与其占位符对应起来：Person_1、Company_1 等。将密钥保存在聊天之外。
- 使用 Ctrl+H 进行替换。在“选项”中，将“范围内”设为“工作簿”，以覆盖所有工作表。先搜索姓名的最长形式，再搜索较短形式。关闭“区分大小写”，这样“SMITH”也会被找到。
- 目视检查自由文本列。对备注列排序或筛选后逐条阅读。替换功能只会查找你输入的内容。
- 单独处理批注。在“替换”选项卡中，“查找范围”仅提供“公式”，因此批注和备注需要逐个删除或编辑。Microsoft 的 “查找和替换”页面 介绍了这些选项。
- 再次搜索每个原始姓名。搜索结果数量应为零。然后搜索“@”。
- 在副本上使用“文档检查器”移除隐藏内容。
逐个处理客户还算可行。若要处理两百人的名单，而且姓名拼写各不相同，就行不通了，因为每次替换都只能处理一个姓名，密钥表也需要手动不断扩充。如果同一客户出现在多个文件中，请参阅 如何在多个文档中使用占位符 。
CSV 和 ODS
CSV 是纯文本格式。它无法包含隐藏工作表或批注，因此需要检查的地方更少。但自由文本字段仍可能在引号内包含逗号和换行符，其中的姓名也和其他列中的姓名一样真实。粘贴任何内容之前，先用文本编辑器打开文件，读一下前几行。
ODS 是 LibreOffice 的电子表格格式，和 XLSX 一样包含工作表，也可以隐藏工作表。请检查同样的位置：备注、工作表名称和隐藏工作表。
在答案中还原真实姓名
AI 会用占位符回答：“Person_14 自 3 月以来一直没有回复，而 Company_3 是唯一还有两个未结案件的人。”要将答案转化为可采取行动的信息，你需要密钥。手动操作时，你得在表格中逐个查找占位符，或者在答案中反向运行“替换”。
有两条规则可以确保这种方法有效。同一个人在每一行和每张工作表中都必须使用相同的占位符，否则答案会把一个人当成两个人。密钥必须由你保管：不要和文件一起上传。 还原流程 说明了如何完成这一来回过程。
如果你只需要一种方法，而不是针对自己表格中的数据获取答案，可以发送样例。用包含占位符的十行数据就足以询问公式或数据透视表布局，然后由你自己将其应用到真实文件中。
使用 ClientSafe
ClientSafe 可以读取 Excel（.xlsx）、LibreOffice（.ods）和 CSV 文件，也会读取 XLSX 文件中的隐藏工作表。你可以将文件添加到某个客户的案件中。姓名、公司、地址、电话号码、电子邮件、账号和身份证件号码，以及出生日期，都会替换成占位符；同一案件中的相同值会使用相同的占位符。你可以检查匹配结果、取消勾选误报项，并标记漏掉的内容。你可以复制安全副本并粘贴到聊天中，或将其另存为 Markdown .md 文件。文档会在你的电脑上处理。
答案返回后，将其粘贴到 ClientSafe 中，即可还原真实姓名。
常见问题
我可以直接删除姓名列吗？
只有在其他列都无法识别个人的情况下才可以。电子邮件地址、备注和文件名通常仍能泄露身份。
CSV 比 XLSX 更安全吗？
CSV 中隐藏内容较少，但单元格内容并没有不同。里面的姓名仍然需要替换。
“文档检查器”会匿名化数据吗？
不会。它会删除隐藏内容和属性，但不会替换单元格中的姓名。
上传的文件中，AI 能看到隐藏工作表吗？
假设它能看到。文件离开你的电脑之前，请替换或删除隐藏内容。
我应该上传文件，还是粘贴数据？
无论选择哪种方式，都要发送安全副本。上传的文件会连同文件名、工作表名称和属性一起发送。
ClientSafe 可以将电子表格与 Word 文档、PDF、演示文稿和电子邮件一并处理，并为整个客户保留一套占位符。