Bạn có thể gửi danh sách khách hàng, bản xuất dữ liệu khách hàng hoặc bảng đặt chỗ cho ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot sau khi thay thông tin của những người trong đó bằng ký hiệu thay thế. Việc này đòi hỏi nhiều hơn là xóa một cột: tên còn xuất hiện trong ghi chú, tên trang tính, nhận xét và các trang tính ẩn.
Trang này nói về bảng tính, bất kể bạn làm nghề gì. Để xem danh sách tổng quát những gì cần che trong mọi loại văn bản, hãy xem cách che PII trong câu lệnh AI. Riêng đối với tệp kế toán, hãy xem AI dành cho kế toán viên.
Những cột nào chứa dữ liệu cá nhân
Cột dễ thấy nhất là cột tên. Đây là những cột mọi người thường để sót:
| Cột | Vì sao cột này có thể nhận diện một người |
|---|---|
| Tên, tên riêng, họ | Nhận diện trực tiếp. Cũng hãy kiểm tra xem có cột “người liên hệ” riêng hay không. |
| Công ty | Nêu tên khách hàng và thường cả người đứng sau một doanh nghiệp nhỏ. |
| Email, điện thoại | Nhận diện trực tiếp. Địa chỉ email thường có chứa tên. |
| Địa chỉ, mã bưu chính, thành phố | Địa chỉ đầy đủ chỉ đến một hộ gia đình. Mã bưu chính kết hợp với một nghề nghiệp hiếm gặp cũng có thể nhận diện một người. |
| Số tài khoản, IBAN, mã số thuế và số giấy tờ tùy thân | Duy nhất đối với một cá nhân hoặc công ty. |
| Ngày sinh | Bản thân thông tin này đã có thể nhận diện một người. |
| Ghi chú, nhận xét, “tham chiếu” và “mô tả” | Văn bản tự do. Tên riêng, số căn hộ và cụm từ “người phụ nữ ở tiệm bánh” thường xuất hiện ở đây. |
| Số khách hàng hoặc số vụ việc | AI không hiểu ý nghĩa của số này, nhưng nó liên kết hàng dữ liệu với hệ thống nội bộ của bạn. Hãy thay số đó nếu tệp được gửi ra ngoài nhóm của bạn. |
Các cột chỉ mô tả công việc, chẳng hạn như danh mục, trạng thái hoặc khu vực, thường có thể giữ nguyên. Hãy dùng cùng một phép thử như với tài liệu: liệu người chỉ xem bảng tính có thể suy ra những người này là ai không? Các tổ hợp thông tin cũng được tính. Một hàng có nghề nghiệp hiếm gặp, thị trấn nhỏ và ngày tháng cụ thể có thể nhận diện một người dù không có tên.
Thông tin ẩn trong sổ làm việc
- Trang tính ẩn. Một trang tính có thể bị ẩn khỏi thanh tab nhưng vẫn chứa toàn bộ danh sách khách hàng. Excel cũng có trạng thái “rất ẩn” mà hộp thoại Bỏ ẩn không cung cấp tùy chọn: Tài liệu tham khảo của Microsoft cho biết người dùng không thể làm cho trang tính như vậy hiển thị lại từ giao diện.
- Hàng và cột ẩn. Chúng vẫn còn trong tệp. Document Inspector của Microsoft liệt kê “hàng ẩn” và “cột ẩn có chứa dữ liệu” là nội dung mà công cụ tìm thấy.
- Nhận xét và ghi chú. Chúng chứa tên người đánh giá và thường trích lại nội dung của ô.
- Tên trang tính và tên tệp. “Gia đình Smith 2025” cũng là một cái tên.
- Đầu trang và chân trang, thuộc tính tài liệu, dữ liệu XML tùy chỉnh. Tất cả đều nằm trong danh sách Document Inspector .
- Công thức. Công thức có thể chứa tên cụ thể, chẳng hạn trong một phép tra cứu.
- Ảnh. Ảnh chụp màn hình được dán vào hoặc biểu mẫu được quét không phải là văn bản, và chức năng Tìm không đọc được chúng. Xem dữ liệu cá nhân trong ảnh quét và ảnh chụp màn hình.
Document Inspector xóa loại nội dung này, nhưng không thay tên trong các ô. Microsoft khuyến nghị chạy công cụ trên một bản sao, vì dữ liệu đã xóa có thể không khôi phục lại được và thao tác Hoàn tác có thể không phục hồi được.
Thực hiện thủ công trong Excel
- Làm việc trên một bản sao có tên tệp trung tính.
- Bỏ ẩn mọi thứ trước. Hiển thị tất cả trang tính, hàng và cột để bạn biết mình đang làm sạch những gì.
- Tạo bảng khóa. Trong một tệp riêng, ghi từng giá trị thật bên cạnh ký hiệu thay thế tương ứng: Person_1, Company_1, v.v. Giữ bảng này ngoài cuộc trò chuyện.
- Thay bằng Ctrl+H. Trong Options, đặt Within thành Workbook để áp dụng cho tất cả trang tính. Tìm dạng dài nhất của tên trước, rồi đến các dạng ngắn hơn. Tắt Match case để cả “SMITH” cũng được tìm thấy.
- Dùng mắt kiểm tra các cột văn bản tự do. Sắp xếp hoặc lọc cột ghi chú rồi đọc nội dung. Tìm và Thay thế chỉ tìm những gì bạn nhập.
- Xử lý riêng nhận xét. Trong thẻ Replace, mục Look in chỉ cung cấp Formulas, vì vậy cần xóa hoặc chỉnh sửa từng nhận xét và ghi chú. Trang Tìm và Thay thế của Microsoft mô tả các tùy chọn này.
- Tìm lại từng tên ban đầu. Số kết quả phải bằng không. Sau đó tìm ký tự “@”.
- Xóa nội dung ẩn bằng Document Inspector trên bản sao.
Thao tác với từng khách hàng một vẫn có thể quản lý được. Nhưng với danh sách hai trăm người có nhiều cách viết tên khác nhau thì cách này không còn hiệu quả, vì mỗi lần thay thế chỉ xử lý được một tên và phải lập bảng khóa thủ công ngày càng dài. Hãy xem cách dùng ký hiệu thay thế trên nhiều tài liệu nếu cùng một khách hàng xuất hiện trong nhiều tệp.
CSV và ODS
CSV là văn bản thuần túy. Loại tệp này không thể chứa trang tính ẩn hoặc nhận xét nên có ít thứ bị bỏ sót hơn. Tuy vậy, trường văn bản tự do vẫn có thể chứa dấu phẩy và ngắt dòng bên trong dấu ngoặc kép, và các tên trong đó cũng là thông tin thật như tên ở bất kỳ cột nào khác. Hãy mở tệp bằng trình soạn thảo văn bản một lần và đọc những hàng đầu tiên trước khi dán bất kỳ nội dung nào.
ODS, định dạng bảng tính của LibreOffice, có các trang tính và có thể ẩn chúng, giống như XLSX. Hãy kiểm tra những chỗ tương tự: ghi chú, tên trang tính và các trang tính bị ẩn.
Khôi phục tên thật trong câu trả lời
AI sẽ trả lời bằng các placeholder: "Person_14 chưa phản hồi kể từ tháng 3, và Company_3 là người duy nhất có hai vụ việc đang mở." Để biến câu trả lời đó thành thông tin bạn có thể hành động dựa trên, bạn cần có khóa. Làm thủ công thì bạn phải tra từng placeholder trong bảng của mình, hoặc chạy Replace ngược trên câu trả lời.
Hai quy tắc giúp cách này hoạt động hiệu quả. Cùng một người phải có cùng một placeholder trên mọi hàng và mọi trang tính; nếu không, câu trả lời sẽ coi một người là hai người. Và khóa phải do bạn giữ: đừng tải khóa lên cùng với tệp. Quy trình khôi phục bao quát toàn bộ quy trình hai chiều.
Nếu bạn chỉ cần một phương pháp chứ không cần câu trả lời về các hàng dữ liệu của mình, hãy gửi dữ liệu mẫu. Mười hàng có placeholder là đủ để yêu cầu công thức hoặc bố cục bảng tổng hợp; sau đó bạn tự áp dụng vào tệp thật.
Với ClientSafe
ClientSafe đọc được các tệp Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) và CSV; các trang tính ẩn trong tệp XLSX cũng được đọc. Bạn thêm tệp vào một hồ sơ vụ việc của khách hàng. Tên, công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, số tài khoản và số ID, cũng như ngày sinh sẽ được thay bằng placeholder; cùng một giá trị sẽ nhận cùng một placeholder trong toàn bộ hồ sơ vụ việc. Bạn xem lại các kết quả khớp, bỏ chọn những kết quả nhận diện nhầm và đánh dấu những gì công cụ bỏ sót. Bản an toàn được sao chép để dán vào cuộc trò chuyện hoặc lưu thành tệp .md của Markdown. Tài liệu được xử lý trên PC của bạn.
Khi nhận được câu trả lời, hãy dán câu trả lời vào ClientSafe để khôi phục tên thật.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể xóa hẳn cột tên không?
Chỉ khi không có cột nào khác xác định được người đó. Địa chỉ email, ghi chú và tên tệp thường vẫn có thể tiết lộ danh tính.
CSV có an toàn hơn XLSX không?
CSV có ít chỗ ẩn hơn, nhưng nội dung trong các ô vẫn như nhau. Tên trong đó vẫn cần được thay thế.
Document Inspector có ẩn danh dữ liệu không?
Không. Công cụ này xóa nội dung và thuộc tính ẩn. Nó không thay thế tên trong các ô.
AI có nhìn thấy các trang tính ẩn trong tệp được tải lên không?
Hãy giả định rằng AI có thể nhìn thấy chúng. Hãy thay thế hoặc xóa nội dung ẩn trước khi tệp rời khỏi máy của bạn.
Tôi nên tải tệp lên hay dán dữ liệu?
Dù chọn cách nào, hãy gửi bản an toàn. Tệp bạn tải lên sẽ mang theo tên tệp, tên trang tính và thuộc tính của nó.
ClientSafe đọc bảng tính cùng với tài liệu Word, PDF, bản trình bày và email, đồng thời dùng chung một bộ placeholder cho toàn bộ khách hàng.