Uma lista de clientes, uma exportação de dados de clientes ou uma folha de reservas pode ser enviada para ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot depois de as pessoas nela mencionadas serem substituídas por marcadores de posição. Isso implica mais do que limpar uma coluna: os nomes também aparecem em notas, nomes de folhas, comentários e folhas ocultas.
Esta página é sobre folhas de cálculo, seja qual for a sua profissão. Para uma lista geral do que deve mascarar em qualquer texto, consulte Mascaramento de dados pessoais em prompts de IA. Para ficheiros de contabilidade em particular, consulte IA para contabilistas.
Que colunas contêm dados pessoais
A coluna óbvia é a dos nomes. Estas são as que as pessoas deixam passar:
| Coluna | Porque permite identificar alguém |
|---|---|
| Nome próprio, apelido | Identificação direta. Verifique também se existe uma coluna separada de «pessoa de contacto». |
| Empresa | Identifica o cliente e, muitas vezes, a pessoa por detrás de uma pequena empresa. |
| E-mail, telefone | Identificação direta. Um endereço de e-mail costuma incluir o nome. |
| Morada, código postal, cidade | Uma morada completa aponta para um agregado familiar. Uma combinação de código postal e profissão pouco comum também pode fazê-lo. |
| Número de conta, IBAN, números fiscais e de identificação | Único para uma pessoa ou empresa. |
| Data de nascimento | Um identificador por si só. |
| Notas, comentários, «referência» e «descrição» | Texto livre. É aqui que acabam nomes próprios, números de apartamento e expressões como «a senhora da padaria». |
| Número de cliente ou de processo | Não significa nada para a IA, mas associa a linha ao seu próprio sistema. Substitua-o se o ficheiro sair da sua equipa. |
As colunas que apenas descrevem o trabalho, como categoria, estado ou região, podem geralmente ser mantidas. O critério é o mesmo que para um documento: alguém que veja apenas a folha consegue perceber quem são estas pessoas? As combinações também contam. Uma linha com uma profissão pouco comum, uma cidade pequena e uma data pode identificar uma pessoa sem que apareça o nome.
O que está oculto num livro
- Folhas ocultas. Uma folha pode estar oculta na barra de separadores e, ainda assim, conter a lista completa de clientes. O Excel também permite o estado «muito oculta», que não aparece na caixa de diálogo Reexibir folhas: A documentação de referência da Microsoft indica que o utilizador não consegue voltar a tornar visível essa folha através da interface.
- Linhas e colunas ocultas. Continuam no ficheiro. O Inspetor de Documentos da Microsoft identifica «linhas ocultas» e «colunas ocultas que contêm dados» entre os conteúdos que deteta.
- Comentários e notas. Contêm os nomes de quem reviu o documento e muitas vezes citam o conteúdo da célula.
- Nomes das folhas e do ficheiro. «Família Smith 2025» também contém um nome.
- Cabeçalhos e rodapés, propriedades do documento, dados XML personalizados. Todos estes elementos aparecem na lista do Inspetor de Documentos também.
- Fórmulas. Uma fórmula pode conter um nome literal, por exemplo, numa pesquisa.
- Imagens. Uma captura de ecrã colada ou um formulário digitalizado não é texto, e a função Localizar não o lê. Consulte dados pessoais em digitalizações e capturas de ecrã.
O Inspetor de Documentos remove este tipo de conteúdo, mas não substitui os nomes nas células. A Microsoft recomenda que o execute numa cópia, porque os dados removidos podem não ser recuperáveis e a opção Anular pode não os restaurar.
Fazer manualmente no Excel
- Trabalhe numa cópia com um nome de ficheiro neutro.
- Reexiba tudo primeiro. Mostre todas as folhas, linhas e colunas para ver o que está a limpar.
- Crie a chave. Num ficheiro separado, escreva cada valor real junto ao respetivo marcador de posição: Person_1, Company_1 e assim por diante. Mantenha-a fora da conversa.
- Substitua com Ctrl+H. Em Opções, defina Procurar em como Livro, para abranger todas as folhas. Procure primeiro a forma mais longa de um nome e depois as mais curtas. Desative a opção Distinguir maiúsculas de minúsculas para detetar também «SMITH».
- Verifique visualmente as colunas de texto livre. Ordene ou filtre a coluna de notas e leia-a. A função Substituir só encontra aquilo que escreveu.
- Trate os comentários separadamente. No separador Substituir, a opção Procurar em só oferece Fórmulas, pelo que os comentários e as notas têm de ser eliminados ou editados um a um. A página da Microsoft sobre Localizar e substituir descreve estas opções.
- Volte a procurar todos os nomes originais. O número de ocorrências deve ser zero. Depois, procure «@».
- Remova o conteúdo oculto com o Inspetor de Documentos, na cópia.
Fazer isto para cada cliente é exequível. Uma lista de duzentas pessoas com grafias diferentes é que deixa de ser viável, porque cada substituição tem de ser feita nome a nome e a tabela da chave vai crescendo à mão. Consulte marcadores de posição em vários documentos se o mesmo cliente aparecer em vários ficheiros.
CSV e ODS
CSV é texto simples. Não pode conter folhas ocultas nem comentários, por isso há menos coisas que possam passar despercebidas. Ainda assim, um campo de texto livre pode conter vírgulas e quebras de linha entre aspas, e os nomes que aí aparecem são tão reais como os de qualquer outra coluna. Abra o ficheiro uma vez num editor de texto e leia as primeiras linhas antes de colar qualquer conteúdo.
ODS, o formato de folhas de cálculo do LibreOffice, tem folhas que podem ser ocultadas, tal como o XLSX. Verifique os mesmos locais: notas, nomes das folhas e folhas ocultas.
Recuperar os nomes reais na resposta
A IA responderá com marcadores de posição: «Person_14 não responde desde março, e Company_3 é a única empresa com dois processos em aberto.» Para transformar isso em algo útil, precisa da chave. Manualmente, isso significa procurar cada marcador de posição na sua tabela ou executar Substituir em sentido inverso na resposta.
Duas regras garantem que isto funciona. A mesma pessoa tem de ter o mesmo marcador de posição em todas as linhas e folhas; caso contrário, a resposta tratará uma pessoa como se fossem duas. E a chave fica consigo: não a carregue juntamente com o ficheiro. O processo de reposição explica todo o percurso.
Se só precisa de um método, e não de uma resposta sobre as suas próprias linhas, envie uma amostra. Dez linhas com marcadores de posição são suficientes para pedir uma fórmula ou uma disposição de tabela dinâmica; depois, aplica-a ao ficheiro real por sua conta.
Com ClientSafe
ClientSafe lê ficheiros Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) e CSV, e também lê folhas ocultas em ficheiros XLSX. Adiciona o ficheiro ao processo do cliente. Os nomes, empresas, moradas, números de telefone, endereços de e-mail, números de conta e de identificação e datas de nascimento são substituídos por marcadores de posição, e o mesmo valor recebe o mesmo marcador em todo o processo. Revê as correspondências, desmarca as deteções incorretas e assinala o que não foi detetado. A cópia segura é copiada para ser colada na conversa ou guardada como ficheiro .md do Markdown. Os documentos são processados no seu PC.
Quando a resposta chegar, cole-a no ClientSafe e os nomes reais serão repostos.
Perguntas frequentes
Posso simplesmente apagar a coluna dos nomes?
Só se nenhuma outra coluna permitir identificar a pessoa. Os endereços de e-mail, as notas e o nome do ficheiro continuam muitas vezes a identificá-la.
Um CSV é mais seguro do que um XLSX?
Tem menos locais ocultos, mas as próprias células são iguais. Os nomes que contêm continuam a ter de ser substituídos.
O Inspetor de Documentos anonimiza os dados?
Não. Remove conteúdo oculto e propriedades. Não substitui os nomes nas células.
A IA consegue ver folhas ocultas num ficheiro carregado?
Parta do princípio de que consegue. Substitua ou remova o conteúdo oculto antes de o ficheiro sair da sua máquina.
Devo carregar o ficheiro ou colar os dados?
Seja qual for a opção, envie a cópia segura. Um ficheiro carregado inclui o nome do ficheiro, os nomes das folhas e as propriedades.
ClientSafe lê folhas de cálculo juntamente com documentos Word, PDFs, apresentações e e-mails, e mantém um conjunto de marcadores de posição para todo o cliente.