Bir müşteri listesi, müşteri verisi dışa aktarımı veya rezervasyon çizelgesindeki kişiler yer tutucularla değiştirildikten sonra bu belge ChatGPT'e, Claude'a, Gemini'ye veya Copilot'a gönderilebilir. Bunun için tek bir sütunu temizlemek yeterli değildir: adlar notlarda, sayfa adlarında, yorumlarda ve gizli sayfalarda da bulunabilir.
yapay zekâ istemleri için kişisel verileri maskeleme . Özellikle muhasebe dosyaları hakkında bilgi için şuraya bakın:muhasebeciler için yapay zekâ En göze çarpan sütun addır. İnsanların gözden kaçırdığı sütunlar şunlardır:.
Çalışma kitabında neler gizli olabilir
Sütun
| Kişiyi neden tanımlar | Ad, isim, soyadı |
|---|---|
| Doğrudan tanımlar. Ayrıca ayrı bir "iletişim kurulacak kişi" sütunu olup olmadığını kontrol edin. | Şirket |
| Müşterinin adını ve çoğu zaman küçük bir işletmenin arkasındaki kişiyi belirtir. | E-posta, telefon |
| Doğrudan tanımlar. E-posta adresinde genellikle kişinin adı bulunur. | Adres, posta kodu, şehir |
| Tam adres bir haneyi gösterir. Nadir görülen bir meslekle birlikte posta kodu da kişiyi tanımlayabilir. | Hesap, IBAN, vergi ve kimlik numaraları |
| Bir kişiye veya şirkete özgüdür. | Doğum tarihi |
| Tek başına bir tanımlayıcıdır. | Notlar, yorumlar, "referans" ve "açıklama" |
| Serbest metin. Adlar, daire numaraları ve "fırındaki kadın" gibi ifadeler burada yer alır. | Serbest metin. Adlar, daire numaraları ve “fırından gelen hanım” gibi ifadeler burada yer alır. |
| Yapay zekâ için anlamsızdır; ancak satırı kendi sisteminize bağlar. Dosya ekibinizin dışına çıkacaksa bunu değiştirin. | Kategori, durum veya bölge gibi yalnızca işle ilgili bilgileri açıklayan sütunlar genellikle olduğu gibi kalabilir. Ölçüt, bir belge için kullanılanla aynıdır: yalnızca e-tabloyu gören biri bu kişilerin kim olduğunu anlayabilir mi? Birleşimler de önemlidir. Nadir bir meslek, küçük bir kasaba ve bir tarihin bulunduğu satır, ad olmasa bile kişiyi tanımlayabilir. |
Kategori, durum veya bölge gibi yalnızca işi tanımlayan sütunlar genellikle kalabilir. Ölçüt bir belge için olanla aynıdır: Yalnızca tabloyu gören biri bu kişilerin kim olduğunu anlayabilir mi? Birleşimler de önemlidir. Nadir görülen bir meslek, küçük bir kasaba ve bir tarih içeren satır, ad olmasa da bir kişiyi tanımlayabilir.
Excel'de elle yapmak
- Gizli sayfalar. Bir sayfa sekme çubuğunda gizlenmiş olsa da müşteri listesinin tamamını içerebilir. Excel'de ayrıca, Gizlemeyi Göster iletişim kutusunda seçenek olarak sunulmayan “çok gizli” durumu da vardır: kullanıcının böyle bir sayfayı arayüzden yeniden görünür kılamayacağını belirtiyor. kullanıcının böyle bir sayfayı arayüzden yeniden görünür hâle getiremeyeceğini söylüyor.
- Gizli satırlar ve sütunlar. Dosyanın içinde kalırlar. Microsoft'un Belge Denetçisi, bulduğu içerikler arasında "gizli satırları" ve "veri içeren gizli sütunları" listeler.
- Yorumlar ve notlar. İnceleyenlerin adlarını içerir ve çoğu zaman hücredeki metni alıntılar.
- Sayfa adları ve dosya adı. "Smith ailesi 2025" de bir addır.
- Üstbilgiler ve altbilgiler, belge özellikleri, özel XML verileri. Bunların tümü şu listededir: Belge Denetçisi listesi tuşunu da basılı tutmanız gerekir.
- Formüller. Bir formül, örneğin bir aramada, gerçek bir ad içerebilir.
- Resimler. Yapıştırılmış bir ekran görüntüsü veya taranmış bir form metin değildir; Bul özelliği de bunları okuyamaz. Bkz. taramalardaki ve ekran görüntülerindeki kişisel veriler.
Belge Denetçisi bu tür içeriği kaldırır, ancak hücrelerdeki adların yerine başka adlar koymaz. Microsoft, kaldırılan veriler geri getirilemeyebileceğinden ve Geri Al işlemi bunları geri yüklemeyebileceğinden, denetleyiciyi bir kopyada çalıştırmanızı önerir.
CSV ve ODS
- Nötr bir dosya adı kullanarak bir kopya üzerinde çalışın.
- Önce her şeyi görünür yapın. Temizleyeceğiniz içeriği görebilmek için tüm sayfaları, satırları ve sütunları gösterin.
- Eşleştirme tablosunu oluşturun. Ayrı bir dosyada her gerçek değeri yer tutucusunun yanına yazın: Person_1, Company_1 ve böyle devam edin. Bu tabloyu sohbetin dışında tutun.
- Ctrl+H ile değiştirin. Tüm sayfaları kapsaması için Seçenekler'de Aranan yeri Çalışma Kitabı olarak ayarlayın. Önce bir adın en uzun biçimini, ardından daha kısa biçimlerini arayın. Büyük/küçük harf duyarlılığını kapatın; böylece "SMITH" de bulunur.
- Serbest metin sütunlarını gözle kontrol edin. Notlar sütununu sıralayın veya filtreleyin ve okuyun. Değiştir yalnızca yazdığınız metni bulur.
- Yorumları ayrı olarak ele alın. Değiştir sekmesindeki Arama yeri seçeneklerinde yalnızca Formüller bulunduğundan, yorumları ve notları tek tek silmeniz veya düzenlemeniz gerekir. Microsoft'un Bul ve Değiştir sayfası bu seçenekleri açıklar.
- Her özgün adı yeniden arayın. Sonuç sayısı sıfır olmalı. Ardından "@" işaretini arayın.
- Gizli içeriği kopya üzerinde Belge Denetçisi'ni kullanarak kaldırın.
Bunu her müşteri için yapmak idare edilebilir. Farklı yazımlara sahip iki yüz kişilik bir liste söz konusu olduğunda yöntem işe yaramaz hâle gelir; çünkü her Değiştir işlemi tek bir ad içindir ve eşleştirme tablosu elle büyür. Aynı müşteri birden fazla dosyada geçiyorsa bkz. birden fazla belgede yer tutucular .
Yanıttaki gerçek adları geri almak
CSV düz metindir. Gizli sayfalar veya yorumlar içeremez; bu nedenle gözden kaçabilecek daha az şey vardır. Yine de serbest metin alanı, tırnak işaretlerinin içinde virgül ve satır sonları içerebilir; buradaki adlar da diğer sütunlardakiler kadar gerçektir. Herhangi bir şeyi yapıştırmadan önce dosyayı bir metin düzenleyicide açıp ilk satırları okuyun.
LibreOffice'in elektronik tablo biçimi olan ODS'nin sayfaları vardır ve tıpkı XLSX gibi bu sayfaları gizleyebilir. Aynı yerleri kontrol edin: notları, sayfa adlarını ve gizli sayfaları.
Yanıtta gerçek adları geri alma
Yapay zekâ şu şekilde yer tutucularla yanıt verir: "Person_14 mart ayından beri yanıt vermedi ve açık iki dosyası olan tek kişi Company_3." Bu yanıtı kullanabileceğiniz bir şeye dönüştürmek için eşleştirme tablosuna ihtiyacınız var. Bunu elle yapmak, tablonuzdaki her yer tutucuyu bulmak veya yanıt üzerinde Değiştir'i ters yönde çalıştırmak demektir.
Bunun işe yaramasını sağlayan iki kural vardır. Aynı kişi her satırda ve her sayfada aynı yer tutucuya sahip olmalıdır; aksi hâlde yanıt, bir kişiyi iki ayrı kişi gibi ele alır. Eşleştirme tablosu da sizde kalmalıdır: dosyayla birlikte yüklemeyin. Gidiş-dönüş sürecini geri yükleme iş akışı açıklar.
Kendi satırlarınızla ilgili yanıt değil, yalnızca bir yöntem gerekiyorsa örnek gönderin. Yer tutucular içeren on satır, bir formül veya pivot tablo düzeni istemek için yeterlidir; ardından bunu gerçek dosyaya kendiniz uygularsınız.
ClientSafe ile
ClientSafe, Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) ve CSV dosyalarını okur; XLSX dosyalarındaki gizli sayfalar da okunur. Dosyayı bir müşteri vakasına eklersiniz. Adlar, şirketler, adresler, telefon numaraları, e-posta adresleri, hesap ve kimlik numaraları ile doğum tarihleri yer tutuculara dönüştürülür; aynı değer tüm vaka boyunca aynı yer tutucuyu alır. Eşleşmeleri inceler, yanlış eşleşmelerin işaretini kaldırır ve gözden kaçanları belirtirsiniz. Güvenli kopya, sohbete yapıştırmanız için kopyalanır veya Markdown .md dosyası olarak kaydedilir. Belgeler bilgisayarınızda işlenir.
Yanıt geldiğinde ClientSafe içine yapıştırın; gerçek adlar geri yüklenir.
Sık sorulan sorular
Ad sütununu doğrudan silebilir miyim?
Yalnızca başka hiçbir sütun kişiyi tanımlamıyorsa. E-posta adresleri, notlar ve dosya adı çoğu zaman yine de kişiyi tanımlar.
CSV, XLSX'ten daha mı güvenlidir?
Gizli içerik barındırabileceği yerler daha azdır, ancak hücrelerin içeriği aynıdır. Hücrelerdeki adların yine değiştirilmesi gerekir.
Belge Denetçisi verileri anonimleştirir mi?
Hayır. Gizli içeriği ve özellikleri kaldırır. Hücrelerdeki adların yerine başka adlar koymaz.
Yapay zekâ, yüklenen bir dosyadaki gizli sayfaları görür mü?
Görebileceğini varsayın. Dosya bilgisayarınızdan çıkmadan önce gizli içeriği değiştirin veya kaldırın.
Dosyayı yüklemeli miyim, yoksa verileri yapıştırmalı mıyım?
Hangisini seçerseniz seçin, güvenli kopyayı gönderin. Yüklediğiniz bir dosyayla birlikte dosya adı, sayfa adları ve özellikleri de gider.
ClientSafe Word belgeleri, PDF'ler, sunumlar ve e-postalarla birlikte elektronik tabloları da okur ve bir müşterinin tümü için tek bir yer tutucu kümesi kullanır.