의뢰인 목록, 고객 데이터 내보내기 파일 또는 예약표에서 사람들을 자리표시자로 바꾸면 ChatGPT, Claude, Gemini 또는 Copilot에 보낼 수 있습니다. 열 하나를 지우는 것만으로는 충분하지 않습니다. 이름은 메모, 시트 이름, 댓글 및 숨겨진 시트에도 들어 있을 수 있습니다.
이 페이지는 직업과 관계없이 스프레드시트에 관한 내용입니다. 모든 텍스트에서 마스킹할 항목의 일반 목록은 다음을 참조하세요. AI 프롬프트의 PII 마스킹. 특히 회계 파일에 관한 내용은 다음을 참조하세요. 회계사를 위한 AI.
어떤 열에 개인 데이터가 들어 있는가
가장 눈에 띄는 열은 이름입니다. 다음 항목은 사람들이 자주 남겨 둡니다.
| 열 | 식별 정보인 이유 |
|---|---|
| 이름, 이름, 성 | 직접적인 식별 정보입니다. 별도의 "담당자" 열도 확인하세요. |
| 회사 | 의뢰인을 나타내며, 소규모 사업체에서는 그 사업체를 운영하는 사람까지 나타내는 경우가 많습니다. |
| 이메일, 전화번호 | 직접적인 식별 정보입니다. 이메일 주소에는 보통 이름이 포함됩니다. |
| 주소, 우편번호, 도시 | 전체 주소는 가구를 가리킵니다. 드문 직업과 우편번호의 조합도 그럴 수 있습니다. |
| 계좌, IBAN, 세금 및 신분증 번호 | 한 사람 또는 회사에 고유한 정보입니다. |
| 생년월일 | 그 자체로 식별 정보입니다. |
| 메모, 댓글, "참조" 및 "설명" | 자유 형식 텍스트입니다. 이름, 아파트 호수, "빵집에서 온 여자분" 같은 정보가 여기에 들어갑니다. |
| 고객 또는 사건 번호 | AI에게는 의미가 없지만 사용자의 시스템에서는 행을 연결합니다. 파일이 팀 밖으로 나가는 경우 바꾸세요. |
범주, 상태 또는 지역처럼 업무만 설명하는 열은 대개 그대로 둘 수 있습니다. 문서와 같은 기준을 적용하세요. 시트만 본 사람이 이 사람들이 누구인지 알아낼 수 있을까요? 정보의 조합도 중요합니다. 이름이 없어도 드문 직업, 작은 도시, 날짜가 한 사람을 식별할 수 있습니다.
통합 문서 안에 숨어 있는 정보
- 숨겨진 시트. 시트 탭에서 숨겨도 시트에 전체 의뢰인 목록이 남아 있을 수 있습니다. Excel에는 "숨기기 취소" 대화 상자에서 표시할 수 없는 "매우 숨김" 상태도 있습니다. Microsoft 참고 자료 에 따르면 사용자는 인터페이스에서 해당 시트를 다시 표시할 수 없습니다.
- 숨겨진 행과 열. 파일 안에는 그대로 남아 있습니다. Microsoft의 문서 검사기에는 "숨겨진 행" 및 "데이터가 포함된 숨겨진 열"이 검사 대상 콘텐츠로 나옵니다.
- 댓글 및 메모. 작성자 이름이 들어 있고 셀 내용이 인용되는 경우도 많습니다.
- 시트 이름 및 파일 이름. "Smith 가족 2025"도 이름입니다.
- 머리글과 바닥글, 문서 속성, 사용자 지정 XML 데이터. 이 항목은 모두 다음 목록에 있습니다. 문서 검사기 목록 도 함께 누릅니다.
- 수식. 예를 들어 조회 수식에 실제 이름이 포함될 수 있습니다.
- 그림. 붙여 넣은 스크린샷이나 스캔한 양식은 텍스트가 아니므로 찾기 기능으로 읽을 수 없습니다. 다음을 참조하세요. 스캔 자료와 스크린샷의 개인 데이터.
문서 검사기는 이러한 유형의 콘텐츠를 제거하지만 셀의 이름을 바꾸지는 않습니다. Microsoft는 제거한 데이터를 복구하지 못할 수 있고 실행 취소로도 복원되지 않을 수 있으므로 복사본에서 실행할 것을 권장합니다.
Excel에서 직접 처리하기
- 중립적인 파일 이름을 붙인 복사본에서 작업하세요.
- 먼저 모두 숨김 해제하세요. 모든 시트, 행, 열을 표시해 무엇을 정리하는지 확인하세요.
- 키를 만드세요. 별도의 파일에 각 실제 값과 그에 대응하는 자리표시자를 적으세요. Person_1, Company_1 등입니다. 키를 채팅 밖에 보관하세요.
- Ctrl+H로 바꾸세요. 옵션에서 검색 위치를 통합 문서로 설정해 모든 시트에 적용되도록 하세요. 이름은 긴 형태부터 검색한 다음 짧은 형태를 검색하세요. 대소문자 구분을 끄면 "SMITH"도 찾아집니다.
- 자유 형식 텍스트 열은 직접 확인하세요. 메모 열을 정렬하거나 필터링해 읽어 보세요. 바꾸기 기능은 직접 입력한 내용만 찾습니다.
- 댓글은 별도로 처리하세요. 바꾸기 탭의 검색 대상에는 수식만 있으므로 댓글과 메모는 하나씩 삭제하거나 수정해야 합니다. Microsoft의 찾기 및 바꾸기 페이지 에서 이러한 옵션을 설명합니다.
- 각 원래 이름을 다시 검색하세요. 검색 결과가 0개여야 합니다. 그런 다음 "@"를 검색하세요.
- 복사본에서 문서 검사기를 사용해 숨겨진 콘텐츠를 제거하세요.
의뢰인별 처리는 할 만합니다. 철자 표기가 다른 사람이 200명인 목록은 제대로 처리하기 어렵습니다. 바꾸기 작업은 한 번에 이름 하나씩 해야 하고 키 표도 수작업으로 늘어나기 때문입니다. 같은 의뢰인이 여러 파일에 등장한다면 다음을 참조하세요. 여러 문서에서 자리표시자 사용하기 .
CSV 및 ODS
CSV는 일반 텍스트입니다. 숨겨진 시트나 댓글을 포함할 수 없어 놓칠 항목이 줄어듭니다. 하지만 자유 형식 필드에는 따옴표 안에 쉼표와 줄 바꿈이 들어갈 수 있으며, 그 안의 이름도 다른 열의 이름만큼 실제 정보입니다. 파일에서 내용을 붙여 넣기 전에 텍스트 편집기로 한 번 열어 첫 몇 행을 읽어 보세요.
LibreOffice 스프레드시트 형식인 ODS는 XLSX처럼 시트를 포함하고 숨길 수도 있습니다. 메모, 시트 이름, 숨겨진 시트 등 같은 위치를 확인하세요.
답변에서 실제 이름 되돌리기
AI는 자리표시자를 사용해 답합니다. "Person_14는 3월 이후 답변이 없고, 열린 사건이 두 건인 회사는 Company_3뿐입니다." 이 답변을 실제 업무에 활용하려면 키가 필요합니다. 수작업으로 하려면 표에서 자리표시자마다 값을 찾아보거나 답변에서 바꾸기를 역순으로 실행해야 합니다.
이 작업을 제대로 하려면 두 가지 원칙을 지켜야 합니다. 같은 사람이 모든 행과 시트에서 같은 자리표시자를 사용해야 합니다. 그렇지 않으면 답변에서 한 사람을 두 사람으로 취급합니다. 그리고 키는 사용자에게 남겨 두세요. 파일과 함께 업로드하지 마세요. 다음의 복원 작업 흐름 에서 전체 과정을 다룹니다.
자신의 행에 대한 답변이 아니라 방법만 필요하다면 샘플을 보내세요. 자리표시자가 들어간 10개 행이면 수식이나 피벗 테이블 구성을 요청하기에 충분하며, 실제 파일에는 직접 적용할 수 있습니다.
ClientSafe 사용하기
ClientSafe는 Excel(.xlsx), LibreOffice(.ods), CSV 파일을 읽으며 XLSX 파일의 숨겨진 시트도 읽습니다. 파일을 의뢰인 사건에 추가합니다. 이름, 회사, 주소, 전화번호, 이메일, 계좌 및 신분증 번호, 생년월일이 자리표시자로 바뀌며, 같은 값에는 사건 전체에서 동일한 자리표시자가 지정됩니다. 일치 항목을 검토하고, 잘못 감지된 항목은 선택 해제하며, 누락된 항목은 표시합니다. 안전한 사본은 채팅에 붙여 넣도록 복사하거나 Markdown .md 파일로 저장합니다. 문서는 사용자의 PC에서 처리됩니다.
답변을 받으면 ClientSafe에 붙여 넣어 실제 이름을 복원합니다.
자주 묻는 질문
이름 열만 삭제해도 되나요?
다른 열로 그 사람을 식별할 수 없는 경우에만 가능합니다. 이메일 주소, 메모, 파일 이름에 정보가 남아 있는 경우가 많습니다.
CSV가 XLSX보다 안전한가요?
숨겨진 위치가 더 적을 뿐, 셀 자체는 같습니다. 셀 안의 이름도 여전히 바꿔야 합니다.
문서 검사기가 데이터를 익명화하나요?
아니요. 숨겨진 콘텐츠와 속성을 제거합니다. 셀의 이름을 바꾸지는 않습니다.
업로드한 파일의 숨겨진 시트도 AI가 볼 수 있나요?
볼 수 있다고 가정하세요. 파일이 기기를 떠나기 전에 숨겨진 콘텐츠를 바꾸거나 제거하세요.
파일을 업로드해야 하나요, 데이터를 붙여 넣어야 하나요?
어떤 방식을 선택하든 안전한 사본을 보내세요. 업로드한 파일에는 파일 이름, 시트 이름, 속성도 함께 들어갑니다.
ClientSafe Word 문서, PDF, 프레젠테이션, 이메일과 함께 스프레드시트도 처리하며, 의뢰인 전체에 하나의 자리표시자 세트를 유지합니다.