顧客リスト、顧客データのエクスポート、予約表などは、そこに含まれる人をプレースホルダーに置き換えれば、ChatGPT、Claude、Gemini、Copilotに渡せます。列を1つ消すだけでは不十分です。名前はメモ、シート名、コメント、非表示のシートにも含まれていることがあります。
このページでは、職種を問わずスプレッドシートを扱います。あらゆるテキストでマスキングすべきものの一般的な一覧は、こちらを参照してください。 AIプロンプトのPIIマスキング特に記帳・簿記のファイルについては、こちらを参照してください。 会計士向けAI.
個人データを含む列
すぐに思い浮かぶのは名前の列です。見落とされがちなのは次の項目です。
| 列 | 個人を特定できる理由 |
|---|---|
| 氏名、名、姓 | 直接的な識別情報です。「担当者」の列が別にないかも確認してください。 |
| 会社名 | 顧客を示し、小規模事業者の場合はその背後にいる人物を特定できることもよくあります。 |
| メールアドレス、電話番号 | 直接的な識別情報です。メールアドレスには通常、名前が含まれています。 |
| 住所、郵便番号、市区町村 | 完全な住所は世帯を特定できます。珍しい職業と郵便番号の組み合わせでも特定できることがあります。 |
| 口座番号、IBAN、税務番号、身分証明番号 | 個人または会社ごとに固有です。 |
| 生年月日 | それだけで識別情報になります。 |
| メモ、コメント、「参照」、「説明」 | 自由記述欄です。名、部屋番号、「パン屋の女性」といった情報がここに入り込みます。 |
| 顧客番号または案件番号 | AIにとっては意味がありませんが、自分のシステム内の行と結び付けられます。ファイルがチーム外に出る場合は置き換えてください。 |
カテゴリ、ステータス、地域など、業務の内容だけを記述する列は、通常そのまま残せます。判断基準は文書の場合と同じです。シートだけを見た人が、そこに記載された人を特定できるでしょうか。情報の組み合わせも考慮してください。珍しい職業、小さな町、日付がそろった行は、名前がなくても個人を特定できる場合があります。
ブック内に隠れているもの
- 非表示のシート。シートタブから隠されていても、顧客リスト全体が入っている場合があります。Excelには「Very Hidden（完全に非表示）」という状態もあり、再表示ダイアログからは操作できません。 Microsoftのリファレンス によると、ユーザーはインターフェースからそのようなシートを再表示できません。
- 非表示の行と列。ファイル内には残っています。Microsoftのドキュメント検査には、「非表示の行」や「データを含む非表示の列」が検出対象として記載されています。
- コメントとメモ。作成者の名前が含まれ、セルの内容が引用されていることもよくあります。
- シート名とファイル名。「Smith family 2025」も名前です。
- ヘッダーとフッター、文書のプロパティ、カスタムXMLデータ。これらはすべて、こちらの一覧に記載されています。 ドキュメント検査の一覧 も同時に押し続けます。
- 数式。たとえば検索式に、名前が直接書き込まれている場合があります。
- 画像。貼り付けたスクリーンショットやスキャンした用紙はテキストではなく、検索機能でも読み取れません。こちらを参照してください。 スキャン画像やスクリーンショットに含まれる個人データ.
ドキュメント検査ではこの種のコンテンツを削除できますが、セル内の名前は置き換えません。削除したデータは戻らず、「元に戻す」でも復元できない場合があるため、Microsoftはコピー上で実行することを推奨しています。
Excelで手作業する
- 中立的なファイル名を付けたコピー上で作業してください。
- まずすべてを再表示します。シート、行、列をすべて表示し、何を整理しているのか確認できるようにします。
- 対応表を作成します。別のファイルに、実際の値とそのプレースホルダーを並べて記入します。Person_1、Company_1などです。チャットには入れないでください。
- Ctrl+Hで置き換えます。「オプション」で「検索場所」を「ブック」に設定し、すべてのシートを対象にします。まず名前の最も長い表記を検索し、その後、短い表記を検索します。「大文字と小文字を区別する」をオフにして、「SMITH」も検出されるようにします。
- 自由記述の列は目で確認します。メモの列を並べ替えるかフィルターして、内容を読みます。置換機能が見つけるのは、入力した文字列だけです。
- コメントは別に処理します。「置換」タブの「検索対象」には「数式」しかないため、コメントとメモは1つずつ削除または編集する必要があります。Microsoftの 検索と置換のページ で、これらのオプションについて説明されています。
- 元の名前をすべて使って、もう一度検索します。該当件数がゼロであることを確認してください。その後、「@」を検索します。
- コピー上でドキュメント検査を実行し、隠れたコンテンツを削除します。
顧客1人ずつなら管理できます。しかし、表記の異なる200人のリストではうまくいかなくなります。置換は毎回1人ずつ行う必要があり、対応表も手作業で増えていくためです。同じ顧客が複数のファイルに登場する場合は、こちらを参照してください。 複数の文書にわたるプレースホルダー 。
CSVとODS
CSVはプレーンテキストです。非表示のシートやコメントは含められないため、見落とすものは少なくなります。それでも自由記述フィールドには、引用符の内側にカンマや改行が含まれることがあり、そこにある名前も他の列にある名前と同じく実在の情報です。何かを貼り付ける前に、テキストエディターでファイルを開き、先頭の行を読んでください。
LibreOfficeのスプレッドシート形式であるODSにはシートがあり、XLSXと同じように非表示にできます。メモ、シート名、非表示のシートなど、同じ場所を確認してください。
回答に実名を戻す
AIの回答はプレースホルダーで返ってきます。「Person_14は3月以降返信がなく、Company_3だけが未解決案件を2件抱えています。」これを実際に使える形にするには対応表が必要です。手作業の場合は、表でプレースホルダーを1つずつ調べるか、回答に対して逆方向の置換を行います。
この方法を機能させるには、2つのルールを守ります。同じ人物には、すべての行とシートで同じプレースホルダーを使ってください。そうしないと、AIは1人の人物を別々の2人として扱います。そして、対応表はあなたの手元に置きます。ファイルと一緒にアップロードしてはいけません。往復の手順については、 元に戻すワークフロー を参照してください。
自分のデータ行についての回答ではなく、方法だけを知りたい場合は、サンプルを送ってください。プレースホルダーを使った10行分のデータがあれば、数式やピボットテーブルのレイアウトを尋ねるには十分です。それを実際のファイルに適用する作業は自分で行います。
ClientSafeを使う
ClientSafeはExcel（.xlsx）、LibreOffice（.ods）、CSVファイルを読み取り、XLSXファイル内の非表示シートも読み込みます。顧客の案件にファイルを追加します。名前、会社名、住所、電話番号、メールアドレス、口座番号と識別番号、生年月日はプレースホルダーに置き換えられ、同じ値には案件全体を通じて同じプレースホルダーが使われます。検出結果を確認し、誤検出のチェックを外し、見落とされたものを指定します。安全なコピーは、コピーしてチャットに貼り付けるか、Markdownの.mdファイルとして保存できます。文書はPC上で処理されます。
回答が返ってきたら、ClientSafeに貼り付けると実名が復元されます。
よくある質問
名前の列を削除するだけで済みますか？
他の列から個人を特定できない場合に限ります。メールアドレス、メモ、ファイル名に情報が残っていることがよくあります。
CSVはXLSXより安全ですか？
隠れた場所は少なくなりますが、セルの中身は同じです。中に含まれる名前は、やはり置き換える必要があります。
ドキュメント検査はデータを匿名化しますか？
いいえ。隠れたコンテンツやプロパティを削除しますが、セル内の名前は置き換えません。
アップロードしたファイル内の非表示シートをAIは見ますか？
見られるものと考えてください。ファイルが自分の端末から出る前に、非表示のコンテンツを置き換えるか削除してください。
ファイルをアップロードすべきですか、それともデータを貼り付けるべきですか？
どちらを選ぶ場合でも、安全なコピーを送ってください。ファイルをアップロードすると、ファイル名、シート名、プロパティも一緒に送られます。
ClientSafe スプレッドシートのほか、Word文書、PDF、プレゼンテーション、メールも一緒に読み取り、顧客ごとに1組のプレースホルダーを保持します。