Список клиентов, выгрузку данных о покупателях или таблицу бронирований можно передать ChatGPT, Claude, Gemini или Copilot, если предварительно заменить упомянутых в них людей подстановочными обозначениями. Для этого недостаточно очистить один столбец: имена также встречаются в примечаниях, названиях листов, комментариях и на скрытых листах.
Эта страница посвящена таблицам независимо от вашей профессии. Общий перечень того, что нужно замаскировать в любом тексте, см. в статье Маскирование персональных данных в запросах к ИИ. О бухгалтерских файлах — в частности, см. статью ИИ для бухгалтеров.
В каких столбцах содержатся персональные данные
Самый очевидный столбец — имя. Вот данные, которые часто оставляют:
| Столбец | Почему он позволяет идентифицировать человека |
|---|---|
| Имя и фамилия | Прямая идентификация. Проверьте также, нет ли отдельного столбца «Контактное лицо». |
| Компания | Указывает на клиента, а часто и на человека, стоящего за малым бизнесом. |
| Электронная почта, телефон | Прямая идентификация. Адрес электронной почты обычно содержит имя. |
| Адрес, почтовый индекс, город | Полный адрес указывает на домохозяйство. Почтовый индекс в сочетании с редкой профессией тоже может идентифицировать человека. |
| Номера счетов, IBAN, налоговые и идентификационные номера | Уникальны для конкретного человека или компании. |
| Дата рождения | Самостоятельно служит идентификатором. |
| Примечания, комментарии, поля «Ссылка» и «Описание» | Произвольный текст. Здесь могут оказаться имена, номера квартир и фразы вроде «женщина из пекарни». |
| Номер клиента или дела | Для ИИ он ничего не значит, но связывает строку с вашей системой. Замените его, если файл покидает вашу команду. |
Столбцы, в которых описана только работа, например категория, статус или регион, обычно можно оставить. Проверка такая же, как для документа: сможет ли человек, который видит только таблицу, понять, кто эти люди? Важны сочетания сведений. Строка с редкой профессией, небольшим городом и датой может идентифицировать человека и без имени.
Что может скрываться в книге Excel
- Скрытые листы. Лист может быть скрыт на панели вкладок и при этом содержать полный список клиентов. В Excel есть также состояние «очень скрытый», которое недоступно в диалоговом окне «Отобразить лист»: В справке Microsoft сказано, что пользователь не может снова сделать такой лист видимым через интерфейс.
- Скрытые строки и столбцы. Они по-прежнему находятся в файле. В списке данных, которые обнаруживает Microsoft Document Inspector, указаны «скрытые строки» и «скрытые столбцы, содержащие данные».
- Комментарии и примечания. В них указаны имена проверяющих, и часто там цитируется содержимое ячейки.
- Названия листов и имя файла. «Семья Smith 2025» — это тоже имя.
- Колонтитулы, свойства документа, пользовательские данные XML. Всё это входит в список Document Inspector .
- Формулы. В формуле может содержаться имя в открытом виде, например в функции поиска.
- Изображения. Вставленный снимок экрана или скан бланка — это не текст, и функция поиска их не просматривает. См. персональные данные в сканах и снимках экрана.
Document Inspector удаляет такие сведения, но не заменяет имена в ячейках. Microsoft рекомендует запускать его на копии, поскольку удалённые данные могут не восстановиться, а команда «Отменить» может не вернуть их.
Как сделать это вручную в Excel
- Работайте с копией, присвоив ей нейтральное имя.
- Сначала отобразите всё скрытое. Покажите все листы, строки и столбцы, чтобы видеть, что вы очищаете.
- Создайте ключ. В отдельном файле укажите каждое настоящее значение рядом с его подстановочным обозначением: Person_1, Company_1 и так далее. Не помещайте ключ в чат.
- Выполните замену сочетанием Ctrl+H. В разделе «Параметры» задайте для поля «Искать в» значение «Книга», чтобы охватить все листы. Сначала ищите самый длинный вариант имени, затем более короткие. Отключите учёт регистра, чтобы обнаружилось и «SMITH».
- Проверьте столбцы со свободным текстом вручную. Отсортируйте или отфильтруйте столбец с примечаниями и прочитайте его. Поиск и замена найдут только те сведения, которые вы ввели.
- Комментарии нужно обработать отдельно. На вкладке «Заменить» в поле «Искать в» доступны только формулы, поэтому комментарии и примечания придётся удалять или редактировать по одному. Эти параметры описаны на странице Microsoft «Поиск и замена» .
- Ещё раз найдите каждое исходное имя. Результатов должно быть ноль. Затем выполните поиск по символу «@».
- Удалите скрытое содержимое с помощью Document Inspector, работая с копией.
Обработать отдельного клиента вполне реально. Но если в списке двести человек с вариантами написания имён, этот способ перестаёт работать: каждую замену приходится делать для одного имени, а таблицу ключей — вручную расширять. Если один и тот же клиент встречается в нескольких файлах, см. Подстановочные обозначения в нескольких документах .
CSV и ODS
CSV — это обычный текст. В нём не может быть скрытых листов или комментариев, поэтому меньше шансов что-то упустить. Но поле со свободным текстом всё равно может содержать заключённые в кавычки запятые и переносы строк, а имена в нём так же настоящие, как в любом другом столбце. Прежде чем вставлять какие-либо данные, откройте файл в текстовом редакторе и прочитайте первые строки.
ODS — формат электронных таблиц LibreOffice — поддерживает листы и их скрытие, как и XLSX. Проверьте те же места: примечания, названия листов и скрытые листы.
Как вернуть настоящие имена в ответ
ИИ ответит, используя подстановочные обозначения: «Person_14 не отвечал с марта, а Company_3 — единственный, у кого есть два открытых дела». Чтобы воспользоваться этим ответом, вам понадобится ключ. При ручной обработке придётся найти каждое обозначение в своей таблице или выполнить обратную замену в ответе.
Чтобы этот способ работал, нужно соблюдать два правила. Один и тот же человек должен иметь одинаковое подстановочное обозначение во всех строках и на всех листах, иначе в ответе один человек превратится в двух. А ключ должен оставаться у вас: не загружайте его вместе с файлом. Процесс восстановления данных описывает весь цикл.
Если вам нужен только метод, а не ответ по вашим собственным строкам, отправьте образец. Десяти строк с подстановочными обозначениями достаточно, чтобы попросить формулу или структуру сводной таблицы. Затем примените её к исходному файлу самостоятельно.
С помощью ClientSafe
ClientSafe читает файлы Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) и CSV, включая скрытые листы в файлах XLSX. Вы добавляете файл в дело клиента. Имена, названия компаний, адреса, номера телефонов, адреса электронной почты, номера счетов и идентификационные номера, а также даты рождения заменяются подстановочными обозначениями; одно и то же значение получает одинаковое обозначение во всём деле. Вы проверяете совпадения, снимаете отметку с ложных срабатываний и отмечаете то, что инструмент пропустил. Безопасную копию можно скопировать, чтобы вставить в чат, или сохранить как файл Markdown .md. Документы обрабатываются на вашем ПК.
Когда ответ будет готов, вставьте его в ClientSafe, и настоящие имена восстановятся.
Часто задаваемые вопросы
Можно просто удалить столбец с именами?
Только если ни один другой столбец не позволяет идентифицировать человека. Адреса электронной почты, примечания и имя файла часто всё равно выдают его.
CSV безопаснее, чем XLSX?
В нём меньше мест, где могут скрываться сведения, но сами ячейки ничем не отличаются. Имена в них всё равно нужно заменить.
Document Inspector анонимизирует данные?
Нет. Он удаляет скрытое содержимое и свойства. Имена в ячейках он не заменяет.
Увидит ли ИИ скрытые листы в загруженном файле?
Исходите из того, что увидит. Замените или удалите скрытое содержимое до того, как файл покинет ваш компьютер.
Загрузить файл или вставить данные?
Какой бы способ вы ни выбрали, отправляйте безопасную копию. Вместе с загруженным файлом передаются его имя, названия листов и свойства.
ClientSafe обрабатывает электронные таблицы, документы Word, PDF-файлы, презентации и электронные письма, сохраняя один и тот же набор подстановочных обозначений для всего дела клиента.