En klientlista, kundexport eller bokningslista kan skickas till ChatGPT, Claude, Gemini eller Copilot när personerna i den har ersatts med platshållare. Det räcker inte att rensa en kolumn: namn finns också i anteckningar, bladnamn, kommentarer och dolda blad.
Den här sidan handlar om kalkylblad, oavsett yrke. En allmän lista över vad du bör maskera i valfri text finns i maskning av personuppgifter i AI-frågor. För bokföringsfiler i synnerhet, se AI för revisorer.
Vilka kolumner innehåller personuppgifter
Den uppenbara kolumnen är namnet. Det här är sådant som ofta blir kvar:
| Kolumn | Varför den identifierar någon |
|---|---|
| Namn, förnamn, efternamn | Direkt identifierande. Kontrollera även om det finns en separat kolumn för ”kontaktperson”. |
| Företag | Anger klienten och ofta personen bakom ett litet företag. |
| E-post, telefon | Direkt identifierande. En e-postadress innehåller ofta namnet. |
| Adress, postnummer, ort | En fullständig adress pekar ut ett hushåll. Det kan även ett postnummer i kombination med ett ovanligt yrke göra. |
| Konto-, IBAN-, skatte- och ID-nummer | Unika för en person eller ett företag. |
| Födelsedatum | En identifierare i sig. |
| Anteckningar, kommentarer, ”referens” och ”beskrivning” | Fritext. Förnamn, lägenhetsnummer och ”damen från bageriet” hamnar här. |
| Kund- eller ärendenummer | Meningslöst för AI:n, men kopplar raden till ditt eget system. Ersätt det om filen lämnar ditt team. |
Kolumner som bara beskriver arbetet, till exempel kategori, status eller region, kan vanligtvis vara kvar. Testet är detsamma som för ett dokument: skulle någon som bara ser kalkylbladet kunna lista ut vilka personerna är? Kombinationer räknas. En rad med ett ovanligt yrke, en liten ort och ett datum kan identifiera en person utan namn.
Vad som gömmer sig i en arbetsbok
- Dolda blad. Ett blad kan vara dolt i bladfliksfältet men ändå innehålla hela klientlistan. Excel har också ett ”mycket dolt” läge som dialogrutan Visa inte erbjuder: I Microsofts referensdokumentation står det att användaren inte kan göra ett sådant blad synligt igen från gränssnittet.
- Dolda rader och kolumner. De finns fortfarande kvar i filen. Microsofts dokumentinspektion listar ”dolda rader” och ”dolda kolumner som innehåller data” bland det innehåll den hittar.
- Kommentarer och anteckningar. De innehåller granskarnas namn och citerar ofta cellen.
- Bladnamn och filnamn. Även ”Smith family 2025” är ett namn.
- Sidhuvuden och sidfötter, dokumentegenskaper, anpassade XML-data. Allt detta finns på listan i dokumentinspektionen .
- Formler. En formel kan innehålla ett namn som text, till exempel i en sökning.
- Bilder. En inklistrad skärmbild eller ett skannat formulär är inte text, och Sök läser inte av det. Läs om personuppgifter i skanningar och skärmbilder.
Dokumentinspektionen tar bort den här typen av innehåll, men ersätter inte namn i celler. Microsoft rekommenderar att du kör den på en kopia, eftersom borttagna data kanske inte går att få tillbaka och Ångra kanske inte återställer dem.
Göra det för hand i Excel
- Arbeta med en kopia med ett neutralt filnamn.
- Visa först allt som är dolt. Visa alla blad, rader och kolumner så att du ser vad du rensar.
- Skapa nyckeln. Skriv varje verkligt värde bredvid dess platshållare i en separat fil: Person_1, Company_1 och så vidare. Förvara den utanför chatten.
- Ersätt med Ctrl+H. Välj Arbetsbok under Inom i Alternativ så att alla blad omfattas. Sök först efter den längsta formen av ett namn och sedan de kortare formerna. Stäng av Matcha skiftläge så att ”SMITH” också hittas.
- Kontrollera fritextkolumnerna visuellt. Sortera eller filtrera anteckningskolumnen och läs den. Ersättningsfunktionen hittar bara det du har skrivit in.
- Hantera kommentarer separat. Under fliken Ersätt erbjuder Sök i bara Formler, så kommentarer och anteckningar måste tas bort eller redigeras en i taget. Microsofts sida om Sök och ersätt beskriver de här alternativen.
- Sök igen efter varje ursprungligt namn. Antalet träffar ska vara noll. Sök sedan efter ”@”.
- Ta bort det dolda innehållet med dokumentinspektionen på kopian.
Det går att hantera detta för en klient i taget. Men för en lista med tvåhundra personer vars namn stavas på olika sätt fungerar det inte längre, eftersom varje ersättning måste göras ett namn i taget och nyckeltabellen växer manuellt. Läs om platshållare i flera dokument om samma klient förekommer i flera filer.
CSV och ODS
CSV är oformaterad text. Formatet kan inte innehålla dolda blad eller kommentarer, så det finns mindre att missa. Ett fritextfält kan ändå innehålla kommatecken och radbrytningar inom citattecken, och namnen där är lika verkliga som i alla andra kolumner. Öppna filen i en textredigerare en gång och läs de första raderna innan du klistrar in något.
ODS, LibreOffice-kalkylbladsformatet, har blad och kan dölja dem, precis som XLSX. Kontrollera samma ställen: anteckningar, bladnamn och dolda blad.
Få tillbaka riktiga namn i svaret
AI:n svarar med platshållare: ”Person_14 har inte svarat sedan mars, och Company_3 är den enda som har två öppna ärenden.” För att kunna använda svaret behöver du nyckeln. Manuellt innebär det att slå upp varje platshållare i din tabell eller köra Ersätt baklänges på svaret.
Två regler gör att det här fungerar. Samma person måste ha samma platshållare på varje rad och varje blad, annars kommer svaret att behandla en person som två. Och nyckeln stannar hos dig: ladda inte upp den tillsammans med filen. Arbetsflödet för återställning täcker hela processen fram och tillbaka.
Om du bara behöver en metod och inte ett svar om dina egna rader, skicka ett exempel. Tio rader med platshållare räcker för att be om en formel eller en pivottabellslayout, som du sedan tillämpar själv på den riktiga filen.
Med ClientSafe
ClientSafe läser Excel-filer (.xlsx), LibreOffice-filer (.ods) och CSV-filer, och även dolda blad i XLSX-filer läses. Du lägger till filen i ett ärende för en klient. Namn, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser, konto- och ID-nummer samt födelsedatum ersätts med platshållare, och samma värde får samma platshållare i hela ärendet. Du granskar träffarna, avmarkerar felaktiga träffar och markerar sådant som missats. Den säkra kopian kopieras så att du kan klistra in den i chatten, eller sparas som en Markdown .md-fil. Dokumenten bearbetas på din dator.
När svaret kommer tillbaka klistrar du in det i ClientSafe, så återställs de riktiga namnen.
Vanliga frågor
Kan jag bara ta bort namnkolumnen?
Bara om ingen annan kolumn identifierar personen. E-postadresser, anteckningar och filnamnet gör det ofta ändå.
Är en CSV säkrare än en XLSX?
Den har färre dolda ställen, men cellerna i sig är desamma. Namnen i dem behöver fortfarande ersättas.
Anonymiserar Document Inspector uppgifterna?
Nej. Det tar bort dolt innehåll och egenskaper. Det ersätter inte namn i celler.
Ser AI:n dolda blad i en uppladdad fil?
Utgå från att den kan göra det. Ersätt eller ta bort dolt innehåll innan filen lämnar din dator.
Ska jag ladda upp filen eller klistra in uppgifterna?
Oavsett vilket du väljer ska du skicka den säkra kopian. En fil du laddar upp innehåller även filnamn, bladnamn och egenskaper.
ClientSafe läser kalkylblad tillsammans med Word-dokument, PDF-filer, presentationer och e-postmeddelanden, och använder en gemensam uppsättning platshållare för hela klienten.