Un elenco di clienti, un'esportazione di dati dei clienti o un foglio di prenotazioni possono essere inviati a ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot dopo aver sostituito le persone con segnaposto. Non basta cancellare una colonna: i nomi possono trovarsi anche nelle note, nei nomi dei fogli, nei commenti e nei fogli nascosti.
Questa pagina riguarda i fogli di calcolo, indipendentemente dalla professione. Per un elenco generale di ciò che va oscurato in qualsiasi testo, vedi l'occultamento dei dati personali nei prompt dell'IA. Per i file contabili in particolare, vedi IA per commercialisti.
Quali colonne contengono dati personali
La colonna ovvia è quella dei nomi. Ecco quelle che spesso si trascurano:
| Colonna | Perché identifica qualcuno |
|---|---|
| Nome, nome proprio, cognome | Identificazione diretta. Controlla anche se esiste una colonna separata «persona di contatto». |
| Azienda | Indica il cliente e spesso anche la persona che gestisce una piccola impresa. |
| Email, telefono | Identificazione diretta. Un indirizzo email di solito contiene il nome. |
| Indirizzo, codice postale, città | Un indirizzo completo identifica un nucleo familiare. Anche un codice postale associato a una professione poco comune può farlo. |
| Numeri di conto, IBAN, codice fiscale e numeri identificativi | Univoci per una persona o un'azienda. |
| Data di nascita | Un identificativo anche da sola. |
| Note, commenti, «riferimento» e «descrizione» | Testo libero. Qui finiscono nomi propri, numeri di appartamento e frasi come «la signora del panificio». |
| Numero cliente o pratica | Non ha significato per l'IA, ma collega la riga al tuo sistema. Sostituiscilo se il file esce dal tuo team. |
Le colonne che descrivono soltanto il lavoro, come categoria, stato o regione, di solito possono restare. La verifica è la stessa che si applica a un documento: qualcuno che vede solo il foglio potrebbe capire chi sono queste persone? Conta anche la combinazione dei dati. Una riga con una professione rara, una cittadina piccola e una data può identificare una persona senza nome.
Cosa si nasconde in una cartella di lavoro
- Fogli nascosti. Un foglio può essere nascosto dalla barra delle schede e contenere comunque l'intero elenco dei clienti. Excel prevede anche uno stato «molto nascosto», che la finestra di dialogo Scopri non offre: La documentazione di Microsoft dice che l'utente non può rendere nuovamente visibile un foglio del genere dall'interfaccia.
- Righe e colonne nascoste. Restano comunque nel file. L'Inspector documento di Microsoft elenca le «righe nascoste» e le «colonne nascoste che contengono dati» tra i contenuti che rileva.
- Commenti e note. Contengono i nomi dei revisori e spesso riportano il contenuto della cella.
- Nomi dei fogli e nome del file. Anche «Famiglia Smith 2025» è un nome.
- Intestazioni e piè di pagina, proprietà del documento, dati XML personalizzati. Sono tutti inclusi nell' elenco dell'Inspector documento .
- Formule. Una formula può contenere un nome letterale, per esempio in una ricerca.
- Immagini. Uno screenshot incollato o un modulo scansionato non è testo e la funzione Trova non lo legge. Vedi dati personali in scansioni e screenshot.
L'Inspector documento rimuove questo tipo di contenuto, ma non sostituisce i nomi nelle celle. Microsoft consiglia di eseguirlo su una copia, perché i dati rimossi potrebbero non essere recuperabili e Annulla potrebbe non ripristinarli.
Procedura manuale in Excel
- Lavora su una copia con un nome file neutro.
- Prima mostra tutto ciò che è nascosto. Visualizza tutti i fogli, le righe e le colonne, così puoi vedere cosa stai ripulendo.
- Crea la chiave. In un file separato, annota ogni valore reale accanto al relativo segnaposto: Person_1, Company_1 e così via. Non inserirla nella chat.
- Sostituisci con Ctrl+H. In Opzioni, imposta Cerca in su Cartella di lavoro, così da includere tutti i fogli. Cerca prima la forma più lunga del nome, poi quelle più brevi. Disattiva Maiuscole/minuscole, così da individuare anche «SMITH».
- Controlla a vista le colonne di testo libero. Ordina o filtra la colonna delle note e leggila. La funzione Trova rileva solo ciò che hai inserito.
- Gestisci i commenti separatamente. Nella scheda Sostituisci, l'opzione Cerca in offre solo Formule, quindi commenti e note vanno eliminati o modificati uno per uno. La pagina di Microsoft su Trova e sostituisci descrive queste opzioni.
- Cerca di nuovo ogni nome originale. Il numero di risultati deve essere zero. Poi cerca «@».
- Rimuovi i contenuti nascosti con l'Inspector documento, sulla copia.
Gestire i dati di un cliente alla volta è fattibile. Con un elenco di duecento persone i cui nomi sono scritti in modi diversi, il metodo smette di funzionare: ogni sostituzione riguarda un solo nome e la tabella delle chiavi cresce manualmente. Vedi i segnaposto usati in più documenti se lo stesso cliente compare in diversi file.
CSV e ODS
Il CSV è testo semplice. Non può contenere fogli nascosti o commenti, quindi ci sono meno elementi che potrebbero sfuggire. Un campo di testo libero può comunque contenere virgole e interruzioni di riga racchiuse tra virgolette, e i nomi che contiene sono reali come quelli di qualsiasi altra colonna. Apri il file una volta in un editor di testo e leggi le prime righe prima di incollare qualsiasi dato.
ODS, il formato per fogli di calcolo di LibreOffice, può contenere fogli e nasconderli, proprio come XLSX. Controlla gli stessi elementi: note, nomi dei fogli e fogli nascosti.
Come ripristinare i nomi reali nella risposta
L'IA risponderà usando i segnaposto: «Person_14 non risponde da marzo e Company_3 è l'unico ad avere due pratiche aperte». Per poter agire sulla risposta, ti serve la chiave. Manualmente, dovrai cercare ogni segnaposto nella tabella oppure usare la funzione Sostituisci al contrario sulla risposta.
Per far funzionare questo metodo servono due regole. La stessa persona deve avere lo stesso segnaposto in ogni riga e in ogni foglio, altrimenti la risposta tratterà la stessa persona come due persone diverse. E la chiave deve restare in tuo possesso: non caricarla insieme al file. La procedura di ripristino descrive il processo completo.
Se ti serve solo un metodo e non una risposta sui tuoi dati, invia un campione. Dieci righe con segnaposto bastano per chiedere una formula o la struttura di una tabella pivot; poi la applichi tu al file reale.
Con ClientSafe
ClientSafe legge file Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) e CSV, e legge anche i fogli nascosti nei file XLSX. Aggiungi il file alla pratica di un cliente. Nomi, aziende, indirizzi, numeri di telefono, email, numeri di conto e identificativi, e date di nascita diventano segnaposto; lo stesso valore riceve lo stesso segnaposto in tutta la pratica. Controlli le corrispondenze, deselezioni i falsi positivi e contrassegni ciò che non è stato rilevato. La copia sicura viene copiata per essere incollata nella chat oppure salvata come file .md di Markdown. I documenti vengono elaborati sul tuo PC.
Quando arriva la risposta, incollala in ClientSafe e i nomi reali vengono ripristinati.
Domande frequenti
Posso semplicemente eliminare la colonna dei nomi?
Solo se nessun'altra colonna identifica la persona. Spesso restano indirizzi email, note e il nome del file.
Un CSV è più sicuro di un XLSX?
Contiene meno elementi nascosti, ma le celle sono le stesse. I nomi al loro interno vanno comunque sostituiti.
L'Inspector documento rende anonimi i dati?
No. Rimuove i contenuti nascosti e le proprietà. Non sostituisce i nomi nelle celle.
L'IA può vedere i fogli nascosti in un file caricato?
Dai per scontato che possa farlo. Sostituisci o rimuovi i contenuti nascosti prima che il file lasci il tuo computer.
È meglio caricare il file o incollare i dati?
In entrambi i casi, invia la copia sicura. Un file caricato porta con sé il nome del file, i nomi dei fogli e le proprietà.
ClientSafe elabora fogli di calcolo insieme a documenti Word, PDF, presentazioni ed email, e conserva un unico insieme di segnaposto per ogni cliente.