Daftar klien, ekspor data pelanggan, atau lembar pemesanan dapat diberikan kepada ChatGPT, Claude, Gemini, atau Copilot setelah orang-orang di dalamnya diganti dengan placeholder. Prosesnya lebih dari sekadar mengosongkan satu kolom: nama juga dapat berada di catatan, nama lembar, komentar, dan lembar tersembunyi.
Halaman ini membahas spreadsheet, apa pun profesi Anda. Untuk daftar umum hal-hal yang perlu disamarkan dalam teks apa pun, lihat penyamaran PII untuk prompt AI. Khusus untuk file pembukuan, lihat AI untuk akuntan.
Kolom yang memuat data pribadi
Kolom yang paling jelas adalah nama. Berikut kolom-kolom yang sering terlewat:
| Kolom | Alasan kolom tersebut mengidentifikasi seseorang |
|---|---|
| Nama, nama depan, nama keluarga | Pengenal langsung. Periksa juga apakah ada kolom "narahubung" yang terpisah. |
| Perusahaan | Menyebutkan klien, dan sering kali orang di balik bisnis kecil. |
| Email, telepon | Pengenal langsung. Alamat email biasanya memuat nama. |
| Alamat, kode pos, kota | Alamat lengkap menunjukkan rumah tangga tertentu. Kode pos ditambah pekerjaan yang langka juga dapat mengidentifikasi seseorang. |
| Nomor rekening, IBAN, pajak, dan identitas | Unik untuk satu orang atau perusahaan. |
| Tanggal lahir | Merupakan pengenal tersendiri. |
| Catatan, komentar, "referensi", dan "deskripsi" | Teks bebas. Nama depan, nomor unit, dan "perempuan dari toko roti itu" bisa tercantum di sini. |
| Nomor pelanggan atau perkara | Tidak berarti bagi AI, tetapi menghubungkan baris tersebut dengan sistem Anda sendiri. Ganti jika file keluar dari tim Anda. |
Kolom yang hanya menjelaskan pekerjaan, seperti kategori, status, atau wilayah, biasanya dapat dibiarkan. Gunakan pengujian yang sama seperti untuk dokumen: dapatkah seseorang yang hanya melihat lembar tersebut mengetahui siapa orang-orang ini? Kombinasi informasi juga penting. Baris dengan pekerjaan yang langka, kota kecil, dan tanggal dapat mengidentifikasi seseorang tanpa nama.
Informasi tersembunyi dalam buku kerja
- Lembar tersembunyi. Sebuah lembar dapat disembunyikan dari bilah tab tetapi tetap menyimpan daftar klien lengkap. Excel juga memiliki status "sangat tersembunyi" yang tidak tersedia melalui dialog Tampilkan: Referensi Microsoft menyatakan bahwa pengguna tidak dapat menampilkan kembali lembar semacam itu melalui antarmuka.
- Baris dan kolom tersembunyi. Semuanya tetap ada di dalam file. Document Inspector Microsoft mencantumkan "baris tersembunyi" dan "kolom tersembunyi yang berisi data" sebagai konten yang dapat ditemukan.
- Komentar dan catatan. Keduanya memuat nama peninjau dan sering kali mengutip isi sel.
- Nama lembar dan nama file. "Smith family 2025" juga merupakan nama.
- Kepala dan kaki halaman, properti dokumen, data XML kustom. Semua ini tercantum dalam daftar Document Inspector .
- Rumus. Rumus dapat memuat nama secara langsung, misalnya dalam pencarian.
- Gambar. Cuplikan layar yang ditempelkan atau formulir hasil pindai bukanlah teks, dan fitur Temukan tidak dapat membacanya. Lihat data pribadi dalam hasil pindai dan cuplikan layar.
Document Inspector menghapus jenis konten ini, tetapi tidak mengganti nama di dalam sel. Microsoft menyarankan agar Anda menjalankannya pada salinan, karena data yang dihapus mungkin tidak dapat dipulihkan, dan Undo mungkin tidak dapat mengembalikannya.
Melakukannya secara manual di Excel
- Kerjakan salinan dengan nama file yang netral.
- Tampilkan semuanya terlebih dahulu. Tampilkan semua sheet, baris, dan kolom agar Anda dapat melihat apa yang sedang dibersihkan.
- Buat kunci pemetaan. Dalam file terpisah, tulis setiap nilai asli di samping placeholder-nya: Person_1, Company_1, dan seterusnya. Simpan di luar chat.
- Ganti dengan Ctrl+H. Di Options, atur Within ke Workbook agar semua sheet tercakup. Cari bentuk nama yang paling panjang terlebih dahulu, lalu bentuk yang lebih pendek. Matikan Match case agar "SMITH" juga ditemukan.
- Periksa kolom teks bebas secara langsung. Urutkan atau filter kolom catatan, lalu baca isinya. Fitur Replace hanya menemukan teks yang Anda masukkan.
- Tangani komentar secara terpisah. Di tab Replace, Look in hanya menawarkan Formulas, jadi komentar dan catatan harus dihapus atau diedit satu per satu. Halaman Microsoft tentang Find and Replace menjelaskan opsi-opsi ini.
- Cari lagi setiap nama asli. Jumlah hasilnya harus nol. Lalu cari "@".
- Hapus konten tersembunyi dengan Document Inspector pada salinannya.
Melakukannya untuk setiap klien masih dapat dikelola. Namun, jika ada daftar dua ratus orang dengan ejaan yang berbeda-beda, cara ini tidak lagi efektif, karena setiap Replace hanya menangani satu nama dan tabel kuncinya harus terus ditambah secara manual. Lihat placeholder di beberapa dokumen jika klien yang sama muncul di beberapa file.
CSV dan ODS
CSV adalah teks biasa. Format ini tidak dapat memuat sheet tersembunyi atau komentar, jadi lebih sedikit hal yang bisa terlewat. Namun, kolom teks bebas tetap dapat berisi koma dan jeda baris di dalam tanda kutip, dan nama di dalamnya sama nyatanya dengan nama di kolom lain. Buka file tersebut sekali dengan editor teks dan baca baris-baris pertamanya sebelum menempelkan apa pun.
ODS, format spreadsheet LibreOffice, memiliki sheet dan dapat menyembunyikannya, sama seperti XLSX. Periksa bagian yang sama: catatan, nama sheet, dan sheet tersembunyi.
Mengembalikan nama asli dalam jawaban
AI akan menjawab dengan placeholder: "Person_14 belum membalas sejak Maret, dan Company_3 adalah satu-satunya yang memiliki dua kasus terbuka." Untuk mengubahnya menjadi sesuatu yang dapat Anda tindak lanjuti, Anda memerlukan kunci pemetaan. Jika dilakukan secara manual, Anda harus mencari setiap placeholder di tabel atau menjalankan Replace secara terbalik pada jawabannya.
Dua aturan akan membuat cara ini berhasil. Orang yang sama harus menggunakan placeholder yang sama di setiap baris dan setiap sheet; jika tidak, jawaban akan menganggap satu orang sebagai dua orang. Dan kunci pemetaan harus tetap Anda simpan: jangan unggah bersama file. Alur kerja pemulihan menjelaskan seluruh prosesnya.
Jika Anda hanya memerlukan metode, bukan jawaban tentang baris data Anda sendiri, kirimkan contoh. Sepuluh baris dengan placeholder sudah cukup untuk meminta rumus atau tata letak pivot, lalu Anda menerapkannya sendiri pada file asli.
Dengan ClientSafe
ClientSafe dapat membaca file Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods), dan CSV, serta membaca sheet tersembunyi dalam file XLSX. Anda menambahkan file ke kasus milik klien. Nama, perusahaan, alamat, nomor telepon, email, nomor akun dan ID, serta tanggal lahir diubah menjadi placeholder, dan nilai yang sama mendapat placeholder yang sama di seluruh kasus. Anda meninjau hasil yang ditemukan, menghapus centang pada hasil yang keliru, dan menandai apa pun yang terlewat. Salinan aman dapat disalin untuk ditempelkan ke chat, atau disimpan sebagai file .md Markdown. Dokumen diproses di PC Anda.
Setelah jawabannya diterima, tempelkan ke ClientSafe dan nama aslinya akan dipulihkan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah saya menghapus kolom nama saja?
Hanya jika tidak ada kolom lain yang dapat mengidentifikasi orang tersebut. Alamat email, catatan, dan nama file sering kali masih dapat mengidentifikasinya.
Apakah CSV lebih aman daripada XLSX?
CSV memiliki lebih sedikit bagian tersembunyi, tetapi isi selnya tetap sama. Nama di dalamnya tetap perlu diganti.
Apakah Document Inspector menganonimkan data?
Tidak. Document Inspector menghapus konten dan properti tersembunyi. Fitur ini tidak mengganti nama di dalam sel.
Apakah AI dapat melihat sheet tersembunyi di file yang diunggah?
Anggap saja AI dapat melihatnya. Ganti atau hapus konten tersembunyi sebelum file meninggalkan komputer Anda.
Sebaiknya saya mengunggah file atau menempelkan datanya?
Apa pun pilihan Anda, kirimkan salinan aman. File yang Anda unggah menyertakan nama file, nama sheet, dan propertinya.
ClientSafe membaca spreadsheet bersama dokumen Word, PDF, presentasi, dan email, serta menggunakan satu kumpulan placeholder untuk seluruh klien.