Una lista de clientes, una exportación de clientes o una hoja de reservas pueden ir a ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot una vez que las personas se sustituyen por marcadores. Eso exige más que vaciar una columna: los nombres también están en notas, nombres de hoja, comentarios y hojas ocultas.
Esta página trata de hojas de cálculo, sea cual sea tu profesión. Para una lista general de lo que hay que enmascarar en cualquier texto, consulta Enmascarar PII en instrucciones para IA. Para los archivos de contabilidad en particular, consulta la IA para contables.
Qué columnas contienen datos personales
La columna evidente es el nombre. Estas son las que la gente deja:
| Columna | Por qué identifica a alguien |
|---|---|
| Nombre, nombre de pila, apellido | Directo. Comprueba también si hay una columna aparte de «persona de contacto». |
| Empresa | Nombra al cliente y, a menudo, a la persona detrás de un pequeño negocio. |
| Correo electrónico, teléfono | Directo. Una dirección de correo suele contener el nombre. |
| Dirección, código postal, ciudad | Una dirección completa apunta a un hogar. Un código postal más una profesión poco común también. |
| Números de cuenta, IBAN, fiscales y de identificación | Únicos de una persona o de una empresa. |
| Fecha de nacimiento | Un identificador por sí solo. |
| Notas, comentarios, «referencia» y «descripción» | Texto libre. Aquí acaban los nombres de pila, los números de piso y «la señora de la panadería». |
| Número de cliente o de expediente | Sin sentido para la IA, pero vincula la fila con tu propio sistema. Sustitúyelo si el archivo sale de tu equipo. |
Las columnas que solo describen el trabajo, como categoría, estado o región, normalmente pueden quedarse. La prueba es la misma que con un documento: ¿podría alguien que solo ve la hoja deducir quiénes son estas personas? Las combinaciones cuentan. Una fila con una profesión poco común, un pueblo pequeño y una fecha puede identificar a una persona sin nombre.
Qué se esconde en un libro
- Hojas ocultas. Una hoja puede estar oculta de la barra de pestañas y aun así contener la lista completa de clientes. Excel también tiene un estado «very hidden» que el cuadro de diálogo Unhide no ofrece: La referencia de Microsoft dice que el usuario no puede volver a hacer visible una hoja así desde la interfaz.
- Filas y columnas ocultas. Siguen en el archivo. Document Inspector de Microsoft enumera «hidden rows» y «hidden columns that contain data» como contenido que encuentra.
- Comentarios y notas. Llevan los nombres de los revisores y a menudo citan la celda.
- Nombres de hoja y nombre del archivo. «Familia Smith 2025» también es un nombre.
- Encabezados y pies de página, propiedades del documento, datos XML personalizados. Todo esto figura en la lista de Document Inspector también.
- Fórmulas. Una fórmula puede contener un nombre literal, por ejemplo en una búsqueda.
- Imágenes. Una captura de pantalla pegada o un formulario escaneado no es texto, y Find no lo lee. Consulta los datos personales en escaneos y capturas de pantalla.
Document Inspector elimina este tipo de contenido, pero no sustituye los nombres de las celdas. Microsoft recomienda ejecutarlo en una copia, porque los datos eliminados quizá no se puedan recuperar y puede que Undo no los restaure.
Hacerlo a mano en Excel
- Trabaja en una copia con un nombre de archivo neutro.
- Muestra todo primero. Muestra todas las hojas, filas y columnas, para ver lo que estás limpiando.
- Crea la clave. En un archivo aparte, escribe cada valor real junto a su marcador: Person_1, Company_1 y así sucesivamente. Guárdala fuera del chat.
- Reemplaza con Ctrl+H. En Options, pon Within en Workbook, para que se cubran todas las hojas. Busca primero la forma más larga de un nombre y después las más cortas. Desactiva Match case, para que también se encuentre «SMITH».
- Revisa a ojo las columnas de texto libre. Ordena o filtra la columna de notas y léela. Replace solo encuentra lo que has escrito.
- Trata los comentarios por separado. En la pestaña Replace, Look in solo ofrece Formulas, así que los comentarios y las notas hay que borrarlos o editarlos uno a uno. En la página Find and Replace de Microsoft se describen estas opciones.
- Busca de nuevo cada nombre original. El recuento debe ser cero. Después busca «@».
- Elimina el contenido oculto con Document Inspector, en la copia.
Hacerlo cliente por cliente es manejable. Una lista de doscientas personas con grafías distintas es donde deja de funcionar, porque cada Replace es de un nombre cada vez y la tabla de claves crece a mano. Consulta marcadores en varios documentos si el mismo cliente aparece en varios archivos.
CSV y ODS
CSV es texto sin formato. No puede contener hojas ocultas ni comentarios, así que hay menos que se te pueda pasar. Aun así, un campo de texto libre puede contener comas y saltos de línea entre comillas, y los nombres que hay en él son tan reales como en cualquier otra columna. Abre el archivo una vez en un editor de texto y lee las primeras filas antes de pegar nada.
ODS, el formato de hoja de cálculo de LibreOffice, tiene hojas y puede ocultarlas, igual que XLSX. Revisa los mismos lugares: notas, nombres de hoja y hojas ocultas.
Recuperar los nombres reales en la respuesta
La IA responderá con marcadores: «Person_14 no ha respondido desde marzo y Company_3 es la única con dos casos abiertos». Para convertir eso en algo con lo que puedas actuar, necesitas la clave. A mano, eso significa buscar cada marcador en tu tabla o ejecutar Replace al revés sobre la respuesta.
Dos reglas hacen que esto funcione. La misma persona debe tener el mismo marcador en cada fila y en cada hoja, o la respuesta tratará a una persona como dos. Y la clave se queda contigo: no la subas con el archivo. El proceso de restauración explica el recorrido de ida y vuelta.
Si solo necesitas un método, no una respuesta sobre tus propias filas, envía una muestra. Diez filas con marcadores bastan para pedir una fórmula o el diseño de una tabla dinámica, y tú la aplicas al archivo real.
Con ClientSafe
ClientSafe lee archivos de Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) y CSV, y también lee las hojas ocultas de los archivos XLSX. Añades el archivo al caso de un cliente. Los nombres, empresas, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, números de cuenta y de identificación y fechas de nacimiento se convierten en marcadores, y el mismo valor recibe el mismo marcador en todo el caso. Revisas las coincidencias, desmarcas los falsos positivos y marcas lo que se le haya pasado por alto. La copia segura se copia para pegarla en el chat o se guarda como archivo Markdown .md. Los documentos se procesan en tu PC.
Cuando llega la respuesta, pégala en ClientSafe y se restauran los nombres reales.
Preguntas frecuentes
¿Puedo simplemente borrar la columna de nombres?
Solo si ninguna otra columna identifica a la persona. Las direcciones de correo, las notas y el nombre del archivo a menudo siguen haciéndolo.
¿Es un CSV más seguro que un XLSX?
Tiene menos lugares ocultos, pero las celdas son las mismas. Los nombres que contiene siguen necesitando sustitución.
¿Document Inspector anonimiza los datos?
No. Elimina el contenido oculto y las propiedades. No sustituye los nombres de las celdas.
¿Ve la IA las hojas ocultas de un archivo subido?
Da por hecho que sí. Sustituye o elimina el contenido oculto antes de que el archivo salga de tu equipo.
¿Debo subir el archivo o pegar los datos?
Elijas lo que elijas, envía la copia segura. Un archivo que subes lleva consigo su nombre de archivo, los nombres de hoja y las propiedades.
ClientSafe lee hojas de cálculo junto con documentos de Word, PDF, presentaciones y correos electrónicos, y mantiene un único juego de marcadores para todo el cliente.