JSONまたはCSVファイルをエクスポートし、各インストールにインポートすることで、Text ReplacementsのスニペットライブラリをChrome、Edge、Windowsアプリで再利用できます。これは手動での転送です。一方のインストールで後から編集した場合は、再度エクスポートしてインポートする必要があります。
ブラウザーフォームとWindowsデスクトップアプリの両方で同じ返信を使いたい場合や、2つのブラウザープロファイルでショートカットを揃えたい場合に便利です。ライブラリを共有しても、すべてのテキスト入力欄が両方のツールに対応するわけではありません。
どのツールでテキストを展開するか選ぶ
| 入力する場所 | ツール | 適用範囲 |
|---|---|---|
| Chromeで対応しているウェブページのテキスト入力欄 | Text Replacements拡張機能 | 現在のChromeプロファイル。サイトへのアクセス権に従います |
| Edgeで対応しているウェブページのテキスト入力欄 | Edgeにインストールした拡張機能 | 現在のEdgeプロファイル。サイトへのアクセス権に従います |
| Windowsで対応しているデスクトップおよびブラウザーの入力欄 | Windows 用の Text Replacements | Windowsアプリで対応しているテキスト入力ワークフロー |
でも 拡張機能の製品ページ では、JSONおよびCSVファイル、非対応の入力欄、一時停止コントロールについて説明しています。 Windowsの製品ページ では、デスクトップアプリについて別途説明しています。エクスポートしたライブラリにはスニペットデータが含まれますが、アプリがインストールされたり、ブラウザーの権限が付与されたりするわけではありません。
使用するブラウザーに拡張機能をインストールする
Chromeでは、 公式のText Replacements掲載ページ を開き、インストール時の確認画面を確認してください。Googleは、拡張機能の インストール方法とサイトアクセスの管理方法を説明しています。管理対象のブラウザーには、組織の規則が適用される場合があります。
Edgeでは、同じ掲載ページを開きます。Edgeから他のストアの拡張機能を許可するか尋ねられたら、続行する前に表示内容を確認してください。 MicrosoftのEdgeに関する手順 では、Chromeウェブストアからのインストール方法を説明しています。文章を書くプロファイルに拡張機能をインストールしてください。
一度エクスポートし、各インストールにインポートする
- 移行したいライブラリがあるインストールを選びます。編集やインポートの前に、コピーをエクスポートしてください。
- アプリ本来の構造化ファイルとしてはJSONを、ショートカットと置換テキストを読みやすい表にする必要がある場合はCSVをエクスポートします。
- 移行先のスニペット管理画面または設定を開き、インポート機能でファイルを選択します。
- インポート件数とスキップされた項目を確認してください。インポート時に既存のショートカットが上書きされることはありません。
- もう一方のブラウザーまたはWindowsのインストールでも同じ手順を繰り返し、空の文書や下書きでいくつかの項目をテストします。
共有形式では、ショートカットのテキスト、置換テキスト、有効状態、トリガーモードが保持されます。JSONには形式と設定のメタデータも含まれますが、ライブラリをインポートしてもインストールごとの設定すべてが再現されるとは限りません。未対応の新しいバージョンのJSONは拒否される場合があります。エクスポートを読み込めない場合は、移行先のアプリを更新してください。
既存のショートカットを意図的に扱う
移行先にすでに ;sigがある場合、別の ;sig をインポートしても、そのテキストは置き換わりません。そのため、インポート成功件数だけでは、古い返信が更新されたことの証明になりません。
返信を変更する場合は、2つのバージョンを比較し、移行先にある既存のスニペットを編集してください。アプリ内で両方を比較する必要がある場合は、改訂版を一時的に別のショートカット名でインポートします。結果を確認するまでバックアップを残してください。1件を更新するためにライブラリ全体を削除しないでください。
CSVに必要な列名は shortcut や replacementです。エクスポートには enabled や triggerModeも含まれます。引用符で囲まれたCSVフィールドでは、カンマ、改行、引用符が保持されます。推測で作成するのではなく、エクスポートしたファイルを出発点として使ってください。
通常のテキスト、複数行の返信、マクロをテストする
- 短いプレーンテキスト項目を試した後、複数行のメール本文も試してください。受信側のアプリで句読点や改行を確認します。
- トリガーモードをテストします。区切り文字の後に展開するショートカットでは、未送信の下書きでSpaceを使ってください。Enterキーを押すとチャットやフォームが送信される場合があります。
- 日付または時刻のマクロを含む項目は、各インストールで展開して出力を確認してください。地域設定や書式によって結果が変わる場合があります。
- 次のような文字どおりのプレースホルダーは
[Name]自分で置き換えてください。候補者や顧客の情報を自動入力する欄ではありません。
これらのファイルで転送できるのはプレーンテキストのスニペットです。リッチテキストのメールレイアウトを保持したり、保管庫からパスワードをコピーしたり、サイトの制限を回避したりすることはできません。
同じ入力欄で2つの展開ツールが動作しないようにする
Windowsアプリと拡張機能の両方が同じブラウザー入力欄でショートカットを認識すると、予期しない結果になることがあります。その入力欄を処理するツールは一つにしてください。拡張機能は Alt+Shift+P またはアイコンを使って一時停止でき、個別のサイトで無効にもできます。Windowsアプリには全体を一時停止するショートカット、 Ctrl+Shift+Pause.
拡張機能はGoogle Docs、Sheets、Slides、ブラウザーの設定ページやストアページ、パスワード入力欄では展開されません。カード情報入力欄もショートカット展開の対象外です。ファイルを共有しても、これらの制限はなくなりません。日常のワークフローに組み込む前に、対象の入力欄を確認してください。
変更を管理する場所を一つ決める
最初に編集するライブラリを決め、バックアップのファイル名にエクスポート日を記載してください。返信を変更したら、必要なインストール先に改訂済みの項目を転送し、重複するショートカットがスキップされていないか確認します。拡張機能をインストールしたり同期したりしても、スニペットの編集内容が別のブラウザーに反映された証拠にはなりません。
実用的なライブラリをまず作るには、 採用関連のメールテンプレート15件を試してください。別のPCへの移行については、 Windowsのスニペットを新しいコンピューターに移す方法.