Bạn có thể tái sử dụng thư viện đoạn văn Text Replacements trong Chrome, Edge và ứng dụng Windows bằng cách xuất tệp JSON hoặc CSV rồi nhập tệp đó vào từng bản cài đặt. Đây là thao tác chuyển thủ công: mọi chỉnh sửa về sau trong một bản cài đặt đều cần được xuất và nhập lại.
Hãy dùng cách này khi cùng một câu trả lời cần dùng trong biểu mẫu trên trình duyệt và ứng dụng máy tính Windows, hoặc khi bạn muốn dùng các phím tắt giống nhau trong hai hồ sơ trình duyệt. Chia sẻ thư viện không có nghĩa là mọi trường văn bản đều tương thích với cả hai công cụ.
Chọn công cụ sẽ mở rộng văn bản
| Nơi bạn viết | Công cụ | Phạm vi |
|---|---|---|
| Các trường văn bản trên trang web được hỗ trợ trong Chrome | Tiện ích mở rộng Text Replacements | Hồ sơ Chrome hiện tại, tùy thuộc vào quyền truy cập trang web |
| Các trường văn bản trên trang web được hỗ trợ trong Edge | Tiện ích mở rộng được cài đặt trong Edge | Hồ sơ Edge hiện tại, tùy thuộc vào quyền truy cập trang web |
| Các trường trên máy tính và trình duyệt được Windows hỗ trợ | Text Replacements dành cho Windows | Quy trình nhập văn bản được ứng dụng Windows hỗ trợ |
Còn trang sản phẩm của tiện ích mở rộng mô tả các tệp JSON và CSV được chia sẻ, các trường bị loại trừ và nút tạm dừng. Trang trang sản phẩm Windows mô tả riêng ứng dụng máy tính. Thư viện đã xuất có chứa dữ liệu đoạn văn; thư viện không cài đặt ứng dụng hoặc cấp quyền cho trình duyệt.
Cài đặt tiện ích mở rộng trong trình duyệt bạn sử dụng
Trong Chrome, hãy dùng trang niêm yết chính thức của Text Replacements và xem xét lời nhắc cài đặt. Google giải thích cách cài đặt tiện ích mở rộng và quản lý quyền truy cập trang web. Trình duyệt được quản lý có thể chịu sự điều chỉnh theo quy định của tổ chức bạn.
Trong Edge, mở cùng trang niêm yết đó. Nếu Edge yêu cầu bạn cho phép tiện ích mở rộng từ các cửa hàng khác, hãy xem xét lời nhắc đó trước khi tiếp tục. Hướng dẫn Edge của Microsoft hướng dẫn cách cài đặt từ Chrome Web Store. Hãy cài đặt tiện ích mở rộng trong hồ sơ mà bạn sẽ dùng để viết.
Xuất một lần, rồi nhập vào từng bản cài đặt
- Chọn bản cài đặt có thư viện bạn muốn chuyển. Hãy xuất một bản sao trước khi chỉnh sửa hoặc nhập bất kỳ nội dung nào.
- Xuất JSON để có tệp có cấu trúc gốc của ứng dụng, hoặc CSV nếu bạn cần bảng dễ đọc gồm các phím tắt và nội dung thay thế.
- Mở trình quản lý đoạn văn hoặc phần cài đặt của nơi nhận, rồi dùng chức năng nhập để chọn tệp.
- Kiểm tra số mục được báo cáo là đã nhập và bị bỏ qua. Khi nhập, các phím tắt hiện có sẽ được giữ nguyên chứ không bị ghi đè.
- Lặp lại thao tác này trong trình duyệt còn lại hoặc bản cài đặt Windows, rồi thử một vài mục trong tài liệu hoặc bản nháp trống.
Các định dạng dùng chung giữ lại văn bản phím tắt, văn bản thay thế, trạng thái bật/tắt và chế độ kích hoạt. JSON cũng chứa siêu dữ liệu về định dạng và cài đặt; đừng cho rằng nhập thư viện sẽ tái tạo mọi tùy chọn của từng bản cài đặt. Phiên bản JSON mới hơn nhưng không được hỗ trợ có thể bị từ chối, vì vậy hãy cập nhật ứng dụng đích nếu ứng dụng không đọc được tệp xuất.
Xử lý các phím tắt hiện có một cách chủ động
Nếu nơi nhận đã có ;sig, việc nhập thêm một ;sig sẽ không thay thế văn bản hiện có. Vì vậy, số mục nhập thành công không chứng minh rằng câu trả lời cũ đã được cập nhật.
Khi câu trả lời thay đổi, hãy so sánh hai phiên bản và chỉnh sửa đoạn văn hiện có ở nơi nhận. Nếu cần so sánh cả hai phiên bản trong ứng dụng, hãy nhập bản đã chỉnh sửa bằng một phím tắt tạm thời riêng biệt. Giữ bản sao lưu cho đến khi bạn kiểm tra kết quả. Đừng xóa cả thư viện chỉ để cập nhật một mục.
Đối với CSV, tên các cột bắt buộc là shortcut và replacement. Tệp xuất cũng bao gồm enabled và triggerMode. Các trường CSV được đặt trong dấu ngoặc kép sẽ giữ nguyên dấu phẩy, ngắt dòng và dấu ngoặc kép; hãy dùng tệp đã xuất làm điểm khởi đầu thay vì tự tạo theo phỏng đoán.
Thử văn bản thông thường, câu trả lời nhiều dòng và macro
- Hãy thử một mục văn bản thuần ngắn, sau đó thử nội dung email nhiều dòng. Kiểm tra dấu câu và chỗ ngắt dòng trong ứng dụng nhận.
- Thử chế độ kích hoạt. Với phím tắt kích hoạt sau dấu phân cách, hãy dùng phím cách trong bản nháp chưa gửi; phím Enter có thể gửi nội dung trò chuyện hoặc biểu mẫu.
- Nếu một mục có macro ngày hoặc giờ, hãy mở rộng mục đó trong từng bản cài đặt rồi xem lại kết quả. Cài đặt khu vực và định dạng có thể ảnh hưởng đến kết quả.
- Tự thay các ký hiệu giữ chỗ dạng văn bản thuần như
[Name]bằng nội dung phù hợp. Chúng không phải là các trường ứng viên hoặc khách hàng tự động.
Các tệp này chuyển các đoạn văn bản thuần. Chúng không giữ lại bố cục email có định dạng phong phú, sao chép mật khẩu từ kho lưu trữ hoặc vượt qua các hạn chế của trang web.
Tránh để hai công cụ mở rộng cùng hoạt động trên một trường
Nếu cả ứng dụng Windows lẫn tiện ích mở rộng đều nhận diện một phím tắt trong cùng trường của trình duyệt, kết quả có thể gây nhầm lẫn. Hãy chọn một công cụ xử lý trường đó. Bạn có thể tạm dừng tiện ích mở rộng bằng Alt+Shift+P hoặc biểu tượng của tiện ích, cũng như tắt tiện ích trên một trang web cụ thể. Ứng dụng Windows có phím tắt tạm dừng toàn cục là Ctrl+Shift+Pause.
Tiện ích mở rộng không mở rộng văn bản trong Google Docs, Sheets hoặc Slides, trang cài đặt trình duyệt và trang cửa hàng, cũng như trường mật khẩu. Các biện pháp bảo vệ của tiện ích cũng loại trừ trường thẻ thanh toán. Tệp dùng chung không loại bỏ những giới hạn này. Hãy kiểm tra trường đích trước khi đưa trường đó vào quy trình hằng ngày.
Chọn một nơi để quản lý thay đổi
Chọn một thư viện để chỉnh sửa trước và ghi ngày xuất vào tên tệp sao lưu. Sau khi thay đổi câu trả lời, hãy chuyển các mục đã chỉnh sửa đến những bản cài đặt cần dùng rồi kiểm tra các mục bị bỏ qua do trùng phím tắt. Việc cài đặt hoặc đồng bộ tiện ích mở rộng không chứng minh rằng các chỉnh sửa đoạn văn của bạn đã được chuyển sang trình duyệt khác.
Để tạo thư viện thực tiễn đầu tiên, hãy thử 15 mẫu email tuyển dụng. Để dùng trên một PC khác, hãy xem cách chuyển đoạn văn Windows sang máy tính mới.
Câu hỏi thường gặp
Các chỉnh sửa đoạn văn bản có tự động đồng bộ giữa các bản cài đặt không?
Nhập có ghi đè phím tắt hiện có không?
Kiểm tra các trường được tiện ích mở rộng trình duyệt hỗ trợ, định dạng tệp và nút tạm dừng.
Khám phá tiện ích mở rộng trình duyệt