15 modèles de messages et raccourcis pour agents immobiliers

Ces 15 modèles de messages pour agents immobiliers couvrent les demandes de renseignements sur un bien, l’organisation des visites, les relances et les mises à jour sur le processus. Remplacez chaque champ entre crochets par des informations vérifiées avant l’envoi. Téléchargez les mêmes messages sous forme de bibliothèque d’extraits CSV pour les champs de navigateur compatibles.

Une réponse enregistrée est utile quand quelqu’un demande comment réserver une visite. La disponibilité du bien, le lieu de rendez-vous et la prochaine étape nécessitent toujours votre attention. Veillez à ce que chaque message corresponde à la demande ou au processus auquel le destinataire a effectivement consenti.

Télécharger et tester les raccourcis de message

Télécharger les 15 extraits de messages immobiliers (CSV). Les raccourcis commencent par ;re-, avec AfterDelimiter et l’importation désactivée. Modifiez et activez uniquement les extraits que vous comptez utiliser.

Text Replacements pour Chrome et Edge importe des bibliothèques CSV et insère le texte enregistré dans les champs Web compatibles. Les valeurs entre crochets sont des espaces réservés littéraux ; l’extension ne recherche pas d’annonce, ne renseigne pas les coordonnées des clients et n’envoie pas le message à votre place.

1. Exportez une sauvegarde de votre bibliothèque actuelle, puis importez le fichier téléchargé.
2. Remplacez les formulations communes, comme votre signature et la procédure de contact approuvée. Vérifiez les formulations exigées par votre organisation.
3. Activez un extrait modifié et autorisez l’extension sur le site où vous rédigez vos messages.
4. Ouvrez un brouillon vide, non envoyé, dans le champ précis de courriel, de CRM ou de portail que vous comptez utiliser. Saisissez ;re-viewing, puis appuyez sur Espace.
5. Vérifiez que le texte s’affiche une seule fois, qu’il tient dans le champ et qu’il conserve des espacements utiles. Remplacez chaque champ entre crochets avant l’envoi.

Utilisez la barre d’espace pendant les tests, car la touche Entrée peut envoyer un message de clavardage. Un CRM ou un portail immobilier donné peut utiliser un éditeur que l’extension ne prend pas en charge. Google Docs, Sheets et Slides ne sont pas pris en charge. Si l’expansion échoue dans un champ, copiez manuellement le texte pendant que vous vérifiez la compatibilité.

Dans Chrome, vous pouvez consulter l’accès aux sites de l’extension dans la page Détails de celle-ci. Suivez les instructions de Google sur les autorisations des extensions et utilisez la configuration de navigateur approuvée par votre organisation.

Choisissez le message dont vous avez besoin

1. Répondre à une demande de renseignements sur un bien
2. Demander quelles caractéristiques du bien sont importantes
3. Proposer des horaires de visite
4. Confirmer une visite
5. Envoyer un rappel de visite
6. Reprogrammer une visite
7. Expliquer un changement de disponibilité
8. Envoyer des détails vérifiés sur une annonce
9. Faire un suivi après une visite
10. Organiser une deuxième visite
11. Demander des documents par un canal approuvé
12. Accuser réception d’une offre ou d’une demande soumise
13. Faire le point pendant qu’une décision est en attente
14. Confirmer la prochaine étape convenue
15. Demander si la personne souhaite continuer à recevoir des informations sur les biens

Modèles à copier et à adapter

Hi [name], thank you for asking about [property reference]. The current information is [verified availability and details]. Which part would you like to discuss first? [agent name]

Hi [name], to help narrow the options, which locations, price range and property features would you like me to consider? Please include any access features or viewing arrangements you want us to check. [agent name]

Hi [name], we can currently offer a viewing of [property reference] at [option 1, with time zone] or [option 2, with time zone]. Would either work for you? I will confirm the appointment once the arrangements are agreed. [agent name]

Hi [name], your viewing of [property reference] is confirmed for [date and time, with time zone]. We will meet at [confirmed meeting point]. Please contact [approved contact] if you need to change the appointment. [agent name]

Hi [name], a reminder of your viewing of [property reference] at [date and time, with time zone]. The meeting point is [confirmed location]. Please let me know if your plans have changed. [agent name]

Hi [name], we need to move the viewing of [property reference] scheduled for [original time]. I am sorry for the change. Would [alternative 1] or [alternative 2], with [time zone], work for you? I will confirm the new appointment separately. [agent name]

Hi [name], the latest verified status of [property reference] is [current status], so [what this means for the planned enquiry or viewing]. Would you like me to send other properties matching the criteria you gave me? [agent name]

Hi [name], here is the current listing for [property reference]: [verified listing link]. The details you asked about are [confirmed facts]. I am checking [unresolved question] and will update you when I have a verified answer. [agent name]

Hi [name], thank you for viewing [property reference]. How did it compare with the property features you are looking for? Please let me know if you have questions or would like to discuss a next step. [agent name]

Hi [name], I can check availability for a second viewing of [property reference]. Which times would suit you, including your time zone? Please also let me know if there is a feature you would like us to make time to inspect. [agent name]

Hi [name], for [specific agreed process], the required items are [approved list]. Please submit them through [verified secure portal or approved process]. If you are unsure why an item is needed or cannot access the portal, contact me through [known contact]. [agent name]

Hi [name], we have received [offer or application reference] for [property reference]. The next agreed step is [actual process step]. Receipt does not confirm acceptance or approval. I will contact you when there is a verified update. [agent name]

Hi [name], the current status of [offer or application reference] is [verified status]. We are waiting for [confirmed next step]. I will send a further update when that changes, or by [agreed check-in date]. [agent name]

Hi [name], following [confirmed decision or discussion], the next step is [agreed action] by [responsible person]. Please review [approved document or instructions] through [approved channel] and let me know if you need clarification. [agent name]

Hi [name], would you like me to continue sending properties that match [criteria you provided]? Please use [approved opt-in process] to confirm your preference. If you prefer no further updates, let me know and I will follow our contact-preference process. [agent name]

Vérifier les détails du bien et du rendez-vous

Vérifiez la disponibilité dans la fiche d’annonce à jour avant de répondre. Distinguez une demande d’horaires de visite d’un rendez-vous confirmé : utilisez ;re-confirm uniquement une fois l’horaire et les modalités d’accès convenus.

Pour une question sur une annonce à laquelle vous ne pouvez pas encore répondre, utilisez le modèle de détails afin de distinguer les faits confirmés des éléments que vous vérifiez. Évitez de promettre une approbation de financement, l’acceptation d’une offre, l’admissibilité à la location ou une date de finalisation, sauf si la partie responsable l’a effectivement confirmé par la procédure appropriée.

Demandez quelles caractéristiques du bien, quel emplacement et quel budget le destinataire recherche. Faites en sorte que les recommandations correspondent à ces critères déclarés et aux faits vérifiés sur le bien. Ne déduisez pas les antécédents d’une personne et ne décrivez pas un quartier comme convenant à un type particulier de personne.

Demander des documents sans les inclure dans la bibliothèque d’extraits

Le modèle relatif aux documents renvoie vers une procédure de transmission approuvée. Vérifiez la destination et la liste des documents demandés avant de l’envoyer. Évitez de demander à quelqu’un de répondre à un clavardage informel en joignant des pièces d’identité, des relevés bancaires ou des mots de passe. Une bibliothèque d’extraits partagée doit contenir des formulations génériques et des libellés d’espaces réservés, pas des dossiers clients.

Un accusé de réception d’offre ou de demande confirme uniquement sa réception. Utilisez les documents de transaction approuvés pour les acceptations formelles, les conditions contractuelles et les divulgations requises. Les messages concernant les préférences de contact doivent respecter la procédure de consentement et de tenue des dossiers de votre organisation.

Utiliser des raccourcis distincts pour des engagements différents

Les modèles de demande de renseignements, de demande de visite et de confirmation n’affirment pas la même chose. Des noms distincts réduisent le risque d’insérer une confirmation alors que vous vérifiez encore les modalités d’accès. Désactivez ou mettez à jour un extrait si la procédure de réservation change.

Le fichier CSV peut également être transféré vers l’application Windows au moyen du format d’extraits partagé. Le transfert d’un fichier ne crée pas de synchronisation en direct entre vos installations.

Questions fréquentes