रखे जाने वाले तैयार आइटमों को नाम दें
हर तैयार हस्ताक्षर, आद्याक्षर छवि या मुहर को पहचानने योग्य नाम दें। समान आइटम अलग पहचानने में मदद मिले तो संस्था का समूह बनाएँ, और दूसरे स्याही रंग के लिए अलग संस्करण रखें। बिना नाम की नीली मुहरों से भरा संग्रह, “स्टूडियो की चालान मुहर — नीली” और “स्टूडियो की चालान मुहर — मूल” से कठिन जाँचा जाता है।
विकासाधीन Paperkiss संग्रह तैयार आइटम, उनकी मूल छवि और संपादन सेटिंग स्थानीय रूप से रखता है। इसमें नाम, प्रकार, पसंदीदा और संस्था के समूह हैं। सहेजा संग्रह आइटम बदलने से दस्तावेज़ में पहले से लगी छवि पीछे से नहीं बदलती। मौजूदा दस्तावेज़ अपडेट करना हो तो जानबूझकर उस स्थान को जाँचकर बदलें; संग्रह का संपादन हर पुराने उपयोग को बदल देगा, ऐसा न मानें।
स्थानीय सुरक्षा और ले जाने योग्य बैकअप अलग समझें
संग्रह रिकॉर्ड और सहेजे मसौदे ऐसी कुंजी से स्थानीय एन्क्रिप्शन इस्तेमाल करते हैं जिसे Windows भंडारण सुरक्षित करता है। संग्रह का ले जाने योग्य बैकअप अलग पासवर्ड लेता है ताकि दूसरे कंप्यूटर पर आयात हो सके। Windows खाते का पासवर्ड जानना बैकअप पासवर्ड याद रखने का विकल्प नहीं है, और ऐप के डेटा फ़ोल्डर की प्रति बनाना दस्तावेज़ित स्थानांतरण तरीका नहीं है।
Paperkiss अभी विकासाधीन है। इसका लागू बैकअप कार्यप्रवाह बनाते समय पासवर्ड और उसकी पुष्टि माँगता है। इंटरफ़ेस बताता है कि यह पासवर्ड रीसेट नहीं हो सकता। ऐसा पासवर्ड चुनें जिसे सुरक्षित रख सकें और उसे खुले में रखी संग्रह फ़ाइल से अलग रखें। एन्क्रिप्ट किए बैकअप को भी उचित भंडारण और पहुँच प्रबंधन चाहिए।
कंप्यूटर बदलने से पहले बैकअप बनाएँ
संग्रह का बैकअप मेनू खोलें और सुरक्षित बैकअप निर्यात चुनें। पासवर्ड दर्ज करके फिर पुष्टि करें, गंतव्य चुनें और पूरा होने की प्रतीक्षा करें। निर्यात बैकअप अलग फ़ाइल रखें और नाम में उपयोगी तारीख दें। नई प्रति जाँचने से पहले अपने एकमात्र पुराने बैकअप पर नया डेटा न लिखें।
पुराना कंप्यूटर हटाने से पहले जाँचें कि संग्रह फ़ाइल लिखे हुए पासवर्ड से खुलती है। आयात समीक्षा में अपेक्षित आइटमों के नाम और संख्या देखें, फिर केवल जाँच रहे हों तो रद्द करें। गंतव्य का संग्रह जाँच लेने तक काम करता संग्रह और मूल बैकअप जस के तस रखें। केवल निर्यात सफलता संदेश को पूरा स्थानांतरण परीक्षण न मानें।
आयात से पहले टकराव जाँचें
गंतव्य पर सुरक्षित बैकअप आयात चुनें और पासवर्ड दें। लागू कार्यप्रवाह आयात समीक्षा दिखाने से पहले संग्रह फ़ाइल डीकोड करके जाँचता है। मौजूदा आइटम ID या समान छवि जैसे टकराव पहचानता है और दोनों रखने, प्रविष्टि छोड़ने या जहाँ दिया हो वहाँ स्पष्ट रूप से बदलने देता है।
प्रतियों के लिए अभी दोनों रखना मूल विकल्प है। इसे बदलने से पहले पूर्वावलोकन पढ़ें: समान नाम हस्ताक्षर के अलग संस्करण हो सकते हैं। आयात के बाद कई अहम आइटम देखें, जिनमें रंग संस्करण और छोटे पाठ वाली मुहर भी हो। पूर्वावलोकन कहे कि संग्रह बदला है तो पुराने चुनाव पर भरोसा करने के बजाय संग्रह फ़ाइल फिर खोलकर जाँचें।
दस्तावेज़ परियोजनाएँ इस बैकअप योजना से अलग रखें
संग्रह बैकअप में सहेजे दस्तावेज़ मसौदे नहीं होते। मसौदे का उद्देश्य अलग है: वह दस्तावेज़ और लगाए तत्वों की स्थानीय प्रति रखता है, जिसमें दर्ज पाठ, चुनी तारीखें और स्वरूपण सेटिंग हैं। संग्रह बैकअप दोबारा इस्तेमाल वाले आइटमों के लिए है। दूसरे कंप्यूटर पर उसे आयात करने से अधूरे समझौते या उनमें लगे तत्व वापस नहीं आते।
तैयार दस्तावेज़ अलग निर्यात करें और अपने रिकॉर्ड के लिए आवश्यक मूल रखें। PDF पासवर्ड Paperkiss मसौदों में नहीं सहेजे जाते, इसलिए सुरक्षित दस्तावेज़ दोबारा खोलने पर फिर चाहिए हो सकते हैं। पुराने कंप्यूटर से कुछ मिटाने से पहले संग्रह आइटम, तैयार फ़ाइलें, मूल दस्तावेज़ और स्थानीय मसौदों की सूची बनाएँ। एक संग्रह फ़ाइल में सब मानने के बजाय हर श्रेणी अलग जाँचें।
सवाल और जवाब
क्या भूला बैकअप पासवर्ड रीसेट हो सकता है?
इस कार्यप्रवाह में रीसेट नहीं है। पासवर्ड सुरक्षित रखें और स्थानांतरण के लिए संग्रह फ़ाइल पर निर्भर होने से पहले उसे जाँचें।
क्या संग्रह बैकअप में मेरे दस्तावेज़ मसौदे हैं?
नहीं। उसमें पुनःप्रयोग वाला संग्रह होता है; सहेजे मसौदे और तैयार दस्तावेज़ निर्यात अलग हैं। उन्हें रखने की योजना अलग बनाएँ।
क्या आयात आइटम संपादित करने से पुरानी PDF बदलेगी?
नहीं। पहले लगाए तत्व अपनी छवि प्रतियाँ इस्तेमाल करते हैं और निर्यात PDF अलग फ़ाइलें हैं। संशोधित आइटम चाहिए तो नया लगाते समय स्पष्ट रूप से जाँचें।